Hoe ga ik om met uitgesorteerde exemplaren?

Exemplaren die ingenomen worden aan de automaat maar die mogelijk nog een menselijke handeling of beslissing vereisen, krijgen status D – ‘Uitgesorteerd’.

Wat te doen

Een sorteerrobot sorteert deze exemplaren in een aparte bak. Maar bij gewone inleverautomaten moet je ze handmatig uitsorteren. Dat kan aan de hand van het overzicht (Exemplaren > Overzichten >) Uitgesorteerde exemplaren. Het is aangeraden om dit overzicht dagelijks op te vragen.

Dit rapport toont sinds 7.1.0 ook de kast waar het exemplaar normaal zou moeten staan. Dit kan handig zijn indien het uitgesorteerde exemplaar per ongeluk al terug gezet is.

Eventueel kan je de leverancier van de automaat ook vragen om een ticket te printen op moment van uitsorteren.

De verwerking is eenvoudig: je moet de exemplaren manueel innemen. Je krijgt dan van Wise de vraag wat ermee moet gebeuren.

Zolang exemplaren de status Uitgesorteerd hebben, worden ze in de publiekscatalogus getoond met status ‘Niet beschikbaar’.

Situaties waarbij uitgesorteerd wordt

Een exemplaar kan om verschillende redenen uitgesorteerd worden. De meest voorkomende redenen zijn:

– Gereserveerde titel: de medewerker krijgt bij manuele inname de vraag of dit exemplaar ‘Op de plank’ gezet moet worden (met andere woorden of je de reservatie wil honoreren met dit exemplaar).

– Exemplaren in nota: je krijgt geen melding en de materiaalvergoeding wordt automatisch geannuleerd. Opgelet: eventuele administratiekosten (per nota of per exemplaar) worden niet automatisch geannuleerd.

Waarom kunnen deze exemplaren niet dadelijk binnen gezet worden?

Doordat de exemplaren ‘door de handen gaan’ kan schade sneller opgemerkt worden. En in sommige bibliotheken gebruikt men dit moment om de admin. kosten kwijt te schelden (kan enkel manueel).

Maar vooral: bij betwistingen in kader van de deurwaarderprocedure kan je hierdoor uitsluiten dat exemplaren die in nota gezet zijn en waarvoor dus een factuur verstuurd is, direct door de automaat binnen gezet kunnen worden. Je ziet in de log de naam van de medewerker die de inname deed.

Als er geen melding getoond wordt, gaat het meestal om een exemplaar dat in nota stond (er zijn ook andere, minder vaak voorkomende situaties, bvb. een reservatie die na het uitsorteren geannuleerd werd). Als er geen melding komt, moet er geen actie genomen worden.

– Exemplaar van een andere vestiging: het exemplaar krijgt bij manuele inname de status T (Op transport). De medewerker krijgt een melding hiervan en kan het apart zetten voor transport. Er kan in dit geval ook een bon geprint worden om in dit exemplaar te steken.

– Exemplaren van een wisselcollectie: bij inname aan de balie verschijnt er een pop-up met de plaatsing van het exemplaar.

– Exemplaren gekoppeld aan een tijdelijke kast: bij inname aan de balie verschijnt er een pop-up met de plaatsing van het exemplaar. Voor meer info zie Kastenbeheer.

De leverancier kan per automaat eventueel instellen om bij deze situaties een balieticket te printen of een aangepaste melding te tonen om de klant te vragen het werk apart te zetten.

Het is niet altijd te achterhalen wat de reden was. Als er bij het manueel innemen geen melding komt en het boek ziet er oké uit, kan je het gewoon in het rek zetten. Mogelijk was er bijvoorbeeld een reservatie maar is deze inmiddels gehonoreerd of geannuleerd.

Alternatief: geen automatische inname

De servicedesk kan per automaat instellen om de inname van exemplaren met reservatie en/of exemplaren van andere vestiging en/of exemplaren in nota niet toe te staan.

De klant wordt dan met een melding verzocht om aan de balie in te leveren. De exemplaren blijven zolang uitgeleend op zijn kaart.