Laatste aanpassing op 21 maart 2025

Meteen vergoeden met een balienota (NBB)

Een verloren of beschadigd exemplaar volledig laten vergoeden

Wil je een verloren of beschadigd exemplaar afschrijven en de lener dit meteen laten vergoeden, volg dan deze stappen:

Neem het exemplaar NIET in

Roep via het klantdetailscherm de geleende exemplaren op via de sneltoets F9, klik rechts op het exemplaar dat je wil vergoeden en kies in het menu voor “Balienota maken”

Vervolgens krijg je dit scherm:

De vergoeding is in principe de prijs van het exemplaar en kan je hier eventueel nog aanpassen.
Het vergoedingsbedrag wordt als volgt bepaald:

• Eerst wordt gekeken of er een prijs vermeld staat bij de exemplaarinformatie;
• Is die leeg, dan wordt er gezocht naar een prijs in de titelinformatie;
• Is ook die leeg, dan wordt er teruggevallen op een vergoedingsbedrag van 1 euro, tenzij je een forfaitair vergoedingsbedrag per materiaal hebt laten instellen, eventueel met afbouwpercentage.

Pas indien gewenst de boete aan.

• kies je voor boete ‘ja’ maar vul je geen bedrag in, dan wordt de lopende boete mee op de nota gezet
• kies je voor boete ‘ja’ en vul je wel een bedrag in (bv. de max. boete), dan wordt dat getal als boete op de nota gezet
• kies je voor boete ‘nee’ dan wordt er geen boete op de nota gezet. Let op, indien de klant het werk alsnog inlevert wordt de lopende boete wel aangerekend. De lopende boete vervalt alleen als de klant het vergoedingsbedrag betaalt.

Klik je op OK dan krijg je de vraag of je de nota meteen wil afdrukken of niet.

Kies ‘Ja‘, tenzij je eerst nog een ander exemplaar wil selecteren voor de nota*

Kies je hier voor ‘Nee‘ dan wordt het exemplaar opgenomen in de notaprocedure (NBE).

Als je per ongeluk op ‘Nee’ hebt gedrukt kan je de balienota alsnog afdrukken via de Klantenadministratie: menu Klant > Print klantgegevens > Nota materiaalvergoeding(en) (Ctrl+Alt+A).

De nota wordt automatisch als pdf klaargezet in de browser.

Zolang de klant niet betaalt, heeft het exemplaar de substatus “F – Factuur“.

Afrekenen kan je doen via de Klantenadministratie: menu Klant > Financieel > Registraties (Ctrl+Alt+R).

Zodra het bedrag afgerekend is, wordt het exemplaar automatisch afgeschreven. Hiervoor moet het materiaal volledig betaald worden, een gedeeltelijke betaling verwijdert het materiaal niet van de kaart.

Is het exemplaar al ingeleverd (status Binnen) dan kan je ook een balienota maken via het exemplaardetailscherm

(*) Opgelet: kies je voor “Direct afdrukken: Nee” als laatste stap, dan wordt het exemplaar opgenomen in de notaprocedure (NBE). Dan gelden de instellingen van de centrale notaprocedure, en niet die van de balienota. De werken verschijnen dan in de lijst van de te controleren exemplaren voor notaprocedure, maar ze staan al in het groen als geselecteerd. Is dit niet de bedoeling en heb je per ongeluk de balienota niet afgedrukt, dan kan je via Klant > Print klantgegevens de balienota alsnog afprinten en verdwijnt het exemplaar uit de lijst met nota’s.

Pop-up “Exemplaar is al in nota gebracht”

Krijg je bij het maken van de balienota een pop-up met de melding dat het exemplaar al in nota is gebracht?

Dan zijn er vier mogelijkheden:

• Er is al een balienota opgemaakt en afgedrukt – normaal gezien zie je dan in het overzicht van uitgeleende werken in de kolom Opmerking de melding “nota” staan met de datum
• Er is al een balienota opgemaakt maar nog niet afgedrukt – zie hierboven bij “Direct afdrukken: nee” en volg de stappen om de balienota alsnog af te drukken
• Er is al een automatische materiaalvergoeding opgemaakt en afgedrukt – – normaal gezien zie je dan in het overzicht van uitgeleende werken in de kolom Opmerking de melding “nota” staan met de datum
• Het exemplaar is al x aantal dagen te laat en komt in aanmerking voor de automatische materiaalvergoeding (NBF), maar de NBF zelf is nog niet verwerkt – volg de stappen voor de automatische materiaalvergoedingsnota en verwerkt het exemplaar via die weg

Herstellingen

Wil je enkel kosten aanrekenen voor een gedeeltelijke beschadiging (bv. een kapot cd-doosje), dan doe je dat via de Winkelverkopen. Meer info in de les Betalingen van de cursus Wise Basics.