Laatste wijziging: 8 september 2023

De kalender aanpassen

Elk jaar genereert Cultuurconnect een kalender voor het hele systeem met daarin de officiële feestdagen en de vaste wekelijkse sluitingsdagen van elke vestiging. Wil je bijkomende sluitingsdagen, boetevrije dagen of vakantieperiodes opgeven voor een bepaalde vestiging, dan kan dat via Vestigingsbeheer > Kalender.

Klik op een dag in de kalender en vervolgens x maal onderaan op [B], [G] of [V]. De status van x dagen is nu gewijzigd.

Boetevrij: Een boetevrije dag is een openingsdag. Deze dag kan een inleverdatum zijn, maar er zal geen boete voor worden aangerekend.
Gesloten: Een sluitingsdag is een dag waarop de vestiging gesloten is en die niet als inleverdatum kan worden gekozen. Afhankelijk van de door de bib gekozen optie zal er al dan niet boete aangerekend worden (zie hieronder bij boeteberekening). Krijgt een exemplaar bij het uitlenen of verlengen normaal gezien de ‘gesloten’ dag als inleverdatum, dan wordt de inleverdatum verschoven naar de eerstvolgende openingsdag (zie hieronder bij berekening van de inleverdatum).
Vakantie: Een vakantiedag is een dag waarop de vestiging gesloten is en die niet als inleverdatum kan worden gekozen. Er zal sowieso geen boete worden aangerekend voor deze dag. Krijgt een exemplaar bij het uitlenen of verlengen normaal gezien de ‘vakantie’ dag als inleverdatum, dan wordt de inleverdatum verschoven naar dezelfde dag van de week in de eerste week na de vakantieperiode (zie hieronder bij berekening van de inleverdatum).

OPGELET: wijzigen de standaard openingsdagen van je bib (bv. de bib is nu gesloten op vrijdag maar vanaf datum X wordt dat elke week een openingsdag, of omgekeerd, de bib is nu open op vrijdag maar vanaf datum X wordt dat een sluitingsdag), dan moet je de servicedesk verwittigen, zodat dit in Wise bij de instellingen van de vestiging kan aangepast worden. Op die manier zal die dag in de kalender van de volgende jaren al meteen correct staan als open of gesloten. Voor het huidige kalenderjaar kan je de aanpassingen dan manueel doen.

Boeteberekening

De boeteberekening hangt af van de keuze die je als bib hebt gemaakt tussen boeteberekening op openingsdagen of op kalenderdagen en tussen boete per dag of per periode (meestal 7 dagen).

• Werk je volgens de optie ‘boeteberekening op openingsdagen‘: dagen die op ‘Boetevrij’, ‘Gesloten’ of ‘Vakantie’ staan in de kalender, worden overgeslaan bij de berekening van de boete. Enkel dagen die op ‘Open’ staan zijn boetedagen.
• Werk je volgens de optie ‘boeteberekening op kalenderdagen‘: dagen die op ‘Boetevrij’ of ‘Vakantie’ staan, worden overgeslaan bij de berekening van de boete. Dagen die op ‘Gesloten’ of ‘Open’ staan zijn boetedagen.

Werk je met een boeteberekening per periode (bv. per week), dan kijkt Wise naar het ingestelde aantal dagen. Koos je bv. voor berekening per kalenderdag en per week (7 dagen), dan kijkt Wise terug vanaf de eerste dag na de inleverdatum die als boete meetelt (kalenderstatus ‘open’ of ‘gesloten’). Zolang het aantal boetedagen het aantal van 7 niet overstijgt, blijft het boetebedrag hetzelfde. Is het exemplaar 8 dagen te laat, dan wordt het boetebedrag verhoogd voor de volgende periode van 7 dagen.

Ook bij inleveren in een andere vestiging wordt naar de kalender van de vestiging gekeken waar de uitleen gebeurde.

Voorbeeld 1

Je rekent boete van € 0,50 per 7 dagen, geteld op kalenderdagen. Je bibliotheek is elke dag open behalve zondag, die in de kalender als ‘gesloten’ staat. Standaard zijn in het uitleenreglement ook 2 boetevrije dagen ingesteld. Een klant leende een werk, dat op maandag 8 november ingeleverd moest worden. Aangezien er 2 boetevrije dagen zijn, worden dinsdag 9 en woensdag 10 november niet meegeteld in de boeteberekening. Staat donderdag 11 november ingesteld als ‘open’ of ‘gesloten’ dan is dit de eerste boetedag. Op die dag wordt er dus € 0,50 aangerekend. Tijdens die eerste 7 boetedagen blijft het bedrag onveranderd. Levert de klant het werk pas in op donderdag 18 november, dan wordt er € 1 aangerekend (€ 0,50 voor de eerste boeteperiode en opnieuw € 0,50 omdat de tweede boeteperiode is gestart). Stel dat 11 november werd ingevoerd in de Wise-kalender als ‘vakantie’, dan zou die dag niet meetellen als boetedag en dan zou er pas op 12 november een eerste boetebedrag van € 0,50 worden aangerekend en vanaf vrijdag 19 november een nieuwe periode van 7 dagen ingaan met opnieuw € 0,50 extra aan boete.

Voorbeeld 2

Je rekent boete van € 0,50 per 7 dagen, geteld op openingsdagen. Je bibliotheek is elke dag open behalve zondag en maandag, die in de kalender als ‘gesloten’ staan. Een klant leende een werk, dat op dinsdag 9 november ingeleverd moest worden. Staat woensdag 10 november ingesteld als ‘open’ dan is dit de eerste boetedag. Op die dag wordt er dus € 0,50 aangerekend. Tijdens die eerste 7 boetedagen blijft het bedrag onveranderd. Zowel donderdag 11 november als zondag en maandag staan in de kalender als ‘gesloten’. Levert de klant het werk pas in op zaterdag 20 november, dan wordt er € 1 aangerekend (0,50 voor de eerste boeteperiode en opnieuw € 0,50 omdat de tweede boeteperiode is gestart).

Berekening van de inleverdatum

Bij uitlenen wordt op basis van de leentermijn de inleverdatum berekend. Als een inleverdatum berekend wordt die op een ‘Gesloten‘ dag valt dan wordt de eerstvolgende openingsdag als inleverdatum genomen.

Als een inleverdatum berekend wordt die op een ‘Vakantie‘ dag valt dan wordt de inleverdatum een week (of ev. meerdere weken) verschoven, tot de eerstvolgende zelfde weekdag na de vakantieperiode. Op die manier vermijd je overrompeling op de eerste openingsdag na een vakantieperiode en zorg je voor een meer gespreide inlevering over de eerste week na de vakantieperiode. Je kan de optie ook gebruiken wanneer je merkt dat klanten vaak een vaste dag hebben om de bib te bezoeken. Wanneer je een extra sluitingsdag in de kalender dan aangeeft als ‘Vakantie’ en niet als ‘Gesloten’, zal de klant niet de eerstvolgende openingsdag als inleverdatum krijgen, maar één week later op dezelfde dag van de week.

Opgelet: bij verlengen in wise of aan de automaat wordt rekening gehouden met de kalender van de vestiging waar je je bevindt (waar je ingelogd bent, of waar de automaat staat), niet de kalender van de vestiging waar het werk oorspronkelijk ontleend werd, voor berekening van de nieuwe inleverdatum (het is een verbetervoorstel om dit optioneel te maken).
Bij online verlengen speelt dit niet en wordt altijd gekeken naar de kalender van de vestiging waar het werk is ontleend.

Voorbeeld 1

Vestiging X sluit twee weken in de zomervakantie, van 12 tot en met 25 juli 2021. Deze periode wordt in de Wise-kalender aangeduid als ‘gesloten’.
Klant A leent een werk. De normale inleverdatum is dinsdag 13 juli. Omdat de periode tot en met 25 juli als ‘gesloten’ is ingegeven, wordt de nieuwe inleverdatum maandag 26 juli. Klant B leent een werk later dan klant A een werk uit. De normale inleverdatum is donderdag 23 juli. Omdat de periode tot en met 25 juli als ‘gesloten’ is ingegeven, wordt de nieuwe inleverdatum eveneens maandag 26 juli. Die maandag wordt dus de nieuwe inleverdatum voor alle werken die normaal gezien een inleverdatum in de gesloten periode zouden gekregen hebben.

Voorbeeld 2

Vestiging X sluit twee weken in de zomervakantie, van 12 tot en met 25 juli 2021. Deze periode wordt in de Wise-kalender aangeduid als ‘vakantie’.
Klant A leent een werk. De normale inleverdatum is dinsdag 13 juli. Omdat de periode tot en met 25 juli als ‘vakantie’ is ingegeven, wordt de nieuwe inleverdatum dinsdag 27 juli. Klant B leent een week later dan klant A een werk uit. De normale inleverdatum is donderdag 23 juli. Omdat de periode tot en met 25 juli als ‘vakantie’ is ingegeven, wordt de nieuwe inleverdatum donderdag 29 juli. Alle werken die normaal gezien een inleverdatum tussen 12 en 25 juli zouden gekregen hebben, krijgen nu een inleverdatum verspreid over de eerste week na de vakantieperiode.

Voorbeeld 3

Vestiging X sluit één dag, bv. op woensdag 21 juli 2021. Deze dag wordt in de Wise-kalender aangeduid als ‘vakantie’.
Klant A leent een werk. De normale inleverdatum is woensdag 21 juli. Omdat die dag als ‘vakantie’ is ingegeven, wordt de nieuwe inleverdatum woensdag 28 juli. Had de bibliotheek de sluitingsdag in de kalender als ‘Gesloten’ ingevuld, dan zou de nieuwe inleverdatum donderdag 22 juli worden.

Link met de bibliotheekwebsites

Wil je meer weten over de link tussen de Wisekalender en de sluitingsdagen op je bibliotheekwebsite, lees dan ook dit artikel.