Laatste update 14/03/24
Kan ik een foutieve betaling annuleren?
Situatie: een betaling werd ten onrechte of op een fout dagboek geregistreerd in wise.
Op de dag zelf: Herstel
Selecteer onder registraties > historiek de afboekingen en kies Herstel. De afboeking wordt ongedaan gemaakt zonder spoor. De kost komt weer open te staan en kan op het juiste dagboek of op het juiste moment afgeboekt worden.
Nadien: Storno
De afboekingen zijn reeds definitief in de dagboeken geschreven en kunnen dus niet meer spoorloos geannuleerd worden. Het kan niet meer via Herstel maar wel nog via Storno. Ook nu wordt de betaling geannuleerd en de kost dus weer opengezet. Het verschil is dat er nu wel een spoor is in de dagboeken: voor elke gestorneerde kost boekt Wise een negatief bedrag als tegenboeking, zodat het totaal klopt.
Voorbeeld: een betaling werd gisteren verkeerdelijk ontvangen als cash (op een Kasdagboek) i.p.v. elektronisch (op een Bankdagboek).
Je gaat naar de klant in de klantenadministratie en roept het registratieoverzicht op. Via de historie van de registraties zoek je de foutieve boeking op. Hier selecteer je alle lijnen die foutief werden geboekt en je kiest voor Storno onderaan. Er verschijnt een kalender om te kiezen op welke datum je de storno (=negatieve boeking) gaat doen. Als de betaling niet langer dan 30 dagen geleden gebeurde, kan je de dag van de foutieve betaling kiezen. Is het langer geleden, dan kies je best de dag van vandaag (die is ook standaard ingevuld). De kosten komen weer open te staan en kunnen ontvangen worden op het juiste bank-dagboek.
Voorwaarden voor Storno:
– je moet bevoegdheid Bestelbeheer of Admin hebben.
– het kan enkel voor boekingen op een kassa of bank dagboek, niet voor kwijtscheldingen (afboekingen op A-dagboek).
– in geval van een bank dagboek moet dat bank dagboek ingesteld zijn bij je login.
– zowel Herstel als Storno zijn enkel mogelijk bij gewone registraties en contributies. Speciale kosten zoals een ‘verkoop tegoed’ kan niet hersteld of gestorneerd worden. Je kan wel via overige uitgaven een ’teruggave tegoed’ boeken voor hetzelfde bedrag. Ook kasuitgaven kunnen niet hersteld of gestorneerd worden.
Kasafdracht
Als een kost op het verkeerde dagboek ontvangen werd, kan je met manuele tegenboekingen zorgen dat de totalen van de dagboeken kloppen:
Het bedrag negatief boeken op het kas dagboek via kassa > overige uitgaven > kasafdracht
en vervolgens hetzelfde bedrag positief boeken (op een ander dagboek) via kassa > overige ontvangsten > kasafdracht. In het afrekenblok kan je het juiste dagboek selecteren als dat werd ingesteld voor je bib en/of login.
Voorbeeld: als een kost niet aan een actor verbonden is, kan je niet Herstel of Storno doen (kan enkel via de klantenadministratie). Je kan daarom overwegen om een kost steeds op een actor te boeken die je hier speciaal voor aanmaakt (geen admin. pas maar een reguliere pas). Of je kan via kasafdracht zorgen dat de dagboek totalen kloppen.