Laatste wijziging: 12 augustus 2025
Zijn speciale collecties welkom in het Bibliotheeksysteem?
Het Bibliotheeksysteem staat open voor verschillende soorten speciale collecties, zolang ze voldoen aan de onderstaande voorwaarden. Het kan gaan om de collectie van een spelotheek, school, academie, heemkundige kring, zorginstelling, museum…
Voorwaarden voor het toevoegen van een speciale collectie
De basisvoorwaarde is dat de collectie
ofwel in beheer is van een Nederlandstalige openbare bibliotheek in Vlaanderen of Brussel
ofwel in beheer is van een lokale partner waar de bibliotheek formeel mee samenwerkt (zie verder).
Bijkomende voorwaarden:
- De collectie is documentair (uitzondering: spelotheekmaterialen)
- De collectie is gratis raadpleegbaar voor het publiek
- De collectie is zichtbaar in de webcatalogus (uitzondering: gevangenisbibliotheken en scholen)
- Bij de invoer van de collectie wordt de software van het Bibliotheeksysteem gebruikt en wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De openbare bibliotheek heeft de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de invoer.
- De collectie wordt in het Bibliotheeksysteem opgenomen als onderdeel van de openbare bibliotheek en werkt, indien van toepassing, volgens het uitleenreglement en met het ledenbestand van de bibliotheek
Wanneer is er een addendum op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek nodig?
Omdat de afspraken in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek enkel gelden voor de openbare bibliotheek zelf, en niet voor externe partners, moet er een addendum ‘aansluiting speciale collecties‘ of ‘uitbestede collectie’ worden gesloten op die overeenkomst. Het addendum bevat een aantal afspraken en legt het bredere kader vast voor het gebruik van het Bibliotheeksysteem. Het moet ondertekend worden door Cultuurconnect én door dezelfde organisatie of inrichtende macht die de Overeenkomst ondertekende (Stad, Gemeente, AGB, vzw…). In het addendum wordt dit de Abonnee genoemd.
Er zijn twee mogelijke situaties waarin een addendum nodig is:
- De openbare bibliotheek is niet de eigenaar of de ‘collectiehouder’ van de speciale collectie. De collectiehouder kan zowel een andere dienst van dezelfde stad of gemeente zijn, als een externe instelling binnen het werkgebied van de bibliotheek.
- De openbare bibliotheek besteedt een deel van haar collectie uit aan een externe instelling of een andere dienst van de stad/gemeente, nl. de ‘collectieontvanger’.
Aangezien de aanwezigheid in en het gebruik van het Bibliotheeksysteem onder de verantwoordelijkheid van de openbare bibliotheek valt, is het belangrijk dat een afsprakenkader wordt vastlegt met de collectiehouder resp. de collectieontvanger, bijvoorbeeld in een afsprakennota. Onderaan deze pagina vind je een checklist met zaken die je best onderling regelt en die je dus in een nota kan opnemen. Dit zijn onderlinge afspraken tussen de bibliotheek en de collectiehouder of collectieontvanger en moeten niet aan Cultuurconnect bezorgd worden. Ze mogen wel niet in tegenspraak zijn met de voorwaarden die in het addendum zijn opgenomen.
Nieuwe informatie sinds 5 december 2023: jaarlijkse vergoeding vanaf 1 januari 2024
Voor elke vestiging die Cultuurconnect na 1 januari 2024 aanmaakt in het Bibliotheeksysteem om een speciale collectie te huisvesten waarvan de bibliotheek zelf geen collectiehouder is, zal jaarlijks een recurrente basisvergoeding van 500 euro (incl. BTW) worden aangerekend. Dit bedrag zal net als de algemene kosten voor het gebruik van het Bibliotheeksysteem, elk jaar worden geïndexeerd (vanaf 1 januari 2025 dus 516,21 euro).
Deze regeling geldt niet voor collecties waarvoor vóór 1 januari 2024 al een addendum ‘aansluiting speciale collecties’ was afgesloten, zij blijven vrijgesteld van kosten.
Wordt er een nieuwe vestiging toegevoegd aan het Bibliotheeksysteem onder het addendum ‘Uitbestede collectie’ (situatie 2), dan blijft de bibliotheek collectiehouder en moet er geen jaarlijkse vergoeding worden betaald.
Voor het aanmaken van de vestiging in het bibliotheeksysteem zijn geen eenmalige kosten verbonden.
Gaat het om een grote collectie (meer dan 10.000 titels) en/of zijn titels en exemplaren al ontsloten in een bestaand systeem en moeten deze worden overgezet naar Wise, dan kan een conversie interessant zijn. Neem eerst contact op met Cultuurconnect (bibliotheeksysteem@cultuurconnect.be) om te bekijken wat er mogelijk is. De kostprijs voor het importeren van titel- en exemplaardata in Wise is 4.400 euro (incl. BTW, 2025). Deze prijs is onderhevig aan indexatie en moeten we verifiëren met leverancier OCLC. De kostprijs voor een export uit het huidige systeem is na te vragen door de collectiehouder bij de huidige bibliotheeksysteemleverancier.
Hoe pak ik dit concreet aan?
Een openbare bibliotheek die een speciale collectie wil aansluiten op het Bibliotheeksysteem of een collectie wil uitbesteden moet contact opnemen met servicedesk@cultuurconnect.be. Geef aan om wat voor collectie het gaat en vermeld zeker naam en adres van de partnerorganisatie. Wij kunnen je informeren of je collectie voldoet aan de voorwaarden, welke samenwerkingsvorm de interessantste is en maken indien nodig een addendum op.
Een voorbeeld van de twee verschillende addenda vind je onderaan.
Voor gevangenisbibliotheken geldt een specifiek kader en addendum. Neem ook hiervoor contact op met servicedesk@cultuurconnect.be.