Hoe is het titelbestand opgebouwd?

In dit filmpje leer je :

• Hoe de titels van PBS’en en andere systemen één voor één werden bijgeladen in het titelbestand: match en merge met Open Vlacc
• Hoe nieuwe titels in Open Vlacc worden bijgeladen in Wise
• Hoe we dubbels vermijden bij nieuwe invoer

Bijladen nieuwe beschrijvingen uit Open Vlacc

Open Vlacc is een centrale bibliografische databank met beschrijvingen van materialen die typisch zijn voor openbare bibliotheekcollecties. In de Open Vlacc-databank zitten beschrijvingen van de 6 grootste bibliotheken van Vlaanderen (Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Hasselt en Leuven) die hun collecties centraal catalogiseren, beschrijvingen die aangemaakt zijn door team Metadata van Cultuurconnect voor collecties van andere bibliotheken, beschrijvingen van Beeld & Geluid (Muziekweb) en (voorlopige) records van Boekenbank.

Dagelijks worden de nieuwe Open Vlacc-beschrijvingen toegevoegd; gewijzigde beschrijvingen worden overschreven.

Wanneer een nieuwe Open Vlacc-beschrijving een bestaande Wise-beschrijving aantreft, en het systeem stelt dit vast (op basis van bovenstaande sleutels), dan zal de beschrijving uit Open Vlacc de bestaande Wise-beschrijving automatisch overschrijven.

Dubbels vermijden bij aanmaak nieuwe beschrijvingen in Wise

In principe moet de invoerder steeds eerst nagaan of er een bestaande titelbeschrijving is die kan gebruikt worden (zie workflow).
We voorzien evenwel volgende foutmelding als je alsnog probeert een titel toe te voegen aan de catalogus en Wise vaststelt op basis van alweer dezelfde sleutels, dat deze titel al beschreven is:

Ook het item op de volgende pagina gaat over dubbels in de catalogus vermijden, gebruik makend van een schema met de workflow van catalografie.

Migratie van beschrijvingen naar het Bibliotheeksysteem

Het Bibliotheeksysteem werkt op één groot titelbestand. We migreerden eerst alle Open Vlacc beschrijvingen (behalve tracks, artikels, onderdeelbeschrijvingen), en vervolgens in zes ‘golven’ één voor één de titels uit de vroegere bibliotheeksystemen.
Bij het ‘bijladen’ trachten we te vermijden meerdere beschrijvingen van eenzelfde titel in te laden. Daarom hanteerden we bij de éénmalige migratie van de vroegere systemen volgende principes:

– Is er een Open Vlacc-titel: de lokale titelbeschrijving wordt NIET toegevoegd aan de catalogus van het bibliotheeksysteem: de Open Vlacc titel wint de ‘matching’ van de titel uit het nieuw te migreren bestand
– Is er al een Wise titel: de lokale titelbeschrijving wordt NIET toegevoegd aan de catalogus van het bibliotheeksysteem: de titel die al in Wise zit, wint de ‘matching’ van de titel uit het nieuw te migreren bestand
– Is er nog geen titel in Wise aanwezig: de lokale titelbeschrijving wordt toegevoegd aan de catalogus van het bibliotheeksysteem

‘Matching’ betekent dus dat we alle te migreren titels met alle bestaande titelbeschrijvingen vergelijken om te zien of een titel al in Wise aanwezig is. Dat gebeurt op basis van sleutels:

• Vlaccnummer + titelsoort
• ISBN + jaar + titelsoort + mediumsoort
• EAN + titelsoort + mediumsoort
• ISSN + titelsoort + mediumsoort

Lokale onderwerpen en exemplaren worden steeds toegevoegd aan de winnende titel.

Wat betekent dat in de praktijk?

Voor PBS Limburg, PBS Oost-Vlaanderen, PBS West-Vlaanderen en Brussel zijn respectievelijk 78%, 71%, 62% en 93% van de titels uit deze bestanden zijn NIET toegevoegd aan de catalogus van het bibliotheeksysteem omdat er al een titelbeschrijving in het systeem beschikbaar was, waar de exemplaren aan gekoppeld zijn. Bij de aansluitingen van ‘losse’ bibliotheken liggen deze percentages typisch nog een stuk hoger.