Laatste aanpassing: 18 oktober 2023

Ontvangen van exemplaren

Er zijn tijdschriften geleverd in je bibliotheek, en je hebt al abonnementen geregistreerd in Wise? Dan is het nu tijd om de exemplaren te ontvangen.

Ontvangen van eerste exemplaar bij een nieuw abonnement

Opgelet! Het eerste exemplaar ontvang je via het Abonnement. Zoek de titel op in de Wise catalogus (dat gaat het best via de index ‘Titel’). Klik op het icoontje van het abonnement rechts beneden. Klik in het abonnementscherm op het submenu Abonnement en kies “Ontvang”. Volg de stappen (zie hieronder).

Heb je op dit moment nog (oudere) exemplaren liggen, dan ga je die op dezelfde manier moeten ontvangen.

Ontvangen van volgende exemplaren bij een nieuw abonnement

De verwachte exemplaren verschijnen bij “Tijdschriftenbeheer” wanneer Wise een volgend exemplaar verwacht. Bijvoorbeeld: een weekblad verschijnt 5 dagen na het ontvangen van het vorige nummer op deze lijst, een maandblad 25 dagen na het laatst ontvangen exemplaar in Wise.
Kies voor Titels in de menubalk en vervolgens Abonnementenbeheer > Tijdschriftenbeheer. Een overzicht van de te verwerken tijdschriften verschijnt. Verschijnt jouw titel hier nooit? Ga hier even de redenen van verschijnen na.

Ben je een bibliotheek die centraal ontvangt voor alle vestigingen? Geef een seintje aan de servicedesk dan richten we in dat hier alle abonnementen verschijnen.

Tip! Is de lijst erg lang? Dan kan je filteren door een zoekterm op te geven in het veld naast Zoeken. Vul hier de naam van een tijdschrift in, of eventueel het vestigingsnummer van de vestiging waarvoor je aan het invoeren bent!

Verschijnen alle vestigingen met hun abonnementen en wens je dit niet? Geef een seintje aan de servicedesk en passen we jullie inrichting aan.

Klik Verwerk naast de titel aan en volg de stappen hieronder

Indien een bepaald nummer niet in de lijst staat, check dan eerst even of aan alle voorwaarden voldaan is.

Stappen om nieuwe nummers te ontvangen

• Periode: (vooringevuld met huidige jaar)
  • indien jaargang gelijklopend met jaarkalender: 1ste veld invullen met lopend jaar, 2de veld leeg laten.
  • indien dubbele jaargang: 2 velden invullen: bijv. 2018 – 19.
• Nummer: minimaal 2 cijfers. 2de veld voor aparte ‘nummering’ bijv. zomer. Nummert het tijdschrift door na 99 en heeft het dus meer dan 2 nummers, dan plaatst Wise het nummer zelf automatisch in het 2de veld. Het 2de veld kan maximaal 30 karakters bevatten.
• Ontvangstdatum: wordt automatisch ingevuld na ontvangen van het exemplaar.
• Opmerking: bij het abonnement. Vrij tekstveld.
• Jaargang: vaak in te vullen indien het een wetenschappelijk tijdschrift betreft. Bijv. vermelding op het tijdschrift jr 1997 jrgang 153.

Klik Ga door en vul de bijkomende info betreffende dit exemplaar toe.

• Barcode: scan de barcode van dit exemplaar in. Dit is een verplicht veld!
  Indien exemplaren enkel ter inzage (I) zijn en geen ‘echte’ barcode krijgen, kies dan bij het abonnement Exemplaren: Inzage en vul in het veld ‘Koppelvestiging’ jouw vestigingsnummer in, bv. 2020.
  Bij het ontvangen van een exemplaar wordt dan automatisch een ‘fictieve’ barcode gegenereerd.
• Tijdelijke plaatsing: enkel invullen indien dit niet werd ingevoerd bij het abonnement.
• Pl. opmerking: vermelding voor plaatsing specifiek voor dit exemplaar. Vrij tekstveld.
• Exemplaar opmerking: vermelding specifiek voor dit exemplaar. Vrij tekstveld.
• Ter inzage: datum wordt automatisch ingevuld. Deze datum mag zeker niet leeg zijn, anders blijft het exemplaar altijd Ter inzage!
• Bijlage: geef je de bijlage bij een tijdschrift geen barcode, dan vul je dit veld in. Geef je de bijlage bij een tijdschrift ook een barcode, ontvang het dan als een apart nummer, of als apart abonnement.

Kies voor Ontvangen als alles correct werd ingevoerd en het exemplaar afgewerkt is.
Het exemplaar verdwijnt nu uit de lijst te ontvangen exemplaren bij tijdschriftenbeheer.

Indien er meerdere abonnementen van een tijdschrift zijn zal Wise automatisch aanbieden om de exemplaren verwacht voor de andere abonnementen voor deze vestiging ook te ontvangen.

De jaargangtitel

Het ontvangen exemplaar verschijnt nu als exemplaar onder een jaargangtitel die afgeleid is van de tijdschrifttitel. De jaargangtitel bundelt automatisch alle ontvangen exemplaren van een bepaalde jaargang en krijgt als titel <titel van het tijdschrift> [Losse nummers <jaartal>]

Merk op: sommige bibliotheken maken fouten bij het invullen van de velden bij het ontvangen van exemplaren, die zorgen voor vervuiling bij de jaargangen. Wij proberen deze zo snel mogelijk op te kuisen.

Niet ontvangen exemplaren

Als een exemplaar niet wordt geleverd, vul je bij Ontvangen de bijkomende info summier in en kies je voor niet ontvangen. Dan wordt bv. nummer 05 overgeslagen en dan verwacht Wise 06.

Exemplaren die niet zijn ontvangen komen terecht in de Rappelbrief openstaande tijdschriften. Deze vind je via het menu Titels > Abonnementenbeheer > Overzichten.

Ga vervolgens naar het menu Berichten > Print berichten en print de Herinneringen T0 af.

Opgelet! Het overzicht ‘Signaleringslijst niet ontvangen tijdschriften’ kan je niet gebruiken. Dit overzicht werkt niet correct en zal op termijn verdwijnen.

Nageleverde exemplaren ontvangen

Kies in het menu Abonnement voor Ontvang en vul verder aan zoals hierboven vermeld.
Kies voor Ontvangen als alles correct werd ingevoerd en een exemplaar afgewerkt is. Het “Niet ontvangen” exemplaar wordt aangevuld met jouw ingebrachte gegevens.