Release 29 september 2025 – Release notes Wise versie 8.0.2

Belangrijke info die we nogmaals meegeven: er worden nog regelmatig leners fouten gemaakt tegen de duplicaatmelding en het ontdubbelen van leners. Als leners foutief worden samengevoegd, dan kan dat voor deze mensen heel wat gevolgen hebben. In deze versie zitten enkele verbeteringen aan het proces, maar het blijft cruciaal baliemedewerkers goed op te leiden om fouten te voorkomen.Geef dus zeker ook de wijzigingen over duplicaatmeldingen en ontdubbelen uit deze nieuwe Wise-versie door aan alle collega’s die klanten inschrijven aan de balie.

Opgelet: Basecamp wordt niet meer gebruikt voor het verspreiden van deze release notes. Zoals reeds toegelicht in de nieuwsbrief, delen we deze informatie voortaan via e-mail. Je kan je via deze link inschrijven voor de berichten die je graag wil ontvangen. 

Heb je nog vragen? Stel ze dan via bibliotheeksysteem@cultuurconnect.be. 

Bedankt aan de productgroepleden die zich hebben ingezet voor het uitwerken van de RFC’s, het testen en het algemene werk van de productgroep!

Met vriendelijke groeten

Merijn Callens en Karel Scherpereel

Productmanagers Bibliotheeksysteem

Postmark – Belangrijke technische update om e-mailverzending te optimaliseren

Tijdens versie 8.0.2 stappen we over naar Postmark om e-mails te versturen vanuit Wise. Postmark is een gespecialiseerde e-maildienst en geeft meer mogelijkheden om de e-mailverzending vanuit Wise te optimaliseren.

Deze overstap naar Postmark betekent het volgende:

• E-mails worden sneller afgeleverd
• Voorkomen dat e-mails als spam worden gemarkeerd
• Eenvoudiger beheer en monitoring van e-mailbounces.

Om de overstap mogelijk te maken moet jullie IT-dienst 2 DNS records toevoegen in de loop van dit najaar. Op het leerplatform voorzien we een pagina met de technische uitleg en FAQ. 

We willen jullie vragen om tijdig jullie IT dienst te contacteren en dit samen met ons op te volgen. Via dit overzicht kunnen jullie controleren of de nieuwe records correct toegevoegd zijn.

OCLC zal tijdens 8.0.2 stapsgewijs bibliotheken omzetten van de oude manier van verzenden naar verzenden via Postmark. We streven ernaar dat alle bibliotheken voor het einde van 2025 omgezet zijn. Vanaf Wise 8.0.3 (live in februari 2026) zal het enkel mogelijk zijn om via Postmark e-mails te verzenden. 

Klantenadministratie

Aanpassingen duplicaatmeldingen en ontdubbelen

Wanneer je een bestaande klant inschrijft via de optie ‘Nieuwe klant toevoegen’ krijg je een duplicaatmelding met enkele knoppen. Deze duplicaatmelding werd aangepast om de knoppen en informatie duidelijker te maken, en fouten te voorkomen, bv. bij het inschrijven van tweelingen. Wise houdt voor het voorstellen van een duplicaat rekening met verschillende factoren, maar dat proces kan niet waterdicht gemaakt worden. Controleer dus zorgvuldig om fouten te voorkomen!

• Als een duplicaatklant niet matcht op voornaam/voornamen (maar bijvoorbeeld enkel op de eerste letter), is er een nieuwe tekst te zien in rood: “Opgelet: geen match op voornaam!”
• De tekst “Matched op” is aangepast naar “Matcht op”.
• De knop ‘Naar lener’ is aangepast naar ‘Details inzien’ – Deze knop staat er enkel wanneer deze lener al ooit lid is geweest in de eigen instantie.
• De knop ‘Inschrijven’ is aangepast naar ‘Deze lener inschrijven’ – Deze knop gebruik je dus wanneer de klant die aan de balie staat 100% zeker overeenkomt met de klant in de duplicaatmelding. Vraag bijvoorbeeld of de lener op dit adres woont of gewoond heeft.
• De knop ‘Annuleer’ is aangepast naar ‘Nieuwe lener inschrijven’ – Deze knop gebruik je dus wanneer de klant die aan de balie staat NIET overeenkomt met de klant in de duplicaatmelding of bij twijfel. Bijvoorbeeld in het geval van een tweelingbroer/zus. Je negeert met die knop dus de duplicaatmelding en maakt een nieuw klantrecord aan in Wise voor deze tweede/nieuwe lener.
  

Ook aan het ontdubbelscherm werden enkele aanpassingen gedaan om foute ontdubbelingen te voorkomen:

• Als een duplicaatklant niet matcht op voornaam/voornamen, is er een nieuwe tekst te zien in rood: “Opgelet: geen match op voornaam!” – Let dus goed op en check of het wel degelijk om dezelfde persoon gaat (bv. officiële voornaam versus roepnaam) en niet om een tweelingbroer of -zus of een naamgenoot met toevallig dezelfde geboortedatum.
• De tekst “Matched op” is aangepast naar “Matcht op”.
  

Abonnement muteren in een samenwerkingsgroep

Binnen een samenwerkingsgroep 1 en hoger in Wise dient een lener slechts éénmaal lidgeld (contributie) te betalen. Wanneer je een lener inschrijft via de knop “Inschrijven” in de klantenadministratie, of via “Toevoegen nieuwe klant”, en hij/zij heeft al een actief lidmaatschap in een andere instantie in de samenwerking, waar het lidgeld betaald is, dan gaat Wise de contributie achterliggend wel aanrekenen maar meteen ook weer kwijtschelden (afboeken).

Vanaf versie 8.0.2 werkt dat automatisch kwijtschelden van dubbele contributie als je de knop muteren gebruikt, bijvoorbeeld om het type abonnement te wijzigen van “Vrijwilliger” naar “Volwassene”.

In sommige gevallen kan er een pop-up komen met de vermelding van de contributiekost. 

Klik op ‘Ja’. De kost kan je negeren, Wise gaat die aanrekenen, maar als de lener effectief al lid is in een andere bib binnen de samenwerking, dan wordt die ook meteen weer afgeboekt (kwijtgescholden) door het systeem. Dat kan je zien als je de historiek van de contriubutiekosten opvraagt.

Opgelet: indien het abonnement van de lener niet deze maand vervalt, maar pas in één van de volgende maanden, zal Wise wel muteren, maar zal de einddatum gelijk worden gezet met het abonnement of de abonnementen in de andere instantie(s) van de samenwerking.

Tabblad 4.Logging verder verbeterd

Sinds versie 8.0.0 kun je in Tabblad 4 van de Klantenadministratie bij sommige mutaties zien welke medewerker deze heeft uitgevoerd. In deze nieuwe versie van Wise werd er volgende aanpassing gedaan:

• werd de wijziging doorgevoerd door een medewerker van de eigen instantie, dan zie je de familienaam
• werd de wijziging doorgevoerd door een medewerker van een andere instantie, dan zie je het instantienummer waar deze aanpassing gebeurde

Wanneer een klant ontdubbeld werd, dan zag je al op dit tabblad de melding ‘Met actor [xxxxx] samengevoegd’. Daar wordt nu de naam van de medewerker gezet die de ontdubbelactie deed (of het instantienummer indien de ontdubbelactie niet in je eigen instantie gebeurde). Dat was voorheen nog niet het geval.

Voorkeur leenhistoriek

Het melden van een eerder geleende titel werkte niet altijd correct bij leners met een lidmaatschap in meerdere bibliotheken. Dit is nu verbeterd en kan per bibliotheek worden ingesteld.

Inschrijfbewijs aangepast

Bij het printen van een inschrijfbewijs van een klant worden nu ook het telefoonnummer en SMS-nummer meegegeven. Als er geen SMS-nummer of telefoonnummer bekend is, wordt alleen de tekst “Telefoonnummer en SMS” geprint, zonder nummer.

Mailvalidatie

In Wise kan je bij de klantenadministratie vanaf Wise 8.0.2 een knopje ‘Verstuur validatiemail’ zien staan bij de e-mailvelden. Aangezien we dit proces nog blokkeren, heeft hierop klikken voorlopig geen effect. Je kan in de berichtengeschiedenis wél al validatieberichten (PVC) zien staan, ook uit het verleden, maar deze zijn dus nooit echt verstuurd door Wise.

Later dit jaar zullen we meer informatie delen over validatie in Wise.

Berichten

Registratienota’s andere werkwijze

De standaard manier van verwerken van registratienota’s (NRF) gaf soms een time-out omdat het proces te lang duurde. Daarom passen we de werkwijze vanaf 8.0.2 aan.

Het selecteren en klaarzetten van de nota’s gebeurt achterliggend op dezelfde manier als voorheen, maar het aanmaken van de nota’s zelf wordt nu uitgevoerd via een jobserver-taak.

Je start het aanmaken net zoals voorheen via Berichten > Nota’s > Registratie nota’s. Er verschijnt een pop-up die de voortgang van de job toont.

Je kan kiezen om gewoon te wachten tot de job voltooid is. Zeker in kleinere bibliotheken die regelmatig de registratienota’s opvragen zal dat niet al te lang duren en wacht je best gewoon even. In grotere instanties, maar ook bij kleinere bibliotheken die slechts sporadisch de registratienota’s verwerken, kan je eventueel bij de pop-up ook kiezen voor de optie “Achtergrond”. Wise zal de verwerking van de notakosten dan op de achtergrond afwerken, terwijl je zelf iets anders kan doen in de Wise-cliënt. 

Zodra de job voltooid is, krijg je vanaf nu een BIRT-rapport (in je standaardbrowser) met daarin een overzicht van de leners en de kosten waarvoor een NRF opgesteld werd. Indien er voor een bepaalde klant een fout was waardoor de kosten niet verwerkt konden worden, dan zie je dat in de derde kolom.

Opgelet: in de meeste bibliotheken zijn er één of meerdere abonnementen die nooit een registratienota krijgen, bv. bibliotheekpersoneel, bib aan huis, klas, … In dat geval verschijnt er in de derde kolom: “Geen nota registraties methode”. Dat is dus normaal. Indien je merkt dat leners van een bepaald abonnementstype nu geen registratienota krijgen en je wil dat laten aanpassen, contacteer dan de servicedesk en laat duidelijk weten over welk abonnementstype het gaat. Let op, het al dan niet krijgen van een NRF geldt steeds voor alle leners van dat abonnementsstype!

De NRF’s die via mail verstuurd worden, worden achterliggend klaargezet en zullen de volgende ochtend om 7.00 uur de deur uitgaan.

De NRF’s die via brief worden afgeleverd, kan je meteen nadat je het BIRT-rapport hebt gekregen printklaar maken en afdrukken zoals voorheen via Berichten > Berichten printklaar maken en Berichten > Printen.

Bovenstaande info geldt ook voor de herinnering registratienota (NRH), voor de bibliotheken die hiervan gebruik maken.

Bestellen

Manueel bestellen via Wise – Vermijden dubbele bestelexemplaren

Wise maakte bij het twee of meer keer aanklikken van het doorzetten naar catalogus, in sommige gevallen dubbele bestelexemplaren aan met de status ‘Besteld (SO)’.

Je zal de knop ‘Akkoord’ in het scherm nu maar één keer per 10 seconden kunnen indrukken. Er is tevens een extra controle ingebouwd waardoor de job ‘aanbod2catalogus’ maar één keer wordt gestart in de achterliggende tabel. Zo kan het niet meer voorvallen dat dezelfde procedure meerdere keren wordt gestart voor dezelfde exemplaren, en worden dubbel bestelexemplaren vermeden.

Orderadministratie – Veld “Instantie” toegevoegd aan orderoverzicht

Het orderoverzicht is uitgebreid met het veld ‘Instantie’ waardoor de orders nu per instantie opgevraagd kunnen worden.

Bij toekomstige samenwerkingen tussen instanties voor bestellingen kan je via deze weg specifiek voor jouw instantie een orderoverzicht oproepen. Momenteel geeft dit veld voor ons geen extra meerwaarde in de orderoverzichten.

Orderadministratie adresvelden bovenaan weggehaald

De lege adresvelden bovenaan de orderadministratie zijn voor Vlaanderen niet vulbaar of bruikbaar. Deze velden werden weggehaald.

Voordien:

Nadien:

Exemplaren

Foute invoer voorkomen bij Q-tijdschriften

Bij tijdschrifttitels met titelsoort ‘Q – Tijdschrift schooljaar’ kun je geen onjuiste combinatie van jaartallen meer invoeren. Het tweede jaartal moet altijd opeenvolgend zijn aan het eerste jaartal. Bij een onjuiste combinatie verschijnt een foutmelding. Het exemplaar kan pas worden ontvangen nadat het jaartal is gecorrigeerd.

Voorbeeld van onjuiste combinatie: 2025/25, 2025/27

Voorbeeld van een correcte schooljaargang is: 2025/26

Seriemutatie op exemplaren met etiketmethode en classificatie

Als bibliotheekmedewerker zal je vanaf nu jouw collectie gericht van plaatsing kunnen wijzigen, inclusief etiketmethode en etiketten via seriemutatie. Bijvoorbeeld bij omschakeling van siso naar zizo, of om een bij een set exemplaren een genre-etiket toe te voegen. De velden voor seriemutatie werden aangevuld zodat dit nu mogelijk wordt. We passen de info op het leerplatform nog aan.

Na het aanklikken van de gewenste etiketmethode uit het dropdownmenu, verschijnt een bijhorend veld met in te stellen onderverdelingen.

Bijvoorbeeld bij BZJ- ZIZO Jeugd kan je vervolgens kiezen uit de volledige Jeugd ZIZO-lijst.

Varia

Consistent(er) taalgebruik

In Wise werd zowel de term “Publieksmeldingen” als “Publieksberichten” gebruikt. De term “Publieksmeldingen” is nu overal vervangen door “Publieksberichten”, zowel in de client als in de berichteneditor.

Op een aantal plaatsen in de Wise Client is de term “clipboard” aangepast naar “klembord”. Hiermee is de terminologie consequenter gemaakt.

We zijn ons ervan bewust dat er op nog meer plaatsen inconsistent taalgebruik voorkomt in de client. Niet alle onderdelen van de programmatuur zijn even makkelijk aan te passen. Gezien de beperkte meerwaarde besteden we geen ontwikkeluren aan een globale oplossing. Fouten mogen wel nog steeds gemeld worden, dan nemen we ze mee bij eventuele andere aanpassingen.