Laatste wijziging: 7 december 2023

Zijn speciale collecties welkom in het Bibliotheeksysteem?

Het Bibliotheeksysteem staat open voor verschillende soorten speciale collecties, zolang ze voldoen aan de onderstaande voorwaarden. Het kan gaan om de collectie van een spelotheek, academie, heemkundige kring, zorginstelling, museum… 

Voorwaarden voor het toevoegen van een speciale collectie

De basisvoorwaarde is dat de collectie 
ofwel in beheer is van een Nederlandstalige openbare bibliotheek in Vlaanderen of Brussel
ofwel in beheer is van een lokale partner waar de bibliotheek formeel mee samenwerkt (zie verder).

Bijkomende voorwaarden:

  • De collectie is documentair (uitzondering: spelotheekmaterialen)
  • De collectie is gratis raadpleegbaar voor het publiek
  • De collectie is zichtbaar in de webcatalogus (uitzondering: gevangenisbibliotheken en scholen)
  • Bij de invoer van de collectie wordt de software van het Bibliotheeksysteem gebruikt en wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De openbare bibliotheek heeft de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de invoer.
  • De collectie wordt in het Bibliotheeksysteem opgenomen als onderdeel van de openbare bibliotheek en werkt, indien van toepassing, volgens het uitleenreglement en met het ledenbestand van de bibliotheek

Wanneer is er een addendum op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek nodig?  

Zodra een andere organisatie dan de openbare bibliotheek de beheerder of ‘collectiehouder’ is van de speciale collectie. Dit kan zowel een andere dienst van dezelfde stad of gemeente zijn, als een externe instelling binnen het werkgebied van de bibliotheek.

Omdat de afspraken in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek enkel gelden voor de openbare bibliotheek, moet er een addendum ‘aansluiting speciale collecties‘ worden gesloten op die overeenkomst. Dat addendum bevat een aantal afspraken en legt het bredere kader vast waarbinnen de speciale collectie toegevoegd wordt aan het Bibliotheeksysteem. Het moet ondertekend worden door dezelfde organisatie of inrichtende macht die de Overeenkomst ondertekende (Stad, Gemeente, AGB, vzw…) en door Cultuurconnect. In het addendum wordt dit de Abonnee genoemd.

Aangezien de aanwezigheid in en het gebruik van het Bibliotheeksysteem onder de verantwoordelijkheid van de openbare bibliotheek valt, is het belangrijk dat een afsprakenkader wordt vastlegt met de collectiehouder, bijvoorbeeld in een afsprakennota. Onderaan deze pagina vind je een checklist met zaken die je best onderling regelt en die je dus in een nota kan opnemen. Dit zijn onderlinge afspraken tussen de bibliotheek en de collectiehouder en moeten niet aan Cultuurconnect  bezorgd worden. Ze mogen wel niet in tegenspraak zijn met de voorwaarden die in het addendum zijn opgenomen. 

Opgelet: ook indien de openbare bibliotheek zelf de collectiehouder is, maar niet-bibliotheekmedewerkers willen gebruik maken van het Bibliotheeksysteem (bijvoorbeeld leerkrachten of medewerkers van een dienstencentrum) moet er een addendum op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek gesloten worden.

Nieuwe informatie sinds 5 december 2023: jaarlijkse vergoeding vanaf 1 januari 2024

Voor elke vestiging die Cultuurconnect na 1 januari 2024 aanmaakt in het Bibliotheeksysteem om een speciale collectie te huisvesten waarvan de bibliotheek zelf geen beheerder is, zal jaarlijks een vergoeding van 500 euro (incl. BTW) worden aangerekend. Dit bedrag zal net als de algemene kosten voor het gebruik van het Bibliotheeksysteem, elk jaar worden geïndexeerd (vanaf 1 januari 2025).
Deze regeling geldt niet voor collecties waarvoor vóór 1 januari 2024 al een addendum ‘aansluiting speciale collecties’ was afgesloten.

Aan het toevoegen van de vestiging zelf zijn geen eenmalige kosten verbonden, tenzij het om een conversie zou gaan (zie hieronder).

Opgelet: Gaat het om een grote collectie (meer dan 10.000 titels) en/of gaat het om een conversie waarbij titels en exemplaren van een bestaand systeem moeten worden overgezet naar Wise, neem dan eerst contact op met Cultuurconnect (bibliotheeksysteem@cultuurconnect.be) om te bekijken wat er mogelijk is. De kostprijs voor het importeren van titel- en exemplaardata in Wise is (onder voorbehoud van indexering) 4.400 euro (incl. BTW). De kostprijs voor een export uit het huidige systeem is na te vragen door de collectiehouder bij de huidige bibliotheeksysteemleverancier.

Hoe pak ik dit concreet aan? 

Een openbare bibliotheek die een speciale collectie wil aansluiten op het Bibliotheeksysteem neemt best contact op met servicedesk@cultuurconnect.be met de vermelding van naam en adres van de collectie en de naam van de collectiehouder. Indien nodig maakt Cultuurconnect een addendum op. Een voorbeeld van het aangepaste addendum (in gebruik vanaf 1/1/2024) vind je onderaan.

Voor gevangenisbibliotheken geldt een specifiek kader en addendum. Neem ook hiervoor contact op met servicedesk@cultuurconnect.be