Laatste wijziging: 2 september 2022
(Her)inschrijven in een samenwerkingsgroep 1
De info op deze pagina is ook van toepassing op bibliotheken die deel uitmaken van een samenwerkingsgroep 2, aangezien je dan altijd ook in een samenwerkingsgroep 1 zit.
Hoe werkt een samenwerkingsgroep 1 in Wise?
Als een klant in bibliotheek A reeds een geldig abonnement heeft, dan moet hij/zij zich in bibliotheek B van dezelfde samenwerkingsgroep opnieuw inschrijven, maar krijgt daar geen contributie meer aangerekend (ongeacht of hij/zij in bibliotheek A een gratis of betalend abonnement heeft).
Opgelet: het abonnement in bibliotheek B krijgt dezelfde einddatum als het geldige abonnement dat de klant reeds heeft in bibliotheek A. Bijvoorbeeld: als Jan lid is in Beringen tot 31/8/2021 en hij zich x aantal weken later ook inschrijft in Alken dan krijgt hij daar ook vervaldatum 31/8/2021.
Inschrijven van een nieuwe klant die al lid is in een andere bibliotheek van je samenwerkingsgroep 1
Een klant die lid is in een andere bibliotheek van je samenwerkingsgroep 1, maar nog niet in je eigen bibliotheek, vind je niet terug via de zoekfunctie van de klantenadministratie. Je schrijft deze klant in zoals andere nieuwe klanten via Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen.
Aangezien de lener al in een andere bibliotheek lid is zal je sowieso een duplicaatmelding krijgen. Controleer goed of het om dezelfde klant gaat, want zelfs wanneer je de eID hebt uitgelezen kan je hier een verkeerd duplicaat krijgen, bv. bij tweelingen of personen die toevallig dezelfde geboortedatum en familienaam hebben. Alle informatie over de duplicaatmelding kan je lezen bij ‘Nieuwe klant inschrijven: scherm 1‘. In het duplicaatscherm kan je ook zien waar de klant lid is, onder ‘huidige rollen’. Dat geeft al meteen een indicatie of de klant nog een actief abonnement heeft in een andere instantie binnen het samenwerkingsverband en of de klant dus contributie (lidgeld) zal moeten betalen in jouw instantie.
Normaal gezien ga je, indien de klant al een actief abonnement heeft in een andere bib van je samenwerking, ook de melding “Let op! Deze klant wordt hier gratis ingeschreven ivm abonnement elders’ zien verschijnen.
Ben je zeker dat de klant in het duplicaatscherm dezelfde is als de persoon aan de balie, klik dan op de knop ‘Inschrijven’. Is dit niet dezelfde persoon, klik dan op de knop ‘Quit’ of ‘Nee’. Volg de gebruikelijke stappen.
Klik hier voor meer info over het toevoegen van een nieuwe klant
Heeft de klant een geldig abonnement in een andere bibliotheek van je samenwerkingsgroep 1, dan zal er dus uiteindelijk geen contributie (lidgeld) aangerekend worden.
Wat met openstaand lidgeld in een samenwerkingsgroep 1
Indien de klant zich reeds inschreef in een andere bibliotheek van een samenwerkingsgroep 1, maar daar het lidgeld nog niet betaalde, zal Wise opnieuw contributie aanrekenen bij het (her)inschrijven in jouw bibliotheek. Het is daarom belangrijk om klanten aan te moedigen om hun contributie zo snel mogelijk te betalen, om dubbel lidgeld te voorkomen. Is dat niet gebeurd, dan kan je het bedrag in één van de bibliotheken kwijtschelden of de lener eerst in de andere bibliotheek laten betalen. De makkelijkste manier om te controleren welke status een lener in een andere bibliotheek heeft is om via Klant > Nieuwe klant toevoegen de duplicaatmelding op te roepen. Staat er ‘status: Gefaktureerd’, dan is de contributie in die bibliotheek nog niet betaald. Staat er ‘status: Normaal’ dan is dat ofwel een bibliotheek zonder lidgeld, of het lidgeld werd reeds betaald, of het lidgeld werd niet aangerekend omdat de lener ook al lid was van een andere bibliotheek binnen het samenwerkingsverband.
Let op: Wise geeft tussen haakjes de gebruikelijke kost voor dat type abonnement weer, maar je kan daaruit niet afleiden of de lener in die bibliotheek effectief lidgeld heeft betaald of niet. Dit betekent ook niet dat er nog openstaande contributiekosten zijn, dat is enkel het geval wanneer de status ‘Gefaktureerd’ is.