Online inschrijving: lidmaatschap bevestigen aan de balie
Deze les gaat over klanten die zich ingeschreven hebben via de bibliotheekwebsite. Hun lidmaatschap moet nog definitief gemaakt worden aan de balie – zie hieronder: “Online ingeschreven klant aan de balie”.
De algemene uitleg over online (her)inschrijven vind je in de cursus onder bibliotheekwebsites. Bekijk zeker het hoofdstuk over hoe het werkt achterliggend.
Online inschrijven: abonnementskenmerken
Iedereen die zich online inschrijft, krijgt een internetblokkade. Dit zorgt ervoor dat de klant niet kan uitlenen zonder langs de balie te passeren om zijn lidmaatschap te bevestigen. Wie dan nog steeds deze blokkade heeft, krijgt daarover exact twee maand na het inschrijven een herinneringsbericht (PMS-bericht).
Wanneer de klant meteen status “Normaal” heeft (bv. bij gratis lidmaatschappen), wordt deze niet op andere manieren geblokkeerd. Voor de klant met status “Gefaktureerd” (= onbetaald lidgeld) start twee maand na het inschrijven het proces om ongeldig te worden. Heeft de klant op maand 3 nog een openstaand contributiebedrag dan wijzigt de status van het abonnement tijdens de eerstvolgende klantenrun (=elke 1e dag van de maand) naar de status “Niet betaald“. Is het lidgeld de maand daarop nog steeds niet betaald dan zal het lidmaatschap tijdens de klantenrun ongeldig worden (=status 9). Hierbij worden openstaande reserveringen geannuleerd en het lidgeld kwijtgescholden. Iemand die zich 26 oktober inschrijft krijgt dus op 1 januari de status Niet betaald(4) en zal op 1 februari worden uitgeschreven.
Bij het online inschrijven wordt ook rekening gehouden met een samenwerkingsgroep 1. Had de klant al een geldig abonnement in een andere bib van je samenwerkingsgroep 1, dan wordt de einddatum van dat abonnement overgenomen. De contributie wordt dan niet aangerekend. Dat betekent ook dat het gekende probleem van betaalde lidmaatschappen in samenwerking 1 bij online inschrijven kan voorkomen. Als het lidgeld in een andere bibliotheek van het samenwerkingsverband nog niet betaald werd, zal het toch dubbel aangerekend worden.
Online (her)ingeschreven klant aan de balie
Als iemand voor de eerste keer in de bibliotheek komt na het online inschrijven, moet je nog enkele acties doen. Hieronder beschrijven we de stappen die nodig zijn.
Vraag best aan elke klant aan de balie of ze al online werden ingeschreven!
In twee gevallen kan ook een lener die zijn abonnement hernieuwde een internetblokkade hebben gekregen, namelijk:
- als zijn adres niet meer klopte
- en/of hij een “speciaal” (kortings)abonnement verlengde.
Deze procedure is voor deze gevallen hetzelfde. Zie voor meer uitleg de les onder Bibliotheekwebsites.
1. Klant opzoeken
Zoek de klant op via “eID uitlezen” of op naam, ook best met variaties om typfouten en dubbels te detecteren. Zeker als een klant niet gevonden wordt met “eID uitlezen”: zoek enkele variaties op zijn naam op!
Opgelet: bij een dubbele klant zeker niet gewoon een van beide lidmaatschappen opzeggen, want dit geeft error in Mijn Bibliotheek!
Zoals altijd bij ontdubbelen worden alle openstaande kosten toegevoegd aan de overblijvende klant (zie de regels van ontdubbelen), ook openstaande contributies.
Bij ontdubbelen van 2 abonnementen met openstaande contributie zal je na het ontdubbelen dus één van deze contributies moeten kwijtschelden.
2. Lidmaatschap van een nieuwe klant bevestigen
Als je de klant hebt gevonden, open je zijn klantrecord. De pop-up geeft aan wat er moet gebeuren:
Klik op ‘Ja’ en bevestig de inschrijving van de klant door de drie acties uit te voeren.
Als het een betalend abonnement is, moet je echter eveneens de contributie regelen (zie hieronder). Verder, wanneer je de eID niet inleest, controleer je de gegevens van de klant manueel. Deze heeft hij namelijk zelf ingegeven op de website. Klantgegevens wijzigen gebeurt op de gewone manier.
- “Controleer het abonnement”
Ga na of de klant het juiste abonnement kreeg en wijzig indien nodig. Misschien komt deze in aanmerking voor een speciaal abonnement of een korting.
De uitleg over hoe een abonnement wijzigen (muteren) vind je in het hoofdstuk over tabblad 3. Contributie.
- Contributie regelen
Als de klant het juiste betalend abonnement kreeg, laat je deze zijn lidgeld betalen.
Ga naar Klant > Financieel > Contributie; hier vind je meer uitleg over het verder afrekenen van de kost.
- eID controleren (en/of pas toevoegen)
Lees de eID van de klant in uit via de knop “eID controleren”:
Wise zal de ingelezen gegevens vergelijken.
De ontdubbelfunctionaliteit zal automatisch starten als er een duplicaat wordt gevonden op rijksregisternummer. Volg dan de gebruikelijke stappen voor het ontdubbelen.
Indien de klant geen andere pas heeft dan verschijnt een pop-up “Geen pas gevonden, wilt u een nieuwe pas toevoegen met het rijksregisternummer van de gelezen eID-kaart?”.
Na bevestiging wordt het rijksregisternummer als hoofdpas toegevoegd.
Indien er enkel een volgpas is en geen hoofdpas: dat kan geen kwaad.
Indien er al een hoofdpas is bij een andere bibliotheek, wijzig dan niets. Twee hoofdpassen kan zorgen voor problemen aan de zelfuitleen.
Je kan altijd nog manueel een extra pas toevoegen. Klik hiervoor rechts in het lege vak bij tabblad 8. Passen. Kies voor “Toevoegen” en scan of typ vervolgens het nieuwe pasnummer:
- “Verwijder de internetblokkade”
Ga naar tabblad 6. Eigenschappen-1 waar ook de manuele blokkades zitten en zet “Blokkade door internetinschrijving” op Nee:
Opgelet:
- Als de lener werd ontdubbeld zal de blokkade automatisch verdwenen zijn.
- Als het klantrecord van de online inschrijving ontdubbeld werd, maar beide records geen rijksregisternummer hadden, zal het overblijvende record steeds een internetblokkade hebben!
Hoe kan je zien of er in het verleden een online inschrijving gebeurde bij een actor?
Dat kan je zien onder 4.Overig aan de regel “Algemene voorwaarden: f “.