Laatste aanpassing op 4 juli 2022

De klant vergoedt het materiaal later

Materiaal handmatig opnemen in de notaprocedure (NBE)

Geeft een klant aan dat een materiaal verloren is maar wil of kan je het niet onmiddellijk laten vergoeden met een balienota dan heb je de optie om het materiaal handmatig op te nemen in de notaprocedure.
Dit kan enkel gebruikt worden voor exemplaren die uitgeleend zijn.

Een exemplaar handmatig opnemen in de notaprocedure kan op 2 manieren:

A) Via het detailscherm van het exemplaar

B) Als je bij een uitgeleend werk een balienota maakt – bij de vraag Nota(s) direct afdrukken voor deze klant? kiezen voor Nee

Het exemplaar verschijnt dan in het overzicht ‘nota materiaalvergoeding’ (exemplaren die in aanmerking komen voor een nota), dus voor verdere verwerking volgens de gewone notaprocedure.

Als er een administratieve kost ingesteld is voor de centrale notaprocedure dan wordt deze aangerekend.
De boete wordt aangerekend zoals ingesteld in de centrale notaprocedure. Ging je via optie B te werk en gaf je bij het maken van de balienota zelf een boetebedrag in (niet gelijk aan 0.00), dan wordt dit bedrag aangerekend.

Voor de nota die je op deze manier maakt (NBE) kan eventueel een andere tekst ingesteld worden dan voor de balienota. Indien die nog niet zichtbaar is in de berichteneditor, neem dan contact op met de servicedesk.

Bij Klantberichten kan je zien welk type nota aangemaakt werd: NBB (Balienota), NBE (Handmatige materiaalvergoedingsnota) of NBF (Materiaalvergoedingsnota, x aantal dagen na inleverdatum).

Verder verloop:

Zodra je het exemplaar verwerkt via de notaprocedure wijzigt de substatus van F – Factuur naar N – In Nota. Vindt de klant het materiaal toch nog terug, dan kan het gewoon ingenomen worden, de vergoeding wordt dan afgeboekt.
Zodra de vergoeding betaald is (of afgeboekt via kwijtschelden of Deurwaarderprocedure), wordt het exemplaar automatisch afgeschreven.