Laatst aangepast: 1 december 2023
Kan je boete opnemen op een materiaalvergoedingsnota?
Elke bibliotheek kan kiezen tussen 2 opties:
1. Geen boete opnemen op de nota.
Enkel de vervangingskost van elk exemplaar en een eventuele administratiekost wordt aangerekend. Je vermeldt best in de tekst van de brief dat er nog een boetebedrag bovenop zal komen.
Scenario 1: De lener levert de materialen alsnog in. De materiaalvergoeding wordt kwijtgescholden en de reële boete wordt berekend en aangerekend aan de klant. De eventuele aangerekende adminkost op de nota vervalt niet.
Scenario 2: De lener levert de materialen niet in, maar betaalt het openstaande bedrag. Gevolg: de lener betaalt geen boete. Mogelijke oplossing: je vraagt de lener om eerst naar de balie te komen, zodat de lopende boete manueel aangerekend kan worden. Sinds 10 mei 2021 is het mogelijk om een klant te blokkeren aan de betaalautomaat. Dit doe je via de optie ‘Blokkeer klant voor betalen posten’ op tabblad 6. Eigenschappen-1 in de klantenadministratie.
Scenario 3: De lener levert de materialen niet in. X aantal dagen na de nota kan je de kosten van de materiaalvergoedingsnota opnemen in de deurwaarderprocedure. Gevolg: Op de deurwaarderlijst en -brief met afgeboekte kosten staat geen boete.
2. Maximale boete opnemen op de nota.
Op het ogenblik dat je de nota maakt, wordt de maximale boete per exemplaar als openstaande kost geboekt bij de lener (er wordt niet gekeken naar de reële boete, die loopt gewoon verder). Deze maximumboete (zie boetemethode) verschijnt ook op de brief, in het overzicht met te betalen kosten.
Scenario 1: De lener levert de materialen alsnog in. De materiaalvergoeding en de maximumboete worden kwijtgescholden en de reële boete wordt aangerekend aan de klant. De eventuele aangerekende adminkost op de nota vervalt niet.
Let op: vermits de originele boete wordt afgeboekt en de reële boete wordt berekend, is dat niet boekhoudkundig niet dezelfde boete als degene die op de nota stond (zelfs al was het max. bedrag al bereikt en was de vermelde boete op de nota bv. € 5 en de nieuw berekende reële boete ook € 5). Dat wil zeggen dat die boete een nieuwe kost is, en niet wordt doorgezet naar deurwaarderprocedure materiaalvergoeding. Die nieuwe boete kan wel opgepikt worden via een registratienota en zo op termijn naar deurwaarderprocedure gaan.
Scenario 2: De lener levert de materialen niet in, maar betaalt het openstaande bedrag. Gevolg: de lener betaalt de maximumboete. Opgelet! Wil je zeker zijn dat de lener in dat geval niet teveel boete betaalt, dan moet je de termijn voor het maken van de nota en het bereiken van de maximumboete op elkaar afstemmen. Hou er hierbij rekening mee dat de boete in vele bibliotheken berekend wordt op basis van openingsdagen, het versturen van de nota op basis van kalenderdagen. Andere optie: je vraagt de lener om eerst naar de balie te komen, zodat je eventueel een deel van de boete kan kwijtschelden. Sinds 10 mei 2021 is het mogelijk om een klant te blokkeren aan de betaalautomaat. Dit doe je via de optie ‘Blokkeer klant voor betalen posten’ op tabblad 6. Eigenschappen-1 in de klantenadministratie.
Scenario 3: De lener levert de materialen niet in. X aantal dagen na de nota kan je de kosten van de materiaalvergoedingsnota opnemen in de deurwaarderprocedure. De boete wordt niet herberekend, dus je kan er best voor zorgen dat de lener op dat moment zeker de maximumboete al heeft bereikt.
Aangezien de situatie in elke bibliotheek verschillend is, verschilt het ook per bibliotheek wat de beste optie is, en of de verschillende opties en scenario’s voor jou relevant zijn. Is het onvoldoende duidelijk wat deze informatie voor jouw bibliotheek precies betekent, neem dan gerust contact op om dit even samen te bekijken.
(3. Lopende boete opnemen)
In principe is er nog een derde optie, het opnemen van de lopende boete. We raden dit echter af omdat de boete aangerekend wordt die geldt op de dag waarop het exemplaar in aanmerking komt voor de nota.
Er kan dus op deze manier een groot verschil ontstaan tussen de boete op de brief en de boete die Wise herberekent, wanneer een klant de materialen toch nog inlevert. Steeds in het nadeel van de klant: de herberekende boete zal altijd hoger zijn dan wat er in de brief staat.