Hoe beheren we samen het titelbestand in Wise?

In het bibliotheeksysteem werken we met alle bibliotheken samen in één gedeeld titelbestand. De titels worden dus door iedereen samen beheerd. Daarom enkele werkafspraken om dit vlot te laten verlopen.

Beschermde (=Open Vlacc) titels

Niemand kan titels met titelstatus B (=beschermd) wijzigen in het Bibliotheeksysteem. Als je zo’n titel opent in het titelmuteerscherm, zie je dat alle rubrieken (behalve ‘lokaal onderwerp’) uitgegrijsd zijn.
Als je een fout ziet of aanvulling wenst van een Open Vlacc-record, neem dan via het knopje ‘Helpdeskticket‘ contact op met de titelbeheerders van Open Vlacc.
Lees hier meer over hoe je een helpdeskticket maakt.

Voorlopige en volledige titels

Titels overgekomen door conversie en nieuw aangemaakt in het bibliotheeksysteem, hebben de status V (=voorlopig) of O (=volledig).
Deze titels kan je – mits je de juiste bevoegdheden hebt, wél muteren.

  • Informatie toevoegen: mag altijd (steeds volgens de Open Vlacc regelgeving). 
  • Verbeteren van fouten in formele beschrijving: mag altijd (steeds volgens de Open Vlacc regelgeving). Het gaat hier om informatie die je op de publicatie kan terugvinden, zoals de titel, auteur, reeks …).
  • Aanpassen van de inhoudelijke ontsluiting: dit doen we niet in het bibliotheeksysteem. Meld dit via een helpdeskticket. Waar mogelijk, zal onze servicedesk dit proberen uitklaren. Wanneer dit niet lukt, of de bib die de melding deed niet akkoord is met de uitkomst, kan ze afwijken in haar exemplaar.

Thesaurusbeheer

Een fout aanpassen in een auteursnaam in een titel, betekent eigenlijk dat je een nieuwe ingang aanmaakt in de auteursthesaurus. De foute en de juiste term bestaan nu naast elkaar: de volgende persoon die een werk van deze auteur invoert, zal niet weten welke term juist of fout is.

In deze gevallen is het dan ook beter dat de naam van de auteur wordt aangepast in de thesaurus. Een aanpassing van de naam in de thesaurus, zorgt er immers voor dat de correctie meteen gebeurt in alle titels waar deze naam in voorkomt.

Via de thesaurus kan je ook twee ingangen consolideren. De ingangen in de verliezende variant worden dan aangepast naar de winnende variant (vb Vandoorne Liesbeth wordt geconsolideerd met Vandoorne Lisbeth; deze laatste ingang heeft nu 9 gekoppelde titels (7+2)).

Omdat de thesaurus een zeer krachtige tool is, waar je makkelijk fouten mee kan maken die moeilijk te herstellen zijn, hebben alleen medewerkers van Cultuurconnect toegang tot deze omgeving. Wil je een ingang aangepast te zien, contacteer dan steeds de servicedesk.

Noot: we zorgen tegen begin 2020 wel voor wat geautomatiseerd onderhoud, zoals: termen met geen enkele gekoppelde titel (zoals vandoorne, Lieeeesbeth in de screenshot hierboven), worden regelmatig ‘opgeruimd’.