Laatst aangepast: 23 april 2024
Ik vind twee titelbeschrijvingen voor hetzelfde materiaal, wat moet ik doen?
Je wil exemplaren koppelen en hebt netjes de workflow catalografie gevolgd, maar je vindt twee (of meer!) beschrijvingen met dezelfde ISBN en hetzelfde jaar van uitgave.
Meestal zal het gaan om een beschrijving met bron Open Vlacc en een beschrijving met bron EBS.
Wat moet je nu doen?
Je exemplaar koppel je in ieder geval altijd aan de Open Vlacc-beschrijving.
Je mag via de knop “Helpdeskticket” een bericht bezorgen aan de servicedesk dat er een dubbele beschrijving is; dan zorgen wij ervoor dat deze geconsolideerd wordt zodat de volgende bibliotheek hier alvast niet meer tegenaan botst.
Waar komt dit probleem vandaan?
Geen ISBN bij EBS-titelbeschrijving
Heel vaak onstaat dit probleem omdat een catalograaf een voorlopige titel heeft ingevoerd zonder ISBN en/of jaar van uitgave. Dat komt occasioneel voor bij nieuwe invoer, maar is vooral een aandachtspunt bij titelbeschrijvingen gemaakt op basis van een kopie, omdat identificerende nummers worden gewist bij het maken van de kopie.
Wanneer er vervolgens een record wordt ingevoerd in Open Vlacc, zal dit niet ‘gematcht’ worden met de onvolledige beschrijving, en zal deze laatste niet overschreven worden. De Open Vlacc-beschrijving wordt dan gewoon naast de bestaande beschrijving gezet, en kan alleen nog manueel opgekuist worden.
Kopie van precat gemaakt
Deze herken je aan het feit dat ze Bron EBS hebben, en Vlaccstatus P. Deze Vlaccstatus P is in principe alleen mogelijk (en zinvol) bij titelbeschrijvingen met Bron Open Vlacc.
Ze identificeert zogenaamde ‘precat’-beschrijvingen, beschrijvingen die het Bibliografisch Centrum van Cultuurconnect aanmaakte op basis van aankondigingen van uitgevers, maar die nog niet vervolledigd zijn door een Open Vlacc-invoerder. Een dergelijke beschrijving is dus nog niet ‘afgewerkt’.
Wat hier gebeurd is: een bibliotheek heeft een onvolledige (=Precat) Vlacc-beschrijving aangetroffen in het Bibliotheeksysteem. De bibliotheek heeft hier een kopie van gemaakt om vb de inhoudsontsluiting aan te vullen. Wanneer nu later de Open Vlacc de beschrijving wordt aangevuld, zal echter alleen de Vlacc-beschrijving in het EBS geüpdate worden, en niet deze kopie. Dit is dus NIET de correcte werkwijze.
Wanneer je een dergelijke beschrijving ziet, en nog iets mist, mag je conform ons servicedeskprotocol vragen om de beschrijving aan te vullen.
