Laatste wijziging: 22 november 2024

Aanpassingen aan de reglementen (RMT’s)

Aanpassingen aan de reglement regels in het Bibliotheeksysteem geef je best minstens 2 weken voor ze ingaan door aan de servicedesk.

Bepaalde wijzigingen kunnen worden klaargezet zodat ze op een bepaalde datum automatisch opgepikt worden, andere wijzigingen moeten op een bepaald moment worden aangepast, of ingepland worden door OCLC. Dit kan enkel op een werkdag (geen feestdagen, zaterdagen of zondagen). Wanneer het nieuwe reglement bijvoorbeeld in gaat op 1 januari of 1 mei, dan zullen bepaalde wijzigingen de laatste werkdag voor die feestdag of de eerste werkdag na die feestdag ingepland worden, in samenspraak met de bibliotheek.

Vóór je wijzigingen doorgeeft vraag je best eerst in de Wise client het rapport met de reglement regels op, zodat je weet wat de huidige parameters zijn. Een bepaalde methode (uitleenmethode, boetemethode…) is meestal voor meerdere abonnementen in gebruik, som ook door de ‘speciale’ abonnementen als Klas, Leerkracht, Instelling… Om de aanpassingen op een eenvoudige manier aan ons door te geven kan je best zowel de huidige parameters doorgeven als de nieuwe waarde en aangeven of het voor alle abonnementen en RMT’s (materiaalsoorten) geldt, zo niet voor welke precies. Je kan het rapport ook downloaden en daarin (bv met een kleur) aanduiden welke aanpassingen moeten worden uitgevoerd.

Voorbeelden:

• Telaatgeld aanpassen (boetemethode)
• Maximum aantal keren verlengen wijzigen, of het al dan niet blokkeren voor verlengen
• Termijn aanpassen voor het versturen van herinneringen HR1, HR2 en/of IV1 (maanmethode)
  Let op, het verlengen van de termijnen HR1, HR2 en IV1 kan zonder problemen, het inkorten niet. Om deze termijnen in te korten zonder dat er brieven verloren gaan, moet er een periode van geen berichten ingepland worden die voldoende lang is afh. van het verschil tussen de huidige en de nieuwe termijn. Dat doen we door een ‘vakantieperiode’ in de kalender in te lassen, die voldoende lang is (+ wat speling). X+1 dagen later kan dan de aanpassing gebeuren, waarbij X de huidige termijn voor het bericht. Wanneer HR1 en HR2 beiden ingekort moeten worden, moet de vakantieperiode nog langer ingesteld worden, of gebeurt de aanpassingen in twee fases, met minstens een maand ertussen. De berekening van wanneer de vakantieperiode moet ingelast worden, kan je de vraag stellen aan de servicedesk en dan rekenen we het even uit. maar hou zeker rekening van een aanvraag van min. twee maanden op voorhand, aangezien er nog geen exemplaren een inleverdatum mogen hebben in de nog in te stellen vakantieperiode. In sommige gevallen moet er ook een aanpassing door OCLC gebeuren (bv. bij wijziging van IV1-termijn).
• Termijn aanpassen voor het opmaken van de nota’s: NBF (maanmethode) en/of NBH, NRF, NRH, NBD of NRD (notamethodes).
• Reserveerkost wijzigen of moment van aanrekenen (reserveermethode)
• Uitleentermijn, verlengtermijn, en/of leengeld aanpassen (leenmethode)
• Een beperking zetten op het aantal uit te lenen materialen van een bepaalde soort (bv. max. 5 strips, zowel S2 als S4)(tellen subgroep)

Misschien wil je ook een extra materiaalsoort laten inrichten. Bv. je maakt nu nog geen gebruik van ZF – Pakket en je wil dat in de toekomst wel doen. In dat geval kijk je best de lijst van mogelijke materiaalsoorten na en bepaal je dan welke je extra wil gebruiken. Die materiaalsoort wordt nooit aan de klant getoond, die wordt enkel gebruikt om de uitleenvoorwaarden, reserveervoorwaarden, boetebepaling enz. te regelen. Je kan dus dezelfde materiaalsoort ZF-Pakket gebruiken voor allerlei doeleinden, zolang de eigenschappen qua leentermijn, verlengtermijn, boete enz. gelijk is.

Om een nieuwe materiaalsoort te laten inrichten, stuur je volgende info door:

• Welke code en naam heeft de nieuwe materiaalsoort (bv. ZF-Pakket)
• Op welke andere materiaalsoort lijkt die het meest qua eigenschappen (bv. ZT-Thema) = referentie-RMT
• In welke opzichten wijkt die af van de refentie-RMT (bv. ZT-Thema heeft een uitleentermijn van 28 dagen en de nieuwe ZF-Pakket mag slechts 14 dagen, of ZT-Thema is verlengbaar maar ZF-Pakket mag dat niet zijn)
• Check ook zeker alle abonnementen, want éénzelfde materiaalsoort kan voor bepaalde abonnementen een langere of kortere uitleentermijn hebben, of voor het éne abonnement is er wel boete en voor de andere niet. Zijn er nog afwijkingen t.o.v. de referentie-RMT of mogen daar telkens de instellingen van de referentie-RMT per abo gekopieerd worden?

Opgelet: maakt jouw bibliotheek deel uit van een samenwerkingsverband op niveau 2 of hoger? Dan zijn aanpassingen aan de RMT’s voor alle bibliotheken van toepassing. Zorg dus eerst dat alle bibliotheken op de hoogte en akkoord zijn!