Hoe werken afboekingen?

Laatste wijziging: 3 juli 2023

‘Afboeken’ en ‘kwijtschelden’ betekent in de praktijk hetzelfde. ‘Afboeken’ is de meer algemene term.

Verschillende soorten afboekingen worden bijgehouden op verschillende dagboeken. Je herkent deze aan een code die altijd begint met ‘A’ (van ‘afboeking’).
Kosten geboekt op A-dagboeken zijn nooit effectief ontvangen. Enkel wat op K- of B-dagboeken staat, zijn effectieve ontvangsten.

Manueel kwijtschelden:

In de client kan je een openstaande kost afboeken via ‘Kwijtschelden’. Hierbij moet je een ‘reden’ selecteren, dit is het dagboek waarop afgeboekt wordt. Standaard is dit voor contributies A100 (‘adm. fout lidgeld’) en voor registraties A200 (‘adm. fout kosten’). Er kunnen op vraag bijkomende redenen/dagboeken worden ingericht door de servicedesk.

Kwijtschelden kan op verschillende plaatsen in Wise:

• In het afrekenblok (tweemaal enter – vervolgens optie kwijtschelden)
• Bij het achteraf afrekenen van kosten
• Bij het (her)inschrijven van klanten

Automatische afboekingen:

• Op A300 worden openstaande kosten afgeboekt die je in de deurwaardersprocedure opneemt. Dit is nooit lidgeld.
• Op A960 (Afb. abt kosten) wordt de contributie kwijtgescholden bij het inschrijven van een lener met een geldig abonnement in een andere bibliotheek van je samenwerkingsgroep 1.
• Bij opzeggen van een abonnement met openstaande contributie (status ‘gefactureerd’) wordt de contributie automatisch afgeboekt op A910 (Afb. contr systeem) à rato van het aantal verlopen maanden van de abonnementsperiode en op A911 (afb. restmaanden) à rato van het aantal nog geldige maanden van de abonnementsperiode.
  Het opzeggen van abonnementen met openstaande contributie gebeurt na 4 maanden automatisch per einde van de maand.
• Op A920 (Afb. syst. kosten) worden openstaande kosten afgeboekt die in bulk verwijderd worden.
• Op A929 (Afb. conv regstr) en A915 (Afb. contr. conv) werden kosten afgeboekt tijdens de conversie naar Wise.
• A930 (Afb. syst. mat kosten) wordt gebruikt wanneer een materiaal in nota wordt ingenomen. Zowel de materiaalvergoeding als de boete (indien opgenomen op de nota) worden dan afgeboekt op A930.
• Op A990 worden kosten kwijtgescholden die ontstaan door het annuleren van een inname waarbij telaatgeld is aangerekend.

Een overzicht van alle dagboeken krijg je via Financieel > Overzichten > Dagboeken
Een overzicht van de afboekingen vind je bij Financieel > Overzichten > Afboekingen

Misschien ook interessant: Hoe kan ik zien welke medewerker bepaalde bedragen heeft ontvangen of kwijtgescholden?