Hoe werken afboekingen?

Laatste wijziging: 25 april 2023

‘Afboeken’ en ‘kwijtschelden’ betekent in de praktijk hetzelfde. ‘Afboeken’ is de meer algemene term.

Verschillende soorten afboekingen worden bijgehouden op verschillende dagboeken. Je herkent deze aan een code die altijd begint met ‘A’ (van ‘afboeking’).
Kosten geboekt op A-dagboeken zijn nooit effectief ontvangen. Enkel wat op K- of B-dagboeken staat, zijn effectieve ontvangsten.

Manueel kwijtschelden:

In de client kan je een openstaande kost afboeken via ‘Kwijtschelden’. Hierbij moet je een ‘reden’ selecteren, dit is het dagboek waarop afgeboekt wordt. Standaard is dit voor contributies A100 (‘adm. fout lidgeld’) en voor registraties A200 (‘adm. fout kosten’). Er kunnen op vraag bijkomende redenen/dagboeken worden ingericht door de servicedesk.

Kwijtschelden kan op verschillende plaatsen in Wise:

• In het afrekenblok (tweemaal enter – vervolgens optie kwijtschelden)
• Bij het achteraf afrekenen van kosten
• Bij het (her)inschrijven van klanten

Automatische afboekingen:

• Wanneer een openstaande kost naar de deurwaarder wordt gezet, wordt deze kost afgeboekt op dagboek A300.
• Bij openstaande contributie (abonnement in status ‘gefactureerd’) wordt het abonnement na 5 maanden automatisch opgezegd per einde van de maand. Wanneer het abonnement wordt opgezegd (manueel of automatisch), wordt de nog openstaande contributie deels afgeboekt op A910 (‘Afb. contr systeem’) en deels op A911 (‘afb. restmaanden’), à rato van het aantal maanden van de abonnementsperiode dat reeds verstreken is.
  Ook bij Muteren van een geldig abonnement wordt de contributie voor de nieuwe abonnementsperiode à rato van de resterende maanden van het huidige abonnement afgeboekt op A911.
• Op A920 (‘Afb. syst. Kosten’) worden openstaande kosten die in bulk verwijderd worden, afgeboekt.
• Op A929 (‘Afb. conv regstr’) worden openstaande kosten ouder dan 5 jaar bij de conversie afgeboekt.
• Als een materiaal in nota ingenomen wordt dan wordt de materiaalvergoeding afgeboekt op A930 (‘Afboeking systeem materiaalkosten’).
  Als de (maximale/lopende) boete opgenomen was in de nota en dus ook opengezet dan wordt deze op dat moment ook afgeboekt op A930.
• Contributie van iemand die reeds een geldig abonnement heeft in een andere bib van de samenwerking wordt afgeboekt op A960 (‘Afb. abt. kosten’).
• Op A990 worden aangerekende kosten kwijtgescholden ontstaan door het herstellen van een inname in de boekenbusmodus.

Een overzicht van alle dagboeken krijg je via Financieel > Overzichten > Dagboeken
Een overzicht van de afboekingen vind je bij Financieel > Overzichten > Afboekingen

Misschien ook interessant: Hoe kan ik zien welke medewerker bepaalde bedragen heeft ontvangen of kwijtgescholden?