Laatste aanpassing op 27 juni 2022

Hoe plaats ik exemplaren in Magazijn?

Er zijn twee manieren om duidelijk te maken dat bepaalde materialen niet toegankelijk zijn voor het publiek, die je ook kan combineren. Afhankelijk van de situatie in jouw bibliotheek en de manier waarop je te werk gaat kies je zelf welke mogelijkheden je gebruikt.

1. Je gebruikt een aparte kast waarvan je aan de omschrijving duidelijk kan zien dat het om een magazijnkast gaat. Je voegt eventueel ook toe wat de lener moet doen. Bijvoorbeeld: Magazijn fictie – Opvragen aan de balie. Heb je nog geen aparte kast met de verwoording ‘Magazijn X’ vraag dan aan servicedesk om één of meerdere extra kasten aan te maken.
2. Je gebruikt de exemplaarstatus ‘Y-Magazijn’.

Wat zijn de gevolgen van de exemplaarstatus ‘Y-magazijn’?

• In de Wise catalogus wijzigt de Effectieve status naar ‘Y-Magazijn’ maar de Status blijft ‘B-Binnen’.
• In de publiekscatalogus wijzigt de beschikbaarheidsstatus van ‘Binnen’ naar ‘Magazijn’. De plaatsing (kast, e.a.) en de reserveerbaarheid blijven ongewijzigd.
• Exemplaren met deze status worden ‘uitgesorteerd’ (=status D) voor manuele inname.
• Bij het maken van de BIOS-statistieken worden exemplaren met deze status geteld als ‘Magazijn-exemplaren’.

Hoe gebruik je deze status?

Door in de exemplaargegevens in de plaatsing (groep 2) ‘magazijn’ aan te vinken. Zo lang dit aangevinkt blijft, zal het exemplaar na inname opnieuw de status ‘Y-Magazijn’ krijgen in plaats van ‘B-Binnen’.

Wil je dat alle exemplaren in een bepaalde kast deze magazijnstatus krijgen, dan kan je best de instelling van de kast wijzigen. In het Kastenbeheer kan je per kast Magazijn: handmatig (=standaard) aanpassen naar Ja. Alle exemplaren die je (ook later nog) in deze kast plaatst, worden dan magazijnexemplaren. Verplaats je een exemplaar nadien naar een andere ‘open’ kast die de standaardinstelling handmatig heeft, dan zal je het vinkje zelf moeten uitzetten. Wil je de status voor alle exemplaren van de kast weghalen dan pas je de instelling van die kast aan van Ja naar Nee. Opgelet: bij dergelijke wijzigingen aan een kast worden de exemplaren pas tijdens een nachtelijke routine in Wise aangepast.

Opvolging van status Y

Exemplaren met status Y-Magazijn kan je oplijsten door een selectie te maken op exemplaren waarbij de rubriek Magazijn = J.

Wat met wisselende magazijnexemplaren?

Wil je bepaalde exemplaren tijdelijk onderbrengen in je magazijn, bijvoorbeeld themaboeken over sinterklaas, kerst… dan heb je dus verschillende mogelijkheden om dit aan te geven in de catalogus:

• Een aparte kast per thema gebruiken waarvan je de omschrijving telkens aanpast (het woord ‘magazijn’ weghalen wanneer de exemplaren in de bibliotheek geplaatst worden en omgekeerd).
• Werken met een aparte ‘open’ kast ‘Seizoensboeken’ en de exemplaren telkens via seriemutatie verplaatsen van een magazijnkast naar deze kast en omgekeerd. Je kan dit ook doen met een tijdelijke kast.
• Op exemplaarniveau ‘magazijn’ aanvinken wanneer je de exemplaren verplaatst van een ‘open’ kast naar het magazijn en omgekeerd. Hou er rekening mee dat bij het maken van de BIOS-statistieken enkel de exemplaren waar het vinkje op dat ogenblik aan staat als magazijncollectie geteld zullen worden.

Voorbeeld

Van de collectie grootletterboeken zijn 2 delen opgeborgen (niet uitleenbaar) en 1 deel in open kast (uitleenbaar). Per kwartaal wordt er gewisseld en komt er een ander deel van de collectie beschikbaar in open kast.

Maak een afzonderlijke kast aan per onderdeel, bijvoorbeeld GL1, GL2 en GL3.
Onder Kastenbeheer kan je bij de kast die ‘in magazijn gaat’ Magazijn op Ja zetten. Alle exemplaren in die kast krijgen dan het magazijn-vinkje (= status Y). Hierdoor wijzigt in de publiekscatalogus de beschikbaarheidsstatus naar ‘Magazijn’ en worden ze bij inname uitgesorteerd.
Omgekeerd kan je bij de kast die ‘uit magazijn komt’ Magazijn op Nee zetten. De status Y wordt dan verwijderd bij alle exemplaren.

Optioneel kan je ook telkens de omschrijving aanpassen (bijvoorbeeld het woord ‘magazijn’ weghalen wanneer de exemplaren in de bibliotheek geplaatst worden en omgekeerd).

Hou er rekening mee dat de wijziging pas na het weekend zichtbaar wordt in de publiekscatalogus (bulk-wijziging van exemplaren wordt enkel met de full import doorgegeven).