Laatste wijziging: 6 maart 2025

Materialen uitlenen tijdens de noodprocedure

In dit scherm kan slechts worden ontleend op klantnummers en exemplaarnummers. Linksboven staat het klantnummer. Alle andere gegevens zijn in deze offline situatie niet beschikbaar. Het klantnummer kan je manueel intypen (foutgevoelig), inlezen met een barcodescanner of inlezen aan de hand van de eID-chip. Als je een klantnummer ingeeft, verandert de tekst ‘klantnummer’ naar ‘exemplaar’. Je ziet op het moment zelf niet aan welke klant je uitleent.

Je moet bij het nooduitlenen een lenersnummer ingeven, anders krijg je een foutmelding.

Scan na het ingeven van het correcte klantnummer het boek dat je wil uitlenen gewoon in. Dat kan met een barcodelezer of met een RFID-plaat. Vermijd ook hier het manueel invoeren waar mogelijk. Het zal zoals gewoonlijk verschijnen met de melding ‘nooduitlening’. Verschuldigd leengeld wordt pas later geregistreerd tijdens het verwerken van de noodbestanden.

Wise zal waarschuwen dat sommige barcodes er vreemd uit zien, vanwege de lengte of bepaalde karakters. In Vlaanderen heeft deze waarschuwing verder geen nut: enkel in Nederland werden enkele barcodeformaten uitgesloten. Je kan kiezen voor ‘Ja, op alles’ om deze waarschuwing verder uit te schakelen.

Opgelet: probeer het manueel intikken van exemplaar- en klantnummers zoveel mogelijk te vermijden: maak maximaal gebruik van de scanner of eID-lezer. Onjuist ingevoerde nummers worden niet geweerd en veroorzaken achteraf veel uitzoekwerk.

Opgelet: uitlenen met het eID kan extra werk betekenen omdat je aan het eID niet ziet of iemand al lid is. De rijksregisternummers die niet herkend worden bij het inlezen van het noodbestand moeten manueel opgezocht worden. Iemand die geen lid is in de eigen bib zal vaak wel al lid zijn in een andere bib en dan via Nieuwe klant gevonden worden, maar niet altijd. Aan de andere kant kunnen er oude bibliotheekkaarten in omloop zijn die achteraf niet zullen worden herkend. Uitlenen door het met een barcodelezer scannen van de bibliotheekkaart is in principe de veiligste methode, maar is niet feilloos.

Opgelet: Druk F12 of ga bovenaan naar Afsluiten om de uitleensessie voor elke klant te beëindigen! De interface doet wat denken aan de boekenbusmodus, dus laat je niet vangen door alle uitleningen bij één klant te zetten.

Innemen tijdens de noodprocedure

We raden aan om geen exemplaren in te nemen wanneer je werkt met het noodsysteem. Hou de exemplaren apart, en neem ze pas in als Wise of je internetconnectie stabiel opnieuw in de lucht is, en je de noodbestanden hebt verwerkt. Neem je de exemplaren op een latere dag pas opnieuw in, wijzig dan eerst de werkdatum via Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Werkdatum. Vergeet niet achteraf de werkdatum terug goed te zetten.

We raden innemen tijdens de noodprocedure af omdat:

• Voor de lener maakt het geen verschil: ook met een volle kaart zullen ze gewoon kunnen uitlenen aan een zelfuitleentoestel of in de client in noodprocedure
• In de noodprocedure zullen niet de juiste processen starten na inname (transport, reservatie, uitsorteren, …). Daardoor komen boeken mogelijk op het rek terecht met een afwijkende status. Dit vergt rapporten en veel zoekwerk om recht te trekken.
• Om dat alsnog te doen zal je nadat de verbinding hersteld is de materialen opnieuw moeten innemen en dat geeft dus dubbel werk.
• Tegelijk innemen en uitlenen in de noodprocedure kan problemen geven, zeker als je ze op verschillende toestellen doet, of in de client en een zelfuitleentoestel naast elkaar. Wanneer de verbinding hersteld is, zullen lokaal opgeslagen transacties worden doorgestuurd naar Wise. Als dat in de verkeerde volgorde gebeurt, zullen exemplaren eindigen met een foute status.

De zelfuitleen tijdens de noodprocedure

Is er enkel een probleem met Wise, dan kunnen de zelfuitleenautomaten wel nog gebruikt worden. Transacties die daar gebeuren, worden verwerkt van zodra Wise weer connectie heeft. Bespreek wat mogelijk is met je leverancier. Sommige systemen beschikken immers over:

• afwijkende instellingen tijdens de nooduitleen (afwijkende termijn of maximaal aantal)
• white- of blacklists van lenerskaarten die wel of net niet mogelijk offline uitlenen
• een instelling waardoor het toestel vanzelf naar offline uitleen gaat, vanzelf weer verbinding maakt wanneer die er is en/of vanzelf de offline opgeslagen transacties doorstuurt
• rapporten waaruit blijkt welke uitleningen niet zijn doorgezet naar Wise en waarom (zie ook hier)

Het is steeds een goed idee een medewerker te laten postvatten bij de zelfuitleen oip zo’n moment om:

• klanten te helpen met vragen (“Waarom verschijnt er geen titel? Waarom is de termijn anders?”)
• toe te zien op het proces (vermijden scannen boek als lenerspas of omgekeerd, te veel materialen meenemen, …)

Op het forum zijn enkele best practices samengevat. Deze zijn louter adviserend van aard: de bibliotheek staat zelf in voor haar beleid en hoe ze processen inricht.