Laatste wijziging: 3 januari 2022

De administratieve pas en speciale pas

Wanneer je een klant inschrijft, dan is dat meestal een “Reguliere klant”. Je kan echter ook Administratieve passen of Speciale klanten aanmaken.

Hoe maak je een administratieve pas aan?

Duid dit bovenaan aan in het scherm “Nieuwe klant”.

Wise genereert automatisch een 29999…-nummer. Gebruik je eigen passen met een eigen barcode? Kies dan voor “Nee” wanneer het systeem vraagt of je de klant wil aanmaken met het 29999…-nummer:

Waar houd je rekening mee als je een administratieve pas maakt?

Deze klant:

• wordt niet meegeteld in je statistieken;
• krijgt geen maanbrieven.

Exemplaren uitgeleend aan een administratieve pas:

• hebben in de publiekscatalogus de status “niet beschikbaar”;
• kunnen niet gereserveerd worden via Mijn Bibliotheek (wel via de balie);
• komen niet mee in de statistieken;
• hebben in Wise de status ‘interne uitlening’;
• hebben een fictieve inleverdatum (gelijk aan de uitleendatum).

Opgelet: de administratieve pas is louter voor intern gebruik en heeft dus ook zijn beperkingen. Gebruik geen administratieve pas aan de zelfuitleen, het aanmaken van kosten (print, kopie, …) en het uitvoeren van betalingen stromen niet correct door naar Wise.

Wil je weten wat er uitgeleend is op de administratieve pas, dan kan je de lijst met openstaande uitleningen oproepen met F9, net zoals bij andere ‘klanten’. Dit kan zowel in het klantendetailscherm als het uitleen-/innamescherm:

Opgelet: een administratieve pas moet je altijd nieuw aanmaken, via Nieuwe klant toevoegen en dan bovenaan ‘Administratieve pas’ selecteren. Je kan niet het abonnement van een bestaande actor muteren naar ‘Administratieve pas’. Bij de conversie naar Wise kan bij openstaande uitleningen op een administratieve pas een inleverdatum mee geconverteerd worden, die dan in de publiekscatalogus wordt getoond. Je kan deze exemplaren best eens innemen en weer uitlenen op de administratieve pas.

Zo ziet een administratieve pas er uit die correct werd aangemaakt.

De speciale pas

De speciale pas heeft dezelfde parameters als de administratieve pas, behalve dat de uitleningen achterliggend wel bijgehouden worden en geteld kunnen worden in de statistieken.
Opgelet: de uitleningen worden niet meegeteld in de reguliere statistieken (tellers bij het exemplaar, onderaan het exemplaarscherm, uitleenstatistiek, bios-cijfers, enz) maar kunnen enkel bekomen worden door in de Uitleenstatistiek “Tellen: speciale klant” te selecteren.

Aanmaken gebeurt op dezelfde wijze als de administratieve pas. In het scherm ‘Nieuwe klant’ kies je dan voor speciale klant.

Opgelet: deze optie verschijnt enkel als het abonnement Speciale pas voor jouw bibliotheek werd ingericht.