Laatste wijziging: 1 juni 2026

Zijn speciale collecties welkom in het Bibliotheeksysteem?

Het Bibliotheeksysteem staat open voor verschillende soorten speciale collecties, zolang ze voldoen aan de onderstaande voorwaarden. Het kan gaan om de collectie van een spelotheek, academie, heemkundige kring, zorginstelling, museum… 

• Voorwaarden voor het toevoegen van een speciale collectie
• Wanneer is een addendum op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek nodig?
• Afsprakenkader
• Jaarlijkse vergoeding sinds 1 januari 2024
• Conversie
• Hoe pak ik dit concreet aan? 

Voorwaarden voor het toevoegen van een speciale collectie

De basisvoorwaarde is dat de collectie 

ofwel in beheer is van een Nederlandstalige openbare bibliotheek in Vlaanderen of Brussel
ofwel in beheer is van een lokale partner waar de bibliotheek formeel mee samenwerkt (zie verder).

Bijkomende voorwaarden:

• De collectie is documentair (uitzondering: spelotheekmaterialen)
• De collectie is gratis raadpleegbaar voor het publiek
• De collectie is zichtbaar in de publiekscatalogus (uitzondering: gevangenisbibliotheken)
• Bij de invoer van de collectie wordt de software van het Bibliotheeksysteem gebruikt en wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De openbare bibliotheek heeft de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de invoer.
• De collectie wordt in het Bibliotheeksysteem opgenomen als onderdeel van de openbare bibliotheek en werkt, indien van toepassing, volgens het uitleenreglement en met het ledenbestand van de bibliotheek

Wanneer is een addendum op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek nodig?  

Omdat de afspraken in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek enkel gelden voor de openbare bibliotheek zelf, en niet voor externe partners, moet er een addendum ‘aansluiting speciale collecties‘ of ‘uitbestede collectie’ worden gesloten op die overeenkomst. Het addendum bevat een aantal afspraken en legt het bredere kader vast voor het gebruik van het Bibliotheeksysteem. Het moet ondertekend worden door Cultuurconnect én door dezelfde organisatie of inrichtende macht die de Overeenkomst ondertekende (Stad, Gemeente, AGB, vzw…). In het addendum wordt die de Abonnee genoemd.

Er zijn twee mogelijke situaties waarin een addendum nodig is:

1. De openbare bibliotheek is niet de eigenaar of de ‘collectiehouder’ van de speciale collectie. De collectiehouder kan een andere dienst van dezelfde stad of gemeente zijn, of een externe instelling binnen het werkgebied van de bibliotheek. (= addendum ‘speciale collectie’)

2. De openbare bibliotheek besteedt een deel van haar collectie uit aan een ‘collectieontvanger’. Dit kan een andere dienst van de stad/gemeente zijn, of een externe instelling binnen het werkgebied van de bibliotheek (= addendum ‘uitbestede collectie’)

Extra voorwaarde sinds 1/6/2026:

De collectiehouder of de collectieontvanger mag geen basis- of secundaire school zijn. Zolang er geen structurele oplossing is voor de knelpunten en noden van scholen en van bibliotheken met een schoolvestiging, kunnen er geen extra schoolvestigingen meer worden toegevoegd aan het Bibliotheeksysteem. Dit geldt niet voor bibliotheken die eerder al een addendum ‘uitbestede collecties’ hebben getekend.

Afsprakenkader

Aangezien de aanwezigheid in en het gebruik van het Bibliotheeksysteem onder de verantwoordelijkheid van de openbare bibliotheek valt, is het belangrijk dat een afsprakenkader wordt vastlegt met de collectiehouder of de collectieontvanger, bijvoorbeeld in een afsprakennota. Onderaan deze pagina vind je een checklist met zaken die je best onderling regelt en dus in een nota opneemt. Dit zijn onderlinge afspraken tussen de bibliotheek en de collectiehouder of collectieontvanger en moeten niet aan Cultuurconnect  bezorgd worden. Ze mogen wel niet in tegenspraak zijn met de voorwaarden die in het addendum zijn opgenomen. 

Jaarlijkse vergoeding sinds 1 januari 2024

Voor elke vestiging die Cultuurconnect na 1 januari 2024 aanmaakt in het Bibliotheeksysteem om een speciale collectie te huisvesten waarvan de bibliotheek zelf geen collectiehouder is (= addendum ‘speciale collectie’) wordt jaarlijks een recurrente basisvergoeding van 500 euro (incl. BTW) aangerekend.

Opgelet: dit bedrag wordt net als de algemene kosten voor het gebruik van het Bibliotheeksysteem, elk jaar geïndexeerd. Vanaf 1 januari 2025 betekent dit een vergoeding van 516,21 euro.

Aanvullend:

• Deze regeling geldt niet voor collecties waarvoor vóór 1 januari 2024 al een addendum ‘aansluiting speciale collecties’ was afgesloten, zij blijven vrijgesteld van kosten.
• Voor het toevoegen van nieuwe vestigingen onder een addendum ‘Uitbestede collectie’ (situatie 2) moet er geen jaarlijkse vergoeding worden betaald.
• Aan het aanmaken van de vestiging zelf zijn geen eenmalige kosten verbonden.

Conversie

Wil je een grote collectie toevoegen aan Wise (meer dan 10.000 titels) en/of zijn de titels en exemplaren al ontsloten in een bestaand systeem, dan kan een conversie interessant zijn. Neem hiervoor altijd eerst contact op met Cultuurconnect (bibliotheeksysteem@cultuurconnect.be), om samen te bekijken wat er mogelijk is. De kostprijs voor het importeren van titel- en exemplaardata in Wise is 4.400 euro (incl. BTW, 2025). Deze prijs is onderhevig aan indexatie en moeten we verifiëren met leverancier OCLC. De kostprijs voor een export uit het huidige systeem moet de collectiehouder zelf navragen bij de huidige bibliotheeksysteemleverancier. De export moet bovendien voldoen aan de voorwaarden van de leverancier OCLC om effectief in aanmerking te komen voor een conversie.

Ik wil een speciale collectie toevoegen, hoe pak ik dit concreet aan? 

Een openbare bibliotheek die een speciale collectie wil aansluiten op het Bibliotheeksysteem of een collectie wil uitbesteden, moet contact opnemen met servicedesk@cultuurconnect.be. Geef aan om wat voor collectie het gaat en vermeld zeker naam en adres van de partnerorganisatie. Wij kunnen je informeren of je collectie voldoet aan de voorwaarden, welke samenwerkingsvorm de interessantste is en maken indien nodig een addendum op.

Een voorbeeld van de twee verschillende addenda vind je onderaan.

Voor gevangenisbibliotheken geldt een specifiek kader en addendum. Neem ook hiervoor contact op met servicedesk@cultuurconnect.be.