Laatste aanpassing op 9 oktober 2024
Automatisch verwijderen van klanten (opschoonroutine)
De Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) geeft kaders waarbinnen persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Eén van die kaders is de maximale bewaartermijn. Deze bewaartermijn mag niet langer zijn dan noodzakelijk. Cultuurconnect is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en stelde in overleg met de stuurgroep Digitale bibliotheek volgende concrete termijnen vast.
Voorwaarden en termijnen
Heeft een lener al 2 jaar geen geldig abonnement meer in een bibliotheek (instantie) én
- geen openstaande kosten of tegoed meer, of
- geen algemene of deurwaarderblokkade, of
- geen exemplaren meer in bezit, of
- geen afgesloten kosten jonger dan 5 jaar (ontstaan/geboekt de voorbije 2 jaar en inmiddels afgeboekt),
dan worden van deze lener:
- Persoonsgegevens 2 jaar na afloop van het abonnement verwijderd;
- Activiteiten (leenhistoriek, uitleningen, reserveringen …) 2 jaar na afloop van het abonnement verwijderd
Indien de eindgebruiker er voor had gekozen zijn/haar leenhistoriek niet te activeren, werden deze data na 90 dagen gepseudonimiseerd. Ook deze data worden 2 jaar na afloop van het abonnement verwijderd. - Financiële gegevens (betaalde posten) 5 jaar na afloop van het abonnement verwijderd
Heeft een lener wel nog een geldig abonnement in een bibliotheek (instantie), dan worden:
- Persoonsgegevens niet verwijderd
- Activiteiten (leenhistoriek, uitleningen, reserveringen …) niet verwijderd
Indien de lener ervoor heeft gekozen zijn/haar leenhistoriek niet te activeren, dan worden deze data na 90 dagen wel gepseudonimiseerd. - Financiële gegevens (openstaande en betaalde posten) verwijderd na 10 jaar.
Opgelet! Indien een lener voldoet aan de voorwaarden om verwijderd te worden, maar wel een algemene of deurwaarderblokkade heeft, dan blijft dat klantrecord behouden. Haal je de blokkade bij zo’n lener weg, dan zal het record alsnog verdwijnen. Wil je vermijden dat dit gebeurt, dan kan je zo’n lener best onmiddellijk na het deblokkeren opnieuw inschrijven, of de blokkade nog laten staan. Verwijder je dus een blokkade algemeen of deurwaarder, en de lener heeft geen geldig lidmaatschap meer, dan kijk je best even naar de datum van ‘laatste activiteit’ bovenaan in het klantendetailscherm.
Wat betekent verwijderen?
Verwijderen betekent dat de regels met financiële gegevens, klantgegevens en abonnementsgegevens uit alle tabellen in de Wise database worden verwijderd, behalve uit een beperkt aantal logging tabellen.
In de logging tabellen worden de regels van de getroffen leners gepseudonimiseerd. Volgens een bepaald algoritme wordt de actor-id onherkenbaar gemaakt, zodat de logging regel niet meer terug te brengen is naar de lener. Dit betekent dat je klantgegevens niet meer kan zien in de loggegevens van een exemplaar en dat je in de selectiemodule de transactiegegevens niet meer kan koppelen aan de klantgegevens.
Voor twee Wise rapporten (Leners en uitleningen per vestiging/wijk en Leners en uitleningen per vestiging/abonnement) en voor Wise Analytics, wordt de pseudonimisering eenmalig ontsleuteld, zodat zinvolle statistieken gemaakt kunnen worden. Voor de Wise rapporten gebeurt dit op het moment dat de rapporten worden opgevraagd, de ontsleuteling wordt dus nergens opgeslagen. Voor Wise Analytics gebeurt dit in het ETL-proces in een aparte keybox.
Belangrijk: Cultuurconnect beschikt niet over lijsten van leners die geschrapt werden. Ook herstelacties zijn niet mogelijk, leners moeten in dat geval opnieuw ingeschreven worden.
Timing
Voor alle leners in het volledige eengemaakte bibliotheeksysteem is de bewaartermijnen geactiveerd vanaf 1 september 2022 met een periode van 5 jaar inactiviteit ipv 2 jaar. Op 3 oktober 2024 is de termijn aangepast naar 2 jaar inactiviteit.
Het opkuisproces verloopt in stukjes: elke 10 minuten wordt een blok van 1000 leners gecontroleerd of ze voldoen aan de voorwaarden om verwijderd te worden. Het zal dus een tijd duren voor alle leners die in het systeem zitten aan de beurt zijn gekomen, en het lenersbestand in jouw bib dus opgekuist is.