Laatste wijziging: 22 oktober 2025

Een vertelkoffer of andere ‘kit’ aanmaken

Wanneer je een vertelkoffer of andere ‘kit’ wil aanmaken, mag je dat NIET doen door relaties tussen titels (kit + onderdelen). Het titelbestand is een gedeeld bestand, en op deze manier zou je dus een relatie leggen die voor alle bibs in Vlaanderen geldt.

Hoe doe je dit dan?

Er zijn twee manieren.

1. Kit + bevat-annotaties + 1 exemplaar per koffer (die alle in bevat-annotaties opgelijste titels bevat).

Dit is bruikbaar als de titels ‘vast’ in de koffer zitten en niet los in de catalogus aangeboden worden.

Maak een voorlopige nieuwe titel aan:

Vul in het veld ‘Bevat annotaties’ de verschillende titels één per één in.

Via rechtsklikken kan je telkens een nieuwe titel invoegen:

Vul de titel in het veld ‘deelaanduiding’ in:

Als je klaar bent met aanpassen sluit je af met F11 (opslaan en toon in de catalogus).

De titels die je ingeeft bij ‘bevat annotatie’ zijn opzoekbaar maar hebben geen individuele barcode. Tip: wanneer je materialen in de koffer steekt die voorheen wel apart uitgeleend werden, schrijf ze dan af en overplak/doorstreep de barcode om verwarring te vermijden.

Aan deze titel kan je nu een barcode koppelen om de koffer uit te lenen.

Indien een lener een onderdeel verliest of beschadigd van de kit/koffer, heb je enkele opties om die te laten vergoeden:

• Indien het éne onderdeel essentieel is voor de kit, zou je de ganse kit kunnen in nota brengen zoals bij een ander verloren materiaal (via balienota of handmatige materiaalvergoedingsnota). Bij de balienota kan je een opmerking meegeven en aanduiden dat de nota opgemaakt is omwille van het verlies of de beschadiging van een bepaald deel uit de kit. Dan wordt de volledig kit ook afgeschreven na betaling/kwijtschelden van de kosten.
• Dit zou je ook kunnen doen voor een deel, maar je rekent slechts een lagere prijs aan, in overeenstemming met het deel dat verloren/beschadigd is. Na betaling/kwijtschelden wordt de ganse kit afgeschreven. Dat klopt ook want de kit is (tijdelijk) niet beschikbaar, aangezien er een deel ontbreekt. Indien je dan dat onderdeel vervangt en de kit weer aanbiedt, koppel je een nieuw ‘exemplaar’ van de kit en kan je weer verder.
• Een andere optie is dat je de vervangprijs niet aanrekent via een nota maar via winkelverkoop, zoals vaak gebeurt bij beschadigingen van dvd-doosjes en co. Op die manier moet de kit niet afgevoerd worden en weer gekoppeld. Wat de kit zelf betreft, als je dan het deel gaat vervangen, kan je de kit tijdelijk uitlenen op een administratieve pas zodat de kit tijdelijk onbeschikbaar is, tot het vervangonderdeel is aangekomen. 

2. Je maakt een administratieve pas “Koffer 1” aan (enz., een administratieve pas per koffer), waarop je de exemplaren inscant die in de koffer zitten.

Dit is bruikbaar als je de titels apart in de catalogus wilt hebben staan. Je exemplaar zal dan getoond worden als interne uitleen/niet beschikbaar. Je kan een opmerking meegeven in de betrokken exemplaren om duidelijk te maken dat de niet-beschikbaarheid een gevolg is van in een koffer zitten. De exemplaren op deze administratieve pas kunnen vervolgens natuurlijk niet verder uitgeleend worden: je leent alleen de koffer uit.

Je maakt een voorlopige titel aan, zoals hierboven in nr 1. Je hoeft geen titels in te geven bij ‘bevat annotaties’ (maar het mag wel):

Aan deze titel koppel je de barcode die je gaat gebruiken om uit te lenen.

De titels die in de koffer zitten en een beschrijving hebben, leen je uit aan een adminpas die je dezelfde naam geeft als de titel. In dit geval ‘vertelkoffer 2’.

Opgelet: indien je de koffer wil uitlenen via een zelfuitleenbalie, dan mag je de titels in de koffer geen RFID-tag geven!

Bij de exemplaren geef je een opmerking mee (die je wel of niet kan tonen in de catalogus):