Zijn speciale collecties welkom in het Bibliotheeksysteem?

Het Bibliotheeksysteem staat open voor de talloze speciale collecties die al in het provinciale systeem waren opgenomen als locatie of sublocatie van de bib: spelotheek, muziekacademie, kunstacademie, heemkundige kring, archiefbibliotheek, enzovoort.

Het Bibiotheeksysteem staat ook open voor nieuwe speciale collecties indien ze aan onderstaande voorwaarden voldoen. De basisvoorwaarde is dat de collectie eigendom is van de bibliotheek of van een lokale partner die formeel samenwerkt met een openbare bibliotheek in Vlaanderen. De partner (overheidsdienst of instelling) die de collectie beheert of eigenaar is van de speciale collectie noemen we de ‘collectiehouder’. De implementatie is in hetzelfde systeem als de openbare bibliotheek, en die bibliotheek is verantwoordelijk voor de ‘collectiehouder’.

De collectie is:

• Documentair (uitzondering: spelotheekmateriaal)
• Gratis raadpleegbaar voor het publiek (uitzondering: gevangenisbibliotheek)
• Zichtbaar in de webcatalogus (uitzondering: gevangenisbibliotheek)
• Bij de invoer van speciale collecties in het bibliotheeksysteem wordt dezelfde software gebruikt als het EBS en wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De invoer gebeurt door catalografen van de openbare bibliotheek, een netwerkcatalograaf of kan uitzonderlijk gedelegeerd worden aan een medewerker van de beherende instelling die voldoende catalografisch geschoold is.
• De openbare bibliotheek is eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de invoer, voert steekproeven uit en verbetert indien nodig beschrijvingen.
• Er wordt een collectie aangemaakt binnen de openbare bibliotheek: de collectiehouder wordt dus geen aparte bibliotheek in het bibliotheeksysteem en als er een uitleenreglement nodig is, wordt dat afgestemd met dat van de openbare bibliotheek.

Van zodra een andere instantie dan de openbare bibliotheek ‘collectiehouder’ is van de speciale collectie en/of andere personen dan bibliotheekmedewerkers hebben toegang nodig tot Wise, dient ook een addendum speciale collecties gesloten te worden tussen de bibliotheek en Cultuurconnect. Wie een speciale collectie wil aansluiten op Het Bibliotheeksysteem neemt best contact op met servicedesk@cultuurconnect.be. Indien nodig maakt Cultuurconnect een addendum, op basis van de info die we van de bibliotheek ontvangen (naam en adres van de collectie en naam van de collectiehouder). Een voorbeeld van zo’n addendum vind je hieronder.

De bibliotheek doet er aanvullend goed aan om een afsprakenkader vast te leggen met de collectiehouder, bv. in een afsprakennota. Die afspraken betreffen de relatie tussen de bibliotheek en de collectiehouder en dienen niet met Cultuurconnect overlegd te worden. Het spreekt voor zich dat deze onderlinge afspraken niet kunnen afwijken van het kader dat in het addendum speciale collecties geformaliseerd wordt. Cultuurconnect maakte een checklist van afspraken (die je hieronder kan downloaden) die best in die afsprakennota landen.

Voor gevangenisbibliotheken geldt een specifiek kader en addendum.