Laatste wijziging: 12 juli 2024
Hoe ziet een fusietraject er uit?
Indien twee of meer gemeenten fusioneren moeten ook de bibliotheken worden samengevoegd, wat betekent dat ze binnen de diensten van Cultuurconnect van afzonderlijke bibliotheken of instanties naar één instantie gaan. Hier vinden jullie informatie over de belangrijkste zaken om rekening mee te houden bij zo’n aanpassing en een algemeen stappenplan.
Onderaan is ook een overzicht opgenomen van de volgorde en timing van de huidige fusietrajecten.
Algemeen
Contracten voor de diensten van Cultuurconnect die op het ogenblik van de effectieve gemeentelijke fusie nog lopende zijn, blijven gewoon gelden. Er hoeven dus geen nieuwe contracten te worden afgesloten. Vanaf dan zullen facturen wel berekend worden op basis van het gezamenlijke inwonersaantal.
Je stemt dus best op voorhand af welke digitale collecties en welke belevings- en inspiratiediensten je zal aanbieden als fusiebibliotheek. Opgelet: opzeggen van een collectie moet in september van het jaar voordien.
De leverancier van Wise voert op een afgesproken moment (voor of na de gemeentelijke fusie) een conversie uit op jullie data om alle exemplaren, leners, financiële posten… over te zetten van de ene instantie naar de andere instantie.
Hiervoor moet de bibliotheek 2 dagen gesloten zijn.
Pas na die conversie in het Bibliotheeksysteem kunnen de websites worden samengevoegd en de leners worden overgezet naar een andere Mijn Bibliotheek organisatie. Extra dienstverlening die je aan je leners aanbiedt via Mijn Bibliotheek zoals online betalen of online inschrijven zal vanaf dan automatisch gelden voor alle leners van de fusiebibliotheek. Aangezien er dan maar één lenersbestand en Mijn Bibliotheek omgeving meer is, zal er ook geen aparte toegang meer mogelijk zijn tot digitale diensten (behalve Kiosk).
Werkt elke bibliotheek met de besteladministratie in Wise en eventueel ook een bestelkoppeling, dan zal die ook vanaf dan worden samengevoegd.
Kostprijs
Per fusie moet éénmalig 7.260 euro (incl. BTW) worden betaald. Deze vergoeding omvat het werk van Cultuurconnect én de leverancier van het Bibliotheeksysteem. Indien er aanpassingen moeten gebeuren door zelfuitleenleveranciers (bv voor een prefixmechanism of om testen uit te voeren) dan komen die hier nog bovenop.
Voorbereiding
Een heleboel parameters in Het Bibliotheeksysteem moeten gelijkgeschakeld worden (uitleenreglement, abonnementen, tarieven, nota’s…). Leners kunnen niet in één beweging worden overgezet naar een ander abonnement. Als dat wel nodig nodig is voor de fusie begin je dus best ruim op voorhand met het afstemmen van jullie abonnementen in Wise.
Lenersnummers die dubbel voorkomen in de fusiebibliotheken, maar aan verschillende klantrecords zijn gekoppeld, moeten op voorhand zoveel mogelijk worden opgekuist. Hiervan bezorgt Cultuurconnect lijsten.
Om te vermijden dat na de samenvoeging in het Bibliotheeksysteem een verkeerd exemplaar kan worden ingenomen of uitgeleend, wordt onderzocht of er exemplaarnummers in Wise dubbel voorkomen binnen de fusiebibliotheken. Dubbels moeten op voorhand worden omgelabeld. Indien er ook exemplaren kunnen worden uitgewisseld tussen de bibliotheken, moet worden onderzocht worden of er (verschillende) prefixmechanismen in gebruik zijn en hoe die kunnen worden aangepast. Cultuurconnect ondersteunt dit onderzoek van de bibliotheken.
Nieuwe berichtsoorten die in gebruik zullen worden genomen kunnen op voorhand worden ingesteld of aangepast.
Aangepast of nieuwe teksten op de bibliotheekwebsite kunnen op voorhand worden klaargezet.
Stappenplan
- Opstartoverleg (CC en bibs)
- ongeveer 12 maanden op voorhand
- Cultuurconnect bezorgt en geeft toelichting bij: een overzicht van de huidige parameters, met ruimte om aanpassingen in te vullen, indien nodig een sjabloon om een nieuw reglement door te geven, een overzicht van op te kuisen leners en exemplaren, een analyse van de exemplaren en mogelijke scenario’s om ze uniek te maken
- samen overlopen wat de specifieke situatie is van de fusie en een planning opstellen
- Overleg start conversietraject (CC en bibs)
- ongeveer 4 maanden op voorhand
- samen overlopen van de ingevulde documenten (huiswerkbespreking)
- svz opkuis bespreken
- samen alles overlopen om te zien waarover nog openstaande vragen of onduidelijkheden zijn
- komende overlegmomenten, deadlines en tijdstip sluiting en heropening vastleggen
- Testconversie uitvoeren (CC en OCLC)
- Voorbereiding opleiding (CC en bibs)
- Opleiding + toegang testomgeving + stappenplan conversie (CC en bibs)
- 3 à 4 weken op voorhand
- naar gelang de noden van de bib geeft Cultuurconnect een korte toelichting bij verschillende aspecten die zullen wijzigen vanaf de conversie
- Cultuurconnect bezorgt en geeft toelichting bij een overzicht met mogelijke scenario’s om de conversie te testen
- Cultuurconnect bezorgt een stappenplan voor de sluiting en heropening
- Definitieve conversie uitvoeren en testen (CC, OCLC en bibs)
- bibliotheek sluit (ook online)
- conversie wordt uitgevoerd en getest
- parameters worden aangepast
- Mijn Bibliotheek en bibliotheekwebsite worden aangepast
- functionele testen worden uitgevoerd
- bibliotheek gaat opnieuw open
Standaard gaan alle contactmomenten online door, maar er kan samen wel gekeken of een verplaating mogelijk is.
Planning gemeentelijke fusies 1/1/2025
| Fusie | Definitieve conversie |
| Tongeren en Borgloon | 27 november 2023 |
| Bilzen en Hoeselt | 3 juni 2024 |
| Melle en Merelbeke | 12 november 2024 |
| Hasselt en Kortessem | 9 december 2024 |
| Ruiselede en Wingene | 6 januari 2025 |
| Lochristi en Wachtebeke | 13 januari 2025 |
| Antwerpen en Borsbeek | 2 april 2025 |
| Ham en Tessenderlo | 14 april 2025 |
| Meulebeke en Tielt | 6 mei 2025 |
| Galmaarden, Gooik en Herne | 16 juni 2025 |
| De Pinte en Nazareth | 7 juli 2025 |
| Lokeren en Moerbeke | 10 november 2025 |
| Beveren, Kruibeke en Zwijndrecht | ? |