Laatste wijziging: 12 juli 2023

Financieel overzicht (BE) en Financiële details

Financieel overzicht BE

Welke informatie staat op het “Financieel overzicht BE”
Het rapport toont alle financiële posten die afgeboekt zijn op een K- (kas) of B- (bank) dagboek van je bibliotheek. Maw. alle kosten die door jouw bibliotheek ontvangen zijn.
De ontvangsten zijn samengeteld per dagboek, vestiging en boekingscode (dus bijvoorbeeld: 3,2 euro telaatgeld van vestiging x geboekt op dagboek y).
Per ontvangst wordt ook het aantal boekingen getoond dat hiermee overeenstemt (voorbeeld hieronder: er werd 6 keer telaatgeld dvd betaald). (‘Aantal’ is dus niet het aantal verkochte stuks, dat kan je deduceren door de ontvangsten te delen door de stukprijs.)

Wat staat er niet op
– Openstaande kosten (deze zijn nog niet geboekt op een dagboek).
– Afgeboekte kosten zoals kwijtscheldingen (deze staan op de A-dagboeken).
– Kosten van andere bibliotheken (instanties). (hiervoor gebruik je het ‘Financieel overzicht’ (zonder BE). Enkel in samenwerkingsgroep 3 kunnen kosten van andere instanties ontvangen worden. Meer info vind je hier).
– kosten die afgesloten zijn langer dan twee jaar geleden. Deze worden aan begin van elke maand overgeheveld naar de bijbehorende archief-tabellen. Ze zijn dan wel nog terug te vinden via selecties.

Welke parameters te kiezen
Periode
Instantie ofwel Vestiging: kies de instantie zodat alle kosten getoond worden. Als je een vestiging kiest, worden enkel de kosten getoond die gemaakt zijn / hun oorsprong vinden in die vestiging.
Boekingscode: laat dit leeg zodat alle boekingscodes getoond worden.
Aggregatie: laat dit bij voorkeur op Nee staan.
Als je dit op Ja zet, worden regels toegevoegd met subtotaal per boekingsgroep (1=contributie, 2=accounting, 3=winkelverkoop), vestiging, instantie en dagboek. Voorbeeld:

Elke regel in het rapport is een combinatie van een dagboekcode + boekingscode.
In de eerste kolom van het rapport vind je de dagboekcode:

  • Bxxx (Bank): ontvangsten via Bancontact of overschrijving
  • Kxxx (Kas): cash ontvangsten
  • R001 (Deposito): betalingen vanuit tegoed

De opmaak in dit rapport is weggehaald zodat het vlot kan geëxporteerd worden naar Excel.

Opgelet: voor financiële rapportering in een samenwerkingsverband van niveau 3 (gedeelde financiële organisatie) vind je de informatie hier.

Financieel overzicht

Wil je een rapport voor één of meerder dagboekcodes, gebruik dan het “Financieel overzicht” (zonder BE). Ga naar Financieel > Overzichten > Financieel overzicht, kies een dagboeksoort (A, B, K of R), vul eventueel een dagboekcode in en kies een periode. Je kan ook meerdere dagboeksoorten tegelijk selecteren met Ctrl+klik.

Hiermee kan je vragen beantwoorden zoals “wat is het totaal van de bedragen die deze maand op dagboek X zijn ontvangen ?” of “welke kosten zijn er vandaag betaald via Bancontact in de betaalautomaat?”

Bij groepering kan je kiezen tussen “1-Vestiging” of “2-Boekingscode”. Zijn er bijvoorbeeld op het bankdagboek van je betaalautomaat bedragen betaald die in een andere vestiging werden gemaakt, dan zal je in het eerste geval een totaalbedrag krijgen van de ontvangsten voor elke vestiging, in het tweede geval krijg je een totaalbedrag per boekingscode, met eventueel een opsplitsing per vestiging waar de kost is gemaakt..

Financiële details

Valt er iets op in het Financieel overzicht (BE) dat nadere inspectie vergt? Dan kan je het overzicht “Financiële details” gebruiken om het verder uit te zoeken.

Financieel > Overzichten > Financiële details

Vul in:

  • boekingscodes (kies 1000 t/m 9999 om alles te zien)
  • instantie of vestiging (Opgelet samenwerkingsverbanden: als je geen instantie noch vestiging invult, worden enkel de kosten van de eigen instantie getoond. Voor details inzake kosten van andere bibliotheken kan je Kasdetails ofwel het clearing rapport gebruiken.)
  • ontvangstperiode
  • Afdrukken: 2 – Opboekregels + afboekregels om zowel de openstaande kosten te zien (‘opgeboekt’) als de reeds afgeboekte kosten (betaald of kwijtgescholden). Er is een onderscheid in kleurmarkering tussen de opboekregels en de afboekregels. Bij de nog openstaande kosten zijn de afboekregels (dagboek, enz.) leeg.

Op basis van de boekingscode en de datum kan je in dit overzicht in kolom “Klant” het pasnummer terugvinden. Zoek de klant op in de klantenadministratie en bekijk via Klant > Financieel > Registraties wat er precies gebeurd is. Kies Historie en dubbelklik op de registratie in kwestie om alle details ervan te zijn.

Enkele andere kolommen:

  • Grootboek: wordt niet gebruikt
  • Bron: B= balie, I=internet, S=selfservice, F = Factuur (nota)
  • PID: persoonsnummer (actor-id) van de baliemedewerker