Laatste wijziging: 6 december 2024

Werking bouncer in detail 

De mailbox met afgekeurde e-mails wordt door de bounce-verwerker uitgelezen. De bounce-verwerker zal per bounce de reden van terugzenden proberen bepalen. Vervolgens wordt in Wise het oorspronkelijke bericht opgezocht en bij de actor wordt aangetekend dat de e-mail is teruggezonden. Indien mogelijk wordt het bericht opnieuw verstuurd als brief (op voorwaarde dat dit voorzien is in de berichtvoorkeuren). 

Voor de meeste berichtsoorten die via e-mail verstuurd (kunnen) worden, voorziet Wise ook de mogelijkheid om het bericht via brief te versturen, voor klanten zonder e-mailadres in Wise. Een overzicht van de berichten die enkel via e-mail worden verstuurd vind je in de tabel onderaan deze pagina.

Telkens als er een bounce is en het berichttype heeft ook een briefversie, zal Wise een brief klaarzetten. Dat gebeurt meestal met één dag vertraging, maar soms ook meer, want niet elke mailserver stuurt meteen een bounce, dat kan soms enkele dagen duren. Dit gebeurt ook als de klant ondertussen het exemplaar al terug heeft gebracht. Stel dat de klant op 10 oktober een HR1-mail krijgt, en er komt een bounce, dan ga je op 11 oktober sowieso een brief krijgen, ook al heeft de klant op 10 oktober in de loop van de dag het werk teruggebracht.

Het kan ook zijn dat de lener meerdere mailadressen heeft in Wise (bv. in de bcc-velden). Naar elk van deze adressen wordt er een mail gestuurd. Indien er vanuit één van deze mailadressen een bounce komt, zal er een brief worden klaargezet, ongeacht of de mail op het andere adres is aangekomen.

Opgelet! Heb je gekozen om portkosten aan te rekenen voor herinnerings- of reserveringsbrieven, dan is dat niet van toepassing op berichten die eerst als mail werden klaargezet, maar die omwille van een bounce in tweede instantie toch als brief worden klaargezet. Wise zet de kosten immers enkel klaar de eerste keer dat het bericht wordt klaargezet, en bij mails is dat niet van toepassing. Na de bounce zal Wise het bericht omzetten van mail naar brief, maar op dat moment zijn de kosten al verrekend, en om die reden worden er dus nooit portkosten aangerekend bij een brief die na een mailbounce komt. Om die reden is het belangrijk om ervoor te zorgen dat mailadressen zo veel als mogelijk up-to-date zijn!

De bounce-counter en Reset bounces

Na openen van het record van de klant zal Wise een melding geven over het e-mailadres van de klant:

Wanneer de situatie ongewijzigd blijft kan het bouncen van e-mail enkele keren opnieuw gebeuren. Het aantal bounces wordt bijgehouden in de bounce-counter. Als het mailadres van de klant wordt aangepast komt de bounce-counter normaal gezien terug op 0 te staan. 

Via het selectievakje Reset bounces op Tabblad 2. NAW-Gegevens kan men de bounce-counter van een klant ook manueel terug op 0 zetten.

Na 5 hard bounces* wordt het mailadres uitgeschakeld. Wise zal het mailadres bij de klant automatisch verwijderen. Het e-mailadres kan dan verder niet meer door Wise gebruikt worden, maar het is nog wel terug te vinden op Tabblad 4. Overig van de klant.  

Gegevens over bounces in de klantenadministratie 

Alle bounces worden getoond in de Klantendadministratie > Klant > Tabblad 4. Overig. 
Hier wordt ook, indien het mailadres door de bouncer is uitgeschakeld, het oude e-mailadres getoond. 

Via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten kan je zien wat er met de teruggezonden berichten is gebeurd. 
In onderstaand voorbeeld is de HR1 als mail verzonden, geretourneerd, en opnieuw verzonden – maar nu als formulier (brief). 

Overzicht van mailadressen met bounce

Je kan via Berichten > Overzichten > Overzicht berichten een lijst opvragen.
 
Vul volgende opties zeker in:

• Instantie = eigen instantie
• Berichtstatus = R – onherstelbaar (bounced)
• Berichtvorm = M – mail
• Berichtdatum = kies een datumbereik
• Soort overzicht = 2 – detail

Je zou zo bv. elke maand een lijst kunnen opvragen van de mails die een bounce kregen in de voorbije maand, en een melding bij de klant zetten dat ze de volgende keer best langs de balie komen om het mailadres te controleren.

Wat kan je doen als een e-mailadres foutief is en/of bij een bounce?

Verbeter het foute e-mailadres zodat de klant een volgende e-mail correct ontvangt.

De meest voorkomende fout is dat een deel van het adres niet correct is:

1) Domain Error / DNS Hard Error / … => adres bestaat niet, het deel na de @ is niet correct (vb. mail@bol.kom ipv mail@bol.com)

2) Unknown address / Unknown user / … => adres bestaat niet, het deel voor de @ is niet correct (vb mark@gmail.com ipv marc@gmail.com)

Andere fouten die veel voorkomen:

1) Over_quota => adres is correct, maar de mailbox van de klant zit vol

2) Disableduser => adres is correct, klant heeft geen toegang meer tot mailbox

Tips om correct adres te achterhalen

• Veel voorkomende schrijffouten: gmail.com niet gmail.be, yahoo.com niet yahoou.com, …

• Bestaat adres uit de naam van de klant (of een andere klant zoals vb. ouder)? Komt de naam in het adres overeen met de naam in Wise?

• In Mijn Bibliotheek Administratie kijken of je een recenter e-mailadres vindt. Zoek via klantnummer (alle barcodes!) of klant lid is van MijnBib.

• Gebruik een zoekmachine: een kleine fout in een domeinnaam kan mogelijks snel via een zoekmachine gevonden worden

Lukt geen van bovenstaande? Contacteer de klant en vraag om een correct e-mailadres.

In het slechtste geval dien je het e-mailadres te verwijderen zodat het volgende bericht meteen als brief gemaakt wordt.

Niet verwerkte bounce e-mail

Een deel van de niet bezorgde e-mails kan niet automatisch verwerkt worden, zoals vb. sommige vakantiemeldingen. Over het algemeen genomen zal een 5% van de bounce-berichten niet automatisch worden verwerkt.