Laatste wijziging: 1 december 2025

Vestiging tijdelijk sluiten

Sluit een vestiging tijdelijk door verbouwingswerken of om andere redenen, neem dan contact op met de servicedesk.

Bij een geplande sluiting doe je dit minstens 4 weken op voorhand.

Bezorg volgende informatie:

• De start- en (vermoedelijke) einddatum van de sluiting
• Zit de instantie in een samenwerkingsverband?
• Kan er in de vestiging gereserveerd worden? Moet de vestiging tijdelijk geschrapt worden als afhaallocatie en/of leverende vestiging?
• Mag men nu al exemplaren van één vestiging in een andere vestiging binnenbrengen (is er transport tussen de vestigingen)?
• Wat gaat er gebeuren met de collectie tijdens de sluiting? (Deel) overbrengen naar een andere (tijdelijke) vestiging (of pop-up bib)? Leners kunnen x aantal weken voor sluiting uitlenen voor een extra lange periode zodat een groot deel van de werken niet verhuisd/ingepakt moeten worden? Deel wordt afgevoerd?
• Mag de collectie zichtbaar blijven op de publiekscatalogus?
• Krijgen leners x aantal weken voor de sluiting een extra lange uitleentermijn (kan via aanpassing leenmethode of via vakantie-uitleenmethode of via kalender)
• En/of moeten alle uitgeleende werken via seriemutatie een alternatieve inleverdatum krijgen (zo ja, wat met werken die al x dagen/weken te laat zijn)?

Wij controleren dan of er stappen genomen moeten worden, zoals:

• Publieksblokkade op werken – zodat ze onzichtbaar worden in de publiekscatalogus
• Reserveerblokkade op werken (in instanties met meerdere vestigingen en transport) – zodat exemplaren uit de gesloten vestiging niet in aanmerking komen voor reserveringen
• Reserveren en/of IBL volledig uitschakelen of aanpassen
• Nodige instellingen doorvoeren voor een tijdelijke mini-collectie of pop-up bib
• Vakantieleenmethode instellen of aanpassen

Wat kunnen jullie zelf al op voorhand doen:

• Boodschap op de bibwebsite zetten via een dringende mededeling.
• Bericht in Mijn Bibliotheek zetten via de MB-admin.
• Leners via andere kanalen informeren: nieuwsbrief, gemeentelijke kanalen, sociale media, …
• Leners met openstaande uitleningen aanschrijven met info rond sluiting (mailadressen via selectie – vraag meer info via servicedesk)
• Kalender ruim op voorhand aanpassen en de sluitingsdagen effectief op gesloten (of vakantie) zetten. Op die manier voorkom je dat leners een inleverdatum krijgen die in de sluitingsperiode valt. Ook voor de boete is dat belangrijk, dan tellen die dagen niet mee als boetedagen. Indien je boete aanrekent per kalenderdag i.p.v. openingsdag, dan moet de periode aangeduid staan als ‘vakantie’ en niet gewoon ‘gesloten’.
• Openingstijden ruim op voorhand aanpassen zodat de sluitingsdagen ook op de website zichtbaar worden
• Eventueel de inhoud van bepaalde berichten aanpassen via de berichteneditor zodat klanten weten dat de vestiging gesloten zal zijn, en eventueel meegeven in welke andere vestiging ze terechtkunnen voor het inleveren van uitgeleende werken en/of afhalen van gereserveerde exemplaren.

Opgelet: meer informatie over het definitief sluiten van een vestiging vind je op deze pagina.