Laatste wijziging: 16 februari 2026

Materiaalvergoedingsnota (NBF)

Dit hoofdstuk legt uit hoe je een materiaalvergoedingsnota kan versturen. Deze procedure wijkt af van die voor andere berichtsoorten omdat er nog een tussenstap nodig is.

• Kies in het menu “Berichten” voor de optie “Nota’s” en kies “Nota’s materiaalvergoeding”;
• De exemplaren die in aanmerking komen worden nu opgehaald. Wacht tot het systeem klaar is met de verwerking, anders gaan bepaalde nota’s niet meekomen. De exemplaren of “nota’s” staan standaard gesorteerd op klant; Je kan eventueel ook op een andere hoofding klikken, maar het is waarschijnlijk net handig om ze per klant te laten staan en te controleren.

• Dubbelklik op een nota om de details te zien. Hier kan je eventueel de vergoedingsprijs aanpassen.

Het vergoedingsbedrag wordt als volgt bepaald:

• Eerst wordt gekeken of er een prijs vermeld staat bij de exemplaarinformatie.
• Is die leeg, dan wordt er gezocht naar een prijs in de titelinformatie.
• Vindt Wise daar ook geen prijs, dan wordt er gekeken of er een forfaitaire vervangingsprijs per materiaal (RMT) is ingesteld, eventueel met afbouwpercentage. Dit kan je doorgeven aan de helpdesk. Maak een lijst van de RMT’s waarvoor je dit wil instellen, en geef de forfaitaire prijs per RMT door.
• Indien Wise geen enkele prijs kan vinden, dan zal er € 1 aangerekend worden, tenzij je dat manueel wijzigt in het veld ‘vergoeding’.

In het bovenstaande voorbeeld heeft Wise een exemplaarprijs van € 15,99 gevonden (getal achter ‘prijs’ tussen de haakjes). Dat wordt in het veld ‘vergoeding’ afgerond naar € 16,00. Je kan dit eventueel manueel aanpassen.

Door rechts te klikken op een nota kan je eventueel de details van de klant en van het exemplaar inkijken.

Ga dan verder met het verwerken van de berichten:

• Selecteer de nota’s die verwerkt moeten worden:
  • een voor een: dubbelklik op de rij en duid in het venster de radiobutton naast “Geselecteerd” aan
  • meerdere tegelijk: selecteer de rijen dmv Shift of Ctrl, klik rechts en klik op “Selecteer nota’s”.
• Tip: sorteer op klant en controleer of alle exemplaren geselecteerd zijn, zodat alle exemplaren van een klant op één nota komen.
• Klik op “Verwerk geselecteerde nota’s”.
• Volg nu de stappen beschreven in het topic Berichten printen.
• Indien je de NBF standaard via mail verstuurt (nieuw sinds versie 8.0.4), dan worden de mails de volgende ochtend rond 7u effectief verstuurd. Zie hieronder voor meer info.

Wil je bepaalde exemplaren niet opnemen in de notaprocedure, dan kan je ze de status ‘Niet verwerken’ geven. Ze zullen dan niet opnieuw in het overzicht met de nota’s verschijnen. Opgelet, ze zullen dan later ook niet in de deurwaarderprocedure komen. Kies je ‘Niet geselecteerd’ dan wordt er geen nota voor gemaakt maar blijven ze wel in de lijst staan en kan je ze later alsnog selecteren.

Opgelet: alleen kosten die gekoppeld zijn aan exemplaren ‘in nota’ en eventuele administratiekosten worden opgenomen op de materiaalvergoedingsnota. Andere openstaande kosten worden niet opgenomen op de materiaalvergoedingsnota. Hiervoor dient de Registratienota.
Uitzondering: je kan laten instellen dat in jouw bibliotheek ook portkosten voor herinneringen (HR1 en HR2) worden opgenomen op de materiaalvergoedingsnota (en balienota). Neem hiervoor contact op met de servicedesk.

Verder verloop

Exemplaren die je verwerkt hebt, krijgen de substatus N – In Nota.
De klant krijgt geen bijzondere status maar wel een melding NOTA.
De materiaalvergoeding (en eventueel de boete en een administratieve kost indien zo ingesteld) wordt als openstaande kost bij de klant gezet.

Tip: wil je dat de lener deze notakosten enkel aan de balie kan betalen, dan kan je een betaalbokkade instellen

> Brengt de klant het exemplaar nadien terug:
Bij innemen wordt de materiaalvergoeding automatisch kwijtgescholden (afgeboekt op A930) en de melding verwijderd.
De boete wordt herberekend (concreet: de openstaande boete wordt afgeboekt samen met de vergoeding en een nieuwe boete wordt geboekt op basis van de effectieve inleverdatum).
Opgelet: een eventueel geboekte administratieve kost wordt niet automatisch kwijtgescholden.

> Brengt de klant het exemplaar niet terug:
Op het moment dat de openstaande materiaalvergoeding afgeboekt wordt, wordt het exemplaar in nota automatisch afgeschreven en wordt de melding automatisch bij de klant verwijderd.
Afboeken kan door de kost te ontvangen (= boeken op K of B-dagboek), kwijt te schelden (afboeken op A-dagboek) of naar deurwaarder te zetten (=afgeboekt op A300).

Tot dan wordt het materiaal als “vermist” getoond in de catalogus.

Controlelijst nota’s

Je kan op voorhand de materialen die in aanmerking komen voor materiaalvergoedingsnota’s checken via Berichten > Overzichten > Controlelijst nota’s. Je geeft dan ev. een startdatum in, maar dat hoeft niet. De lijst toont de exemplaren die in aanmerking komen voor nota, maar die nog niet verwerkt zijn. Het zijn dus dezelfde werken die je via Berichten > Nota’s > Nota’s materiaalvergoeding te zien krijgt, maar dan overzichtelijker en makkelijker af te drukken. Op die manier kan je nog eens checken of er geen fout gebeurd is en de werken toch niet terug op het rek geplaatst zijn zonder ze correct in te nemen.

NBF-nota’s via mail

Sinds versie 8.0.4 is het technisch mogelijk om NBF-nota’s standaard via mail te versturen. Daar was al even vraag naar, maar we hebben gewacht tot er een aantal andere ontwikkelingen klaar waren, waaronder het nota-archief, vooraleer dit te implementeren. Sinds het nota-archief actief is, kan je een kopie van de nota’s vinden via de klantberichten, die voor langere tijd bewaard wordt, zowel voor brieven als mails.

We begrijpen de vraag van bibliotheken om de materiaalvergoedingsnota via mail te willen sturen. Dit gaat sneller dan via brief, de bib spaart portkosten uit, en de verwerkingstijd (plooien van brieven, …) vervalt.

Toch willen we enkele kanttekeningen maken bij een overstap van brief naar mail:

• Net zoals voor de meeste berichttypes, kan je nog per abonnementstype een andere berichtvoorkeur laten instellen (bv. voor abonnement klas altijd alles via brief), of bij bepaalde leners manueel standaard wijzigen van mail naar brief via het tabblad “7. Eigenschappen-2” in de klantenadministratie. 
• We kunnen niet garanderen dat de mails ook correct aankomen. We kunnen enkel checken of de mail vanuit Wise vertrokken is, en of de mailserver van de lener die aanvaard heeft (dus of er een bounce kwam). We hebben niet in de hand wat de mailserver er daarna mee doet. Als de mailserver die onterecht in de spamfolder stopt, of zelfs verwijdert, is de kans klein dat de lener je bericht zal lezen.
• De nota’s werken met adminkosten, niet met portkosten. Adminkosten maken geen onderscheid tussen mail Ja,of brief. Als je als bib kiest om adminkosten aan te rekenen voor een nota, dan gebeurt dat ongeacht de manier van verzenden. Ook als je geen adminkosten aanrekent en de nota’s standaard via mail gaat versturen, maar de lener heeft geen (geldig) mailadres waardoor een brief wordt gemaakt, zal dus geen extra kost worden aangerekend.
• Vanuit Cultuurconnect ondersteunen we technisch de mogelijkheid om nota’s via mail te sturen, maar het is de verantwoordelijkheid van de bib om na te kijken welke berichten/nota’s juridisch via mail verstuurd mogen worden en welke standaard via brief moeten verlopen, zeker wanneer je ook gebruik maakt van de deurwaarderprocedure. Neem dus eerst contact op met de juridische dienst van de gemeente/stad om na te vragen of je de NBF en/of NBH via mail mag versturen.

Als je nog geen gebruik maakt van de NBH (herinneringsnota materiaalvergoeding – zie hieronder) kan je ook overwegen deze te laten inrichten, zodat je de NBF via mail kan versturen en de NBH via brief.

Herinneringsnota materiaalvergoeding (NBH)

Je kan er voor kiezen om X aantal dagen na de materiaalvergoedingsnota nog een herinneringsnota te versturen. Voor bibliotheken die instapten voor golf 6 werd dit niet bevraagd in het huiswerk maar je kan dit altijd aanvragen via de servicedesk.

De manier om deze herinneringsnota’s af te drukken is anders dan voor de andere berichten:

• Klik op het hoofdmenu Berichten
• Kies de optie Nota’s en vervolgens Herinnerings nota’s materiaalvergoeding
• Er verschijnt nu een venstertje met de vraag of je voor je eigen bib de herinneringsnota wil afdrukken? Klik op Ok
• Wise laat weten dat de nota’s klaar staan om te printen
• Ga naar het hoofdmenu Berichten
• Kies Berichten printklaar maken, vink de Nota’s aan en klik op Ververs
• Er zou nu een lijntje met de NBH moeten verschijnen.
• Selecteer die regel en klik op Maak printklaar
• Ga naar Print berichten en print de juiste berichten af
• Is alles in orde, verwijder dan eventueel de berichten bij Print berichten

Balienota (NBB) en handmatige materiaalvergoedingsnota (NBE)

Naast de materiaalvergoedingsnota en de herinneringsnota zijn er nog twee verwante nota’s, de balienota (NBB) en handmatige materiaalvergoedingsnota (NBE). Meer info over deze twee vind je hier.

Nota’s terugvinden

Er zijn verschillende manieren om nota’s achteraf nog op te vragen.