Berichten terugvinden (Overzicht berichten, bestandsbeheer)

Laatste update: 16 februari 2026

Wise houdt op verschillende plaatsen bij welke berichten werden verzonden:

• Via de klantenadministratie
• Via overzicht berichten
• Via bestansbeheer

Klantenadministratie – overzicht per klant

Zoek de klant in de klantenadministratie en kies in het menu “Klant” voor de optie “Klantberichten”. Je krijgt een overzicht van alle berichten die naar deze klant werden verzonden met info over datum, soort en barcode. Van hieruit kan je eventueel ook niet-verzonden berichten manueel opnieuw verzenden. Opgelet: dit geldt alleen indien een e-mail niet verzonden kan worden en er een formulier aangemaakt moet worden. Ze worden dan klaargezet in de module “Berichten printklaar maken”. Opnieuw verzenden kan wel enkel wanneer er de vorige keer iets fout is gegaan. Meer info vind je in deze FAQ.
Opgelet: sorteren op datum werkt hier niet correct. Je kan echter wel sorteren op berichtnummer, zo krijg je ze wel correct op datum gesorteerd!

Sinds versie 8.0.3 kan je hier per lener ook de gemaakte nota’s opvragen. Daar staat in de laatste kolom ‘Bestand’ een knop ‘Inzien’ staan. Klik hierop en je krijgt de pdf-versie van die betreffende nota (dus enkel voor die ene klant).

Enkele aandachtspunten:

• Er zit een dag vertraging op de link tussen de klantenadministratie en het nota-archief. Je kan dus niet meteen na het printen van het gezamenlijke nota-bestand al de individuele nota via de klant terugvinden. Ook wanneer de nota via e-mail gestuurd wordt, zit er vertraging op.
• De individuele nota’s in het nota-archief worden max. 10 jaar bijgehouden voor actieve leners. Voor leners die langere tijd inactief zijn en opgeruimd werden door de opschoonroutine, kan je de nota’s uiteraard niet meer opvragen. Maar aangezien leners met openstaande kosten nooit worden opgeruimd, zou dit geen probleem mogen vormen.

Overzicht berichten

Via Berichten > Overzichten > Overzicht berichten maak je een lijst van alle aangemaakte berichten voor jouw instantie in een bepaalde periode.
Kies Soort overzicht: Detail om in het rapport een regel per bericht te zien. Maak dit overzicht regelmatig om fouten op te volgen.

Voorbeeld:

Berichtstatus
Verwerkt	De mail is verzonden of het formulier geprint.
Nog verwerken	Het bericht staat klaar maar moet nog verzonden of geprint worden.
Annulering	Het bericht is niet meer nodig omdat er bijvoorbeeld inmiddels ingeleverd werd.
Fout (formulier)	Er is geen adres of er is een adres blokkade (in te stellen onder Eig-1). Je kan (na toevoegen van het adres) onder Klantberichten het formulier selecteren en Opnieuw verzenden kiezen.
Fout (mail)	Er is geen email of een incorrect email. Er wordt een formulier klaargezet.
Bounced (mail)	De mail kon niet bezorgd worden. Meer info over bounces vind je hier.

Bestandsbeheer

Van ieder bericht wordt er gedurende 8 dagen op de Wise server een kopie bewaard, brieven in de vorm van een gezamenlijke PDF per groep brieven die printklaar werden gemaakt en e-mails als HTML-bestand. Mocht er iets misgaan tijdens het afdrukken van de brieven, dan is er dus nog een kopie achter de hand.

Ga naar Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer. Klik de map van je instantie open (vestigingsnummer van de vestiging die de berichten verstuurt), klik rechts op het bestand dat je nodig hebt om het vervolgens te downloaden. Brieven zitten in de hoofdmap met het nummer van de vestiging, mails in een submap per dag van de week.

Opgelet! Wise houdt deze bestanden slechts 8 dagen bij op deze locatie. Sinds versie 8.0.3 kan je wel vanaf de dag na het printklaar maken of versturen van mails de nota’s ook per lener terugvinden via de klantenadministratie (zie hierboven). Dit geldt echter enkel voor nota’s, maar niet voor andere types berichten, zoals de herinneringsberichten of reserveringsophaalberichten. Hou er rekening mee dat die nog steeds slechts 8 dagen opvraagbaar zijn via bestandsbeheer.

De berichten hebben de volgende bestandsnamen (enkele voorbeelden):

• mail_her & frm_her = HR1
• mail_her2 & frm_her2 = HR2
• mail_inl = IV1
• mail_inlv & form_inlv = IV2
• mail_res & frm_res = RSO
• not_nbf = NBF
• not_nrf & mail_nrf = NRF
• not_nbd = NBD
• reg_balie: NRB
• pcamail = PCA (sinds 16/3/2020)
• pcbmail = PCB (vanaf Wise versie 7.0.4)
• mail_cae & frm_cae = CAE
• mailpvc = bevestiging na invoering/wijziging e-mailadres (wordt niet verstuurd, enkel.xml bestand)
• mailpve = bevestiging e-mailwijziging naar het oude e-mailadres (wordt niet verstuurd, enkel.xml bestand)