Hoe ziet de migratie eruit?

De migratiestraat start ongeveer acht maanden voor het live gaan, met het doorgeven van contactpersonen en het invullen van een eerste huiswerkdocument. De kick-off voor elke migratie vindt typisch een zestal maanden voordien plaats. We kunnen de tijdslijn als volgt grafisch weergeven:

Tijdens de kick-offvergadering overlopen we samen met jullie hoe het traject er zal uitzien, een aantal principes van het Bibliotheeksysteem, praktische afspraken, verwachtingen, instructies voor het invullen van het huiswerk…

Terwijl jullie het tweede huiswerk invullen (inventariseren van o.a. reglementen, exemplaarcategorieën, abonnementen,…), analyseert Cultuurconnect de exportbestanden van jullie titels, leners en transacties.

Vervolgens krijgen de ambassadeurs* een systeemopleiding en worden de parameters van alle bibliotheken ingericht. Van zodra die in het systeem zitten en goedgekeurd zijn, kunnen in principe geen abonnementen, reglementen… meer worden toegevoegd of aangepast tot de bibliotheek live gaat.

Wanneer de basisinrichting is gebeurd, kunnen de exportbestanden in verschillende iteraties worden opgeladen en getest. Het is belangrijk dat deze proefconversies zo goed mogelijk lijken op de definitieve conversie, dus aanpassingen aan plaatskenmerken, objectcategoriëen of lenerscategorieën in het huidige bibliotheeksysteem kunnen in principe niet meer.

Van zodra er titelgegevens en klantrecords in het testsysteem zitten, en de uitleenreglementen zijn ingericht, kunnen jullie aan de RFID-testen beginnen en starten met opleidingen.

Wanneer we tot slot het definitieve bestand van titels en exemplaren opladen kunnen jullie een week niet meer catalogiseren of exemplaren toevoegen of afvoeren.

Daarna volgt het opladen van het definitieve lenersbestand (incl. actieve transacties). Terwijl dat bestand wordt verwerkt kunnen er geen lenersacties meer worden uitgevoerd en is de bib de facto gesloten. Dit duurt tussen de vier en zeven dagen. Tijdens de sluitingstijd van de bibliotheek worden ook de Bibliotheekwebsites omgezet, de Mijn Bibliotheek-profielen gemigreerd en wordt alles nog een laatste keer doorgetest. Eens de definitieve conversie is goedgekeurd kunnen de RFID-toestellen worden omgezet en medewerkers inloggen met een persoonlijke gebruikersnaam.

Ten laatste anderhalve maand op voorhand wordt een planning gemaakt van welke bibliotheek op welk ogenblik live gaat met het nieuwe Bibliotheeksysteem, met ondersteuning van een team van Cultuurconnect.

* Een ambassadeur is een bibliotheekmedewerker met gevorderde kennis die deze mee uitdraagt in de bibliotheeksector. Aan het begin van elke migratiegolf vragen we iedereen die dat wil om zich op te geven als ambassadeur voor die migratiegolf. Deze personen krijgen een aparte “systeemopleiding”, voeren de parameters in voor hun eigen bibliotheek en andere bibliotheken in de regio, en vormen een aanspreekpunt voor meerdere bibliotheken.

Hoeveel werk betekent de migratiestraat voor de bibliotheek?

Het is moeilijk om in te schatten hoeveel tijd alles neemt, dat hangt af per bib, hoe complex het reglement is, of er in een samenwerkingsverband wordt ingestapt of niet, hoeveel personeel er beschikbaar is, hoe goed informatie doorstroomt intern enz. De locaties voor contactmomenten worden bepaald in overleg met de bibliotheken per migratiegolf.

Op grote lijnen zijn dit de stappen van de ‘migratiestraat’:

• invullen huiswerk deel 1 (=vragen over het aantal filialen van de bibliotheek, de eventuele samenwerking met andere bibliotheken, de workflows binnen de bibliotheek, de aanwezige toestellen….) (ongeveer anderhalve maand tijd om in te vullen + enkele dagen na kick-off)
• bijwonen kick-off (1 dag op locatie*)
• invullen huiswerk deel 2 (=lenerscategorieën, berichten en uitleenreglement) (3 à 4 weken tijd om in te vullen + enkele dagen na huiswerkbespreking, vanaf samenwerkingsgroep 2 één gezamenlijk document)
• bijwonen huiswerkbespreking (=samen beide huiswerkdocumenten overlopen en indien nodig aanpassen) (1 dag op locatie*)
• bijwonen introductie Wise voor datatesten (halve dag online)
• datatesten proefconversie (1 dag in bibliotheek)
• bijwonen infosessie zelfuitleen en SIP2 (indien van toepassing, halve dag online)
• functionele testen met zelfuitleen (indien van toepassing, enkele dagen)
• opleiding interne trainers (4 à 5 weken om alle online webinars en handleidingen te volgen + 1 ondersteuningssessie per thema) (4 halve dagen ondersteuningssessie online of op locatie* + enkele dagen zelfstudie)
• interne opleiding (zelf in te vullen per bibliotheek, combinatie van online leren en fysieke oefen- en ondersteuningssessies door interne trainers, afhankelijk van personeel en interne planning, kan ook tijdens de sluiting van de bibliotheek)
• testen voor live gaan (1 dag)
• live gaan (1 dag in de bib)
• terugkomsessie (1 dag op locatie*)

* De sessies op locatie kunnen op basis van de geldende coronamaatregelen vervangen worden door online alternatieven.