Soorten berichten

Laatste update: 7 september 2022

1. Herinneringen

In Wise kunnen 2 herinneringen verstuurd worden voor exemplaren die te laat zijn (HR1 en HR2).

HR1 wordt verstuurd of klaargezet zodra een uitgeleend werk x aantal dagen te laat is.
HR2 wordt verstuurd of klaargezet indien een uitgeleend werk x aantal dagen na de HR1 nog niet ingeleverd werd.
Deze termijnen werden door elke bibliotheek bepaald bij het inrichten van Wise.

Vanaf 6.00 uur ’s ochtends worden alle exemplaren gecontroleerd op hun status en inleverdatum. Komt een exemplaar, op basis van jouw instellingen, in aanmerking voor een herinnering, dan wordt automatisch een e-mail gestuurd of een brief klaargezet voor printen. Dit proces kan, zeker op maandagochtend, enkele uren duren. Zolang je de brief niet afdrukt worden de exemplaren ’s ochtends opnieuw gecontroleerd.

Indien de bib gekozen heeft om portkosten aan te rekenen voor een herinneringsbrief, en de klant heeft geen mailadres, waardoor er tijdens de nachtelijke routine meteen een brief wordt klaargezet, dan worden de portkosten aangerekend. Indien de klant wel een mailadres heeft, en Wise verstuurt tijdens de nachtelijke routine een mail, dan worden er geen portkosten aangerekend, ook niet als die mail gebounced wordt, en er later die dag toch nog een brief wordt klaargezet omdat de originele mail niet kon worden afgeleverd.

Let op: tussen het verzamelen van de info voor mails en het effectief versturen zitten er dus elke ochtend een aantal uren (vanaf 6.00 uur tot soms zelfs 9.00 uur). In zeldzame gevallen kan het zijn dat de lener in de tussentijd de werken inlevert (bv. via een digitale inleverbus) of ze verlengt (bv. online). Die lener zal dan toch nog een mail of brief kunnen krijgen, ondanks het feit dat de herinnering misschien niet meer van toepassing is.

2. Nota’s

Materiaalvergoedingsnota (NBF)

Voor exemplaren die na het sturen van de herinneringen nog steeds niet zijn ingeleverd kan je een materiaalvergoedingsnota sturen. Dat gebeurt wanneer ze X aantal dagen te laat zijn (waarbij de termijn door elke bibliotheek gekozen wordt). Het vergoedingsbedrag wordt aangerekend, eventueel samen met de maximumboete en een administratieve kost, maar de materialen kunnen wel nog ingeleverd worden. In dat laatste geval wordt het vergoedingsbedrag kwijtgescholden en de boete herberekend.

Vanaf 6.00 uur ’s ochtends worden de exemplaren die hiervoor in aanmerking komen klaargezet. Dit proces kan enkele uren duren. Maar je kan pas een brief maken nadat je de exemplaren gecontroleerd en al dan niet geselecteerd hebt.

Je leest meer over de materiaalvergoeding in deze les en via de Veelgestelde vragen.

Handmatige materiaalvergoedingsnota (NBE)

Je kan exemplaren ook sneller in de notaprocedure laten opnemen, omdat de klant bijvoorbeeld aangaf dat ze verloren zijn. In dat geval wordt een Handmatige materiaalvergoedingsnota (NBE) gemaakt, waarvoor je een andere tekst kan instellen.

Je leest meer over de handmatige materiaalvergoeding in deze les.

Balienota (NBB)

Wil je iemand een verloren of beschadigd exemplaar onmiddellijk laten vergoeden dan kan je een nota afdrukken met het vergoedingsbedrag, boetebedrag en een eventuele administratieve kost op.

Je leest meer over de balienota in deze les.

Herinnering materiaalvergoedingsnota (NBH)

Op aanvraag kan er ook een herinneringsnota materiaalvergoeding ingericht worden, waardoor je de kosten van de NBF nog eens opnieuw kan sturen naar klanten die na x aantal dagen de kosten nog steeds niet betaald hebben.

Registratienota (NRF)

Je kan in Wise voor openstaande registraties die voldoen aan jouw criteria automatisch een brief laten aanmaken. Zolang je de registratienota niet afdrukt, worden kosten die betaald zijn automatisch uit het berichtenbestand verwijderd. Sinds 2021 kan de registratienota ook per mail verstuurd worden, en kan je een handmatige variant laten activeren, de balienota registraties (NRB).

Je leest meer over de registratienota in de Word Wiser-les.

Herinnering registratienota (NRH)

Op aanvraag kan er ook een herinneringsnota registraties ingericht worden, waardoor je de kosten van de NRF nog eens opnieuw kan sturen naar klanten die na x aantal dagen de kosten nog steeds niet betaald hebben.

Balienota registraties (NRB)

Je kan eerder dan voorzien de openstaande kosten die nog niet op een andere nota verzameld werden samenbrengen op een balienota registraties.

Deurwaardersbrief (NBD)

Om kosten die al lange tijd open staan af te boeken en eventuele bijhorende exemplaren af te schrijven, kan je in Wise de deurwaarderprocedure gebruiken. Dit kan enkel voor kosten waar een materiaalvergoedingsnota of een registratienota voor werd gemaakt. Je zet zelf de kosten (materiaalvergoedingen, registraties of allebei) over naar de deurwaarderstabel, en kan pas een brief maken nadat je kosten al dan niet geselecteerd en verwerkt hebt. Er wordt een brief gemaakt per lener en een deurwaarderslijst met het overzicht van alle afgeboekte kosten.

Een lener voor wie je een deurwaardersbrief maakte, kan in Wise deze kosten niet meer betalen, en de exemplaren niet meer inleveren. Bij het oproepen van de klant wordt een melding getoond dat de lener geblokkeerd is vanwege de deurwaarderprocedure. Deblokkeren kan enkel door iemand met de rol admin.

Je leest meer over de deurwaarderprocedure in de Word Wiser-les.

3. Reserveringsberichten (incl. IBL)

Reserveringsophaalbericht (RSO)

Elk uur kijkt Wise of er automatisch een Ophaalbericht (RSO) via mail verstuurd kan worden voor een klaarstaande reservering. Dat gebeurt rond het uur. Voor een ophaalbericht dat niet via e-mail verstuurd kan worden, wordt vanaf 6.00 uur ’s ochtends een brief klaargezet om geprint te worden. Dit proces kan even duren.

Opgelet! In de mailversie van het RSO-bericht staat de uiterste ophaaltermijn automatisch vermeld. In de briefversie is dat niet het geval. Het automatische tekstblok vermeld daar de datum waarop het exemplaar werd klaargezet voor de klant, maar niet de datum tot wanneer het exemplaar aan de kant wordt gehouden. Daarom vermeld je dat best zelf in één van de tekstblokken, bv.: “Je hebt 10 dagen de tijd om dit op te halen”, afh. van de termijn die voor de eigen bibliotheek werd ingesteld voor de reservatieplank.

Reserveringsannuleringsbericht (RSA)

Indien het laatst beschikbare materiaal waar een reservering op is geplaatst vanuit de notaprocedure wordt betaald en afgeschreven, dan wordt de reservering automatisch geannuleerd, en wordt er een e-mail verstuurd naar de lener om die van de annulering op de hoogte te brengen.

Bericht verlopen reservering (PRA)

Indien van een actieve reservering de vervaldatum (standaard 1 jaar na het plaatsen van de vestigingsreservering, 8 dagen na het plaatsen van een IBL-reservering) overschreden is, wordt de reservering automatisch geannuleerd en wordt hiervoor een e-mail verstuurd. Deze e-mail wordt ook verstuurd als je in het reserveringsdetailscherm kiest voor Opties > Afhandelen > Annuleringsreden 7 – Vervaldatum overschreden, bij vestigings- en bij IBL-reserveringen.

Honoreringsbericht IBL (PRH)

Automatisch bericht wanneer een IBL-aanvraag door een andere bib wordt aanvaard

4. Inleverattenderingen

Inleverattentie (IV1)

Vanaf 6.00 uur ’s ochtends wordt voor alle exemplaren die nog niet te laat zijn maar waarvan de inleverdatum eraan komt, op basis van jouw instellingen, automatisch een inleverattentie via e-mail verstuurd. Dit proces duurt even, het kan dus zijn dat voor bepaalde leners deze mail pas rond 9.00 uur ’s ochtends effectief verstuurd wordt.

Inleververzoek (IV2)

In Wise kan je een bericht versturen voor een exemplaar dat te laat is en door een andere lener werd gereserveerd. De dag na de inleverdatum wordt vanaf 6.00 uur ’s ochtends automatisch een e-mail verstuurd of een brief klaargezet. Dit proces duurt even, het kan dus zijn dat voor bepaalde leners deze mail pas rond 9.00 uur ’s ochtends effectief verstuurd wordt.

Let op: tussen het verzamelen van de info voor mails en het effectief versturen zitten er elke ochtend dus een aantal uren. In zeldzame gevallen kan het zijn dat de lener in de tussentijd de werken heeft inleverd (bv. via een digitale inleverbus) of ze verlengd heeft. Die lener zal dan toch nog een mail krijgen, ondanks het feit dat de inhoud van de mail niet meer van toepassing is.

5. Publieksmeldingen

Welkomstbericht (PCA)

Enkele minuten nadat een lener werd (her)ingeschreven in Wise wordt er een welkomstmail verstuurd. Dit lkan eventueel ook per brief. Meer details over deze mail vind je in de les over Nieuwe klanten.

Bevestigingsbericht online herinschrijving (PVH)

Automatisch bericht wanneer klant zich online herinschrijft.

Welkomstbericht online inschrijving (PVW)

Automatisch bericht wanneer klant zich online inschrijft.

Herinnering online inschrijving (PMS)

Automatisch bericht wanneer klant online werd ingeschreven maar de inschrijving na 2 maanden nog niet werd voltooid in de bibliotheek.

6. Contributieberichten

Naar leners met een betalend abonnement, of een gratis abonnement dat niet automatisch verlengd wordt, stuurt Wise op de eerste dag van de maand automatisch een Bericht einde abonnement (CAE) om te verwittigen dat hun lidmaatschap op het einde van die maand afloopt. Ook leners met een gratis jeugdabonnement dat stopgezet wordt omdat ze overgaan naar een betalend abonnement, krijgen een soortgelijk Bericht einde jeugdabonnement (CAJ). Voor bepaalde abonnementstypes kan de bib opteren om dit bericht niet te laten versturen (bv. abonnement ‘leerkracht’ met vaste vervalmaand).

7. Rappelbrieven

Indien men bij tijdschriften aangeeft dat bepaalde nummers niet ontvangen werden, dan kan men per leverancier een Rappelbrief tijdschriftexemplaren (HT0) aanmaken.

Overzicht van de berichtensoorten

Naam Omschrijving Hoe /wanneer verstuurd Mail/brief
1e herinnering (HR1) Het materiaal is x aantal dagen te laat. Vanaf 6.00 uur ’s ochtends, dit proces kan (zeker op maandagochtend) enkele uren in beslag nemen. Mails worden automatisch verstuurd. Zolang het bericht (per brief) niet is afgedrukt, wordt de status van de exemplaren elke nacht opnieuw gecontroleerd en de exemplaren die ingeleverd zijn worden automatisch uit het berichtenbestand verwijderd. E-mail of brief
2de herinnering (HR2) Het materiaal is x aantal dagen na de 1e herinneringsbrief nog niet ingeleverd. Idem 1e herinnering E-mail of brief
Materiaalvergoedingsnota (NBF) De materialen zijn x aantal dagen te laat. Een vervangingskost wordt aangerekend, maar de materialen kunnen nog ingeleverd worden. Idem herinneringsbrief, maar er is een tussenstap waarbij de exemplaren die hiervoor in aanmerking komen eerst gecontroleerd en al dan niet geselecteerd worden. De vervangprijs kan eventueel worden aangepast. Brief
Herinnering materiaalvergoedingsnota (NBH) De materialen zijn x aantal dagen na de materiaalvergoedingsnota nog niet ingeleverd en de vervangprijs is niet betaald Er wordt een nieuwe nota met de nog openstaande kosten geprint. Enkel op aanvraag voor bibliotheken die dit extra berichttype wensen Brief
Handmatige materiaalvergoedingsnota (NBE) Materialen worden vroeger dan x aantal dagen na inleverdatum door bibmedewerker in notaprocedure gestopt. Idem herinneringsbrief, maar er is een tussenstap waarbij de exemplaren die hiervoor in aanmerking komen eerst gecontroleerd en al dan niet geselecteerd worden. De vervangingsprijs kan eventueel worden aangepast. Brief
Balienota (NBB) Verloren, gestolen of beschadigd exemplaar dat wordt aangerekend aan de klant en onmiddellijk wordt afgehandeld aan de balie. Onmiddellijk afgedrukt aan de balie Brief
Registratienota (NRF) Er zijn kosten die al x aantal dagen open staan. Je vraagt een lijst op met openstaande registraties die rechtstreeks geselecteerd worden uit het financiële bestand en printklaar gemaakt worden. Zolang het bericht niet is afgedrukt, worden registraties die afgerekend zijn automatisch uit het berichtenbestand verwijderd. De registratienota wordt pas ingericht na het livegaan van een bibliotheek, op aanvraag van de bib zelf. Brief (of eventueel e-mail)
Herinnering registratienota (NRH) Klant reageerde x aantal dagen later nog niet op registratienota en kosten blijven onbetaald Idem registratienota. Enkel op aanvraag voor bibliotheken die een extra nota wensen. Brief (of eventueel e-mail)
Balienota registraties (NRB) Alle openstaande kosten die nog niet op een andere nota hebben gestaan samenbrengen. Om meteen af te drukken Brief
Deurwaardersbrief (NBD) De kosten zijn x aantal dagen na de materiaalvergoedingsnota of registratienota nog niet betaald (of kwijtgescholden). Deurwaardersbrief materiaalvergoeding volgt op een materiaalvergoedingsnota (of herinnering materiaalvergoedingsnota) en kan enkel kosten bevatten die in die nota zaten. Deurwaardersbrief registraties volgt op een registratienota (of herinnering registratienota) en kan enkel kosten bevatten die in die nota zaten.
De deurwaarderprocedure wordt pas ingericht na het livegaan van een bibliotheek, op aanvraag van de bib zelf.
Brief + lijst
Reserveringsophaalbericht (RSO) Reservering staat klaar voor de klant om op te halen. Mail: 1x per uur op het uur
Brief: vanaf 6.00 uur ’s ochtends, dit proces kan (zeker op maandagochtend) enkele uren in beslag nemen.
E-mail of brief
Reserveringsannuleringsbericht (RSA) Reservering wordt geannuleerd omdat laatste exemplaar wordt afgeschreven (bv. in notaprocedure of deurwaarderprocedure) Automatische mail E-mail
Inleverattentie (IV1) Het materiaal is nog niet te laat, maar de inleverdatum komt eraan. Vanaf 6.00 uur ’s ochtends, dit proces kan (zeker op maandagochtend) enkele uren in beslag nemen. Enkel e-mail
Inleververzoek (IV2) Het materiaal is te laat en gereserveerd. Vanaf 6.00 uur ’s ochtends, dit proces kan (zeker op maandagochtend) enkele uren in beslag nemen. E-mail of brief
Welkomstbericht (PCA) Nieuwe leners of heringeschreven leners worden aangespoord een Mijn Bibliotheek-profiel aan te maken. Automatisch een paar minuten na (her)inschrijven. E-mail
Bevestigingsbericht online herinschrijving (PVH) Leners die zich online herinschrijven Automatisch een paar minuten na herinschrijven via Mijn Bibliotheek verstuurd. E-mail
Welkomstbericht online inschrijving (PVW) Leners die zich voor het eerst inschrijven op online manier Automatisch een paar minuten na inschrijven via Mijn Bibliotheek. E-mail
Herinnering online inschrijven (PMS) Voor klanten die online inschreven maar na 2 maanden hun inschrijving nog niet hebben laten bevestigen in de bib Automatische mail E-mail
Bericht verlopen reservering (PRA) Verstuurd als reservering of IBL-aanvraag geannuleerd wordt omdat vervaldatum overschreden werd of omdat de reservering/IBL-aanvraag handmatig verwijderd werd Automatische mail E-mail
Honoreringsbericht IBL (PRH) Verstuurd als een andere bib een IBL-aanvraag aanvaardt Automatische mail E-mail
Bericht einde abonnement (CAE) Bericht naar leners van wie het abonnement die maand afloopt. Maandelijkse routine, eerste dag van de maand E-mail (of brief)
Bericht einde jeugdabonnement (CAJ) Bericht naar leners van wie het jeugd-abonnement die maand afloopt en die overgaan naar volwassene. Maandelijkse routine, eerste dag van de maand E-mail (of brief)

Berichtteksten

Je kan kiezen om gebruik te maken van eigen teksten, of je kan de standaard berichtteksten in Wise gebruiken.
Maak je gebruik van eigen teksten, dan kan je deze bewerken via de berichteneditor. Vind je een bepaald type bericht niet terug in de berichteneditor, neem dan contact op met de servicedesk en vermeld het type bericht (naam/afkorting).

Berichtvoorkeuren

Per abonnement kan je een standaard berichtvoorkeur instellen.

  • Wenst een klant liever te communiceren via brief dan via e-mail, dan kan je dat aanpassen in de Klantenadministratie, tabblad 7. Eigenschappen-2. Kan je voor een bepaalde berichtsoort niet kiezen voor brief, dan is die optie niet ingesteld voor jouw bibliotheek. Neem hiervoor contact op met de servicedesk
  • Is er geen e-mailadres bekend bij een klant, dan wordt er automatisch een brief klaargezet. De voorwaarde is wel dat dit voorzien is in de berichtvoorkeur van jouw bib. Voor een inleverattentie en de welkomstmail wordt nooit een brief voorzien.

Wat met foute e-mailadressen?

Kan een e-mail niet verzonden worden omdat het e-mailadres in Wise bijvoorbeeld niet correct is, dan wordt het bericht automatisch klaargezet als brief (op voorwaarde dat dit in de berichtvoorkeur van jouw bib voorzien is). Meer informatie in de les over e-mailbouncer.