Exemplaren afschrijven

Manueel afschrijven

Laatst aangepast op 17 augustus 2023

Wil je één of enkele exemplaren afschrijven of afvoeren, dan kan je vertrekken vanop het exemplaardetailscherm en onder de menu-ingang ‘Status’ kiezen voor ‘Afschrijven’.

Wil je daarentegen meerdere werken na elkaar afvoeren, dan kan dat sneller via het hoofdmenu ‘Exemplaren’ > ‘Afschrijven’. Op die manier kan je een hele reeks werken snel afvoeren.

Scan de barcode van het exemplaar dat je wil afschrijven. Je kan hier ook de reden voor afschrijven ingeven. Standaard is dit ingevuld met ‘verouderd’.
Met spatie kan je het afschrijven bevestigen, met Escape kan je nog annuleren.

Indien het af te schrijven exemplaar meteen ook het laatste exemplaar in de ganse Wise-catalogus is (m.a.w. ook in andere Wise-instanties is er geen enkel ander exemplaar mee dat vasthangt aan deze titel), dan krijg je een pop-up met de melding dat dit het laatste exemplaar is. Let op, het kan uiteraard wel zijn dat er nog een andere editie bestaat van dit werk (bv. ander jaar van uitgave), en dat een andere Wise-instantie wel nog exemplaren van die versie in het bezit heeft).

Wil je voorkomen dat een exemplaar afgeschreven wordt (bijvoorbeeld omdat het zeldzaam is of altijd nodig zal zijn), kun je het een afschrijfblokkade geven. Dat doe je door het hokje ‘Afschr.blokkade’ aan te vinken in het exemplaardetailscherm.

Je kunt per exemplaar instellen dat er een pop-up met boodschap verschijnt bij het afvoeren. Dit is nuttig voor exemplaren die je na afschrijving een tweede leven wil geven, bijvoorbeeld in een ziekenhuis of school.

Opgelet: een uitgeleend werk kan je niet afschrijven!

Afgeschreven exemplaren zijn nog 30 dagen zichtbaar in de Wise-catalogus (maar niet in de publiekscatalogus uiteraard) met de status A(fgeschreven).
Ze blijven nog 25 maanden verborgen in de databank zitten. Via selecties kan je ze gedurende die tijd nog vinden.

(Na 30 dagen verdwijnen ze uit de Wise-catalogus, maar ook daarna kan je ze nog terugvinden, via het menu Exemplaren>’Inzien‘).

Afschrijven ongedaan maken

Je kan een exemplaar terug in collectie brengen door via het exemplaarmuteerscherm te kiezen voor submenu Status en vervolgens “Afschrijving ongedaan maken“.

OPGELET: wanneer je de afschrijving van een exemplaar met oude barcode ongedaan wil maken, dan moet je het exemplaar EERST omlabelen naar een barcode beginnend met een 3000-nr.

Je kan ook het afgeschreven exemplaar als een zogezegd nieuw exemplaar koppelen, zoals je zou doen met een echt nieuw exemplaar, en er dan een nieuwe barcode (3000-nummer) aan geven.

In bulk afschrijven

Je kan in bulk afschrijven via een seriemutatie, maar dat is alleen mogelijk voor exemplaren met status ‘Vermist’. 
Hebben ze deze status nog niet dan kan je ze eerst op status ‘Vermist’ zetten. Ook dat kan via seriemutatie.
Opgelet: uitgeleende exemplaren kunnen niet vermist gezet worden.

Je kan de seriemutatie uitvoeren op een selectie. Bijvoorbeeld:
settype: exemplaren
selectieregels:
E: materiaal = C6  (alle volwassene cd’s) AND
E: status != A   (om de exemplaren die reeds afgeschreven zijn uit te sluiten)
>verhoog het maximum >uitvoeren
>Set: seriemutatie

Probeer het eerst uit op test1. Een seriemutatie kan zeer grote hoeveelheden gegevens wijzigen, het kan niet ongedaan gemaakt worden, een fout kan dus leiden tot zeer veel manueel werk.