Exemplaren opnemen in balienota of in notaprocedure

Laatst aangepast op 9 november 2022

Balienota maken (NBB)

Wil je een verloren of beschadigd exemplaar afschrijven en de lener dit meteen laten vergoeden, dan kan je een balienota maken.

Is het exemplaar nog uitgeleend dan kan je ook vertrekken vanuit de klant, meer info vind je hier.

Is het exemplaar al ingeleverd (status “Binnen’) dan kan je enkel een balienota maken vanuit het exemplaardetailscherm.

Ga hiervoor naar het menu ‘Status’ > ‘Balienota maken’.

Kies voor welke klant je deze balienota wil maken. De laatste en voorlaatste klant kan je kiezen uit een lijst. Je kan ook zelf een andere klant opzoeken.

Op het volgende scherm kan je eventueel de vergoeding aanpassen:

De vergoeding is in principe de prijs van het exemplaar. Vindt Wise hier geen prijs terug, dan wordt de prijs uit de titel gebruikt. Is ook die leeg, dan wordt er een bedrag van 1 euro voorgesteld (tenzij je een forfaitair vergoedingsbedrag per materiaal hebt laten instellen).

Klik je op OK dan krijg je de vraag of je de nota meteen wil afdrukken of niet. Kies ‘ja‘

Kies je hier voor ‘Nee‘ dan zijn er twee opties:

• Was het exemplaar nog uitgeleend aan de klant? Dan wordt het exemplaar opgenomen in de notaprocedure (zie verder) als NBE.
• Was het exemplaar al ingeleverd? Let dan op, dan wordt het exemplaar niet opgenomen in de notaprocedure als NBE!

In beide gevallen kan je, als je per ongeluk op ‘Nee’ hebt gedrukt, de balienota alsnog afdrukken via de Klantenadministratie: menu Klant > Print klantgegevens > Nota materiaalvergoeding(en).

De nota wordt als pdf klaargezet in de browser.

Zolang de klant niet betaalt, heeft het exemplaar de substatus “F – Factuur“.
Afrekenen kan je doen via de Klantenadministratie: menu Klant > Financieel > Registraties. Zodra het bedrag afgerekend is, wordt het exemplaar automatisch afgeschreven. Hiervoor moet het materiaal volledig betaald worden, een gedeeltelijke betaling verwijdert het materiaal dus niet van de kaart. Bij opnieuw innemen wordt de vergoeding niet afgeboekt.

Handmatig opnemen in notaprocedure (NBE)

Wil je een klant een verloren of beschadigd materiaal laten vergoeden maar wil of kan je dat niet onmiddellijk doen aan de hand van een balienota, dan heb je de optie om het exemplaar manueel op te nemen in de notaprocedure. Hierbij rekent Wise de eventuele administratieve kost van een materiaalvergoedingsnota aan, en wordt een aparte berichtsoort aangemaakt (NBE – Handmatige materiaalvergoedingsnota).

Je kan het uitgeleende exemplaar in nota brengen vanuit het exemplaardetailscherm.

Ga hiervoor naar het menu ‘Status’ > ‘Opnemen in notaprocedure’.

Is het exemplaar al ingeleverd (status Binnen) dan kan het niet worden opgenomen in de notaprocedure, tenzij je het eerst opnieuw uitleent aan de lener die het moet vergoeden.

Het exemplaar verschijnt in het overzicht van de ‘Nota’s materiaalvergoeding’. Hoe de notaprocedure werkt, lees je in de les Berichten, bij het onderwerp Materiaalvergoedingsnota.