Laatste wijziging: 4 november 2024

Kan ik een foutieve betaling annuleren?

Vraag: een betaling werd ten onrechte of op een verkeerd dagboek geregistreerd in wise. Kan dit hersteld worden?
Kort antwoord: op de dag zelf kan het via Herstel, nadien via Storno. Het kan wel enkel bij gewone registraties. 
Bij cash ontvangsten kan het dadelijk, maar voor het annuleren van ontvangsten op een bank-dagboek moet dat dagboek eerst door ons toegevoegd worden aan je login.

Op de dag zelf: Herstel

Selecteer onder registraties > historiek de afboekingen en kies Herstel. De afboeking wordt ongedaan gemaakt zonder spoor. De kost komt weer open te staan en kan op het juiste dagboek of op het juiste moment afgeboekt worden.

Nadien: Storno

De afboekingen zijn reeds definitief in de dagboeken geschreven en kunnen dus niet meer spoorloos geannuleerd worden. Het kan niet meer via Herstel maar wel nog via Storno. Ook nu wordt de betaling geannuleerd en de kost dus weer opengezet. Het verschil is dat er nu wel een spoor is in de dagboeken: voor elke gestorneerde kost boekt Wise een negatief bedrag als tegenboeking, zodat het totaal klopt.

Voorbeeld: een betaling werd gisteren verkeerdelijk ontvangen als cash (op een Kasdagboek) i.p.v. elektronisch (op een Bankdagboek).
Je gaat naar de klant in de klantenadministratie en roept het registratieoverzicht op. Via de historie van de registraties zoek je de foutieve boeking op. Hier selecteer je alle lijnen die foutief werden geboekt en je kiest voor Storno onderaan. Wise doet dan 2 dingen:

1. De kosten worden weer opengezet en kunnen vervolgens ontvangen worden op het juiste dagboek.

2. Er wordt een negatief bedrag geboekt ter grootte van de oorspronkelijke foutieve boeking om deze te neutraliseren, zodat het totaal van de financiële overzichten klopt. Bij bank-ontvangsten verschijnt er een kalender om te kiezen op welke datum je de storno (=negatieve boeking) doet. Als de betaling niet langer dan 30 dagen geleden gebeurde, kan je de dag van de foutieve betaling kiezen. Is het langer geleden, dan kies je best de dag van vandaag (die is ook standaard ingevuld). Bij kassa-ontvangsten verschijnt er geen agenda, de tegenboeking gebeurt altijd op de dag van vandaag. Als je toch de oorspronkelijke dag wil, kan je eerst de werkdatum wijzigen en vervolgens storneren.

Voorwaarden voor Storno:

• Je moet bevoegdheid Bestelbeheer of Admin hebben.
• Het kan enkel voor boekingen op een kassa of bank dagboek, niet voor kwijtscheldingen (afboekingen op A-dagboek).
• De boeking moet vasthangen aan een lener. Losse winkelverkopen zonder lener kan je niet wijzigen.
• In geval van een bank dagboek moet dat bank dagboek ingesteld zijn bij je login. Werkt storno niet, dan is dat waarschijnlijk nog niet het geval. Vraag dit aan via de helpdesk.
• Zowel Herstel als Storno zijn enkel mogelijk bij gewone registraties en contributies. Speciale kosten zoals een ‘verkoop tegoed’ kan niet hersteld of gestorneerd worden. Je kan wel via overige uitgaven een ’teruggave tegoed’ boeken voor hetzelfde bedrag. Ook kasuitgaven kunnen niet hersteld of gestorneerd worden.

Kasafdracht

Als een kost op het verkeerde dagboek ontvangen werd, kan je met manuele tegenboekingen zorgen dat de totalen van de dagboeken kloppen: 
Het bedrag negatief boeken op het kas dagboek via kassa > overige uitgaven > kasafdracht

en vervolgens hetzelfde bedrag positief boeken (op een ander dagboek) via kassa > overige ontvangsten > kasafdracht. In het afrekenblok kan je het juiste dagboek selecteren als dat werd ingesteld voor je bib en/of login.

Voorbeeld: als een kost niet aan een actor verbonden is, kan je niet Herstel of Storno doen (kan enkel via de klantenadministratie). Je kan daarom overwegen om een kost steeds op een actor te boeken die je hier speciaal voor aanmaakt (geen admin. pas maar een reguliere pas). Of je kan via kasafdracht zorgen dat de dagboek totalen kloppen.