De (automatische) mails van Wise (inleverherinnering, reservering, …) worden vanuit een centrale mailserver verstuurd.

Wise gebruikt het mailadres van de bibliotheek zoals in de Wise manager is geregistreerd. Dit is hetzelfde e-mailadres van de contactgegevens op de bibliotheekwebsite.

Om er voor te zorgen dat de mails correct worden verzonden en afgeleverd moeten er een aantal zaken ingesteld worden.

Nodige instellingen die moeten uitgevoerd worden door de lokale IT

SPF

SPF oclcspf3.oclc.org moet worden toegevoegd.
Indien aanwezig mag SPF spf.hostedwise.nl verwijderd worden.

DNS

Volgende DNS records moeten aan het publieke domein van de bibliotheek (gemeente) toegevoegd worden:

wise1._domainkey CNAME 300 dkim1.wise.oclc.org.
wise2._domainkey CNAME 300 dkim2.wise.oclc.org.
wise3._domainkey CNAME 300 dkim3.wise.oclc.org.
wise4._domainkey CNAME 300 dkim4.wise.oclc.org.

Voorbeeld voor ranst.be: wise1._domainkey.ranst.be dkim1.wise.oclc.org.
De . (punt) achteraan moet er bij staan!

Als de DNS records aan het domein zijn toegevoegd kan Wise de mail met DKIM ondertekenen namens het gebruikte domein, zodat DMARC valideert.
De headers van de mail gaan er dan als volgt uitzien (bijvoorbeeld voor ranst.be):

From: "Bibliotheek Ranst" info@ranst.be
Return-Path: cultuurconnect@wise-emea.oclc.org
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/simple; d=ranst.be; s=wise1;
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/relaxed; d=oclc.org; s=amdc;

Hiermee klopt het From adres met de handtekening van ranst.be, en het Return-Path met de handtekening van oclc.org.

Het bounce adres is cultuurconnect@wise-emea.oclc.org zodat die mails door de Wise bouncer kunnen verwerkt worden.

Ook als een vestiging geen DMARC heeft kan je toch de DNS records maken. Dan kan Wise de mail ondertekenen namens het domein van de bib en wordt de aflevering veel betrouwbaarder.

We raden aan om een subdomein in te richten als het om technische redenen niet mogelijk is om de DNS op het publieke domein te configureren, vb. op info.ranst.be.

Overzicht domeinen en technische instellingen

Via dit overzicht kan je controleren of de DNS van het domein van je bibliotheek correct is ingesteld (Yes in kolom B).

Opgelet: een domein zonder DNS records mag geen mail vanuit Wise verzenden!

Vanaf 12/2023 (Wise versie 7.0.6) worden mailadressen zonder DNS records uitgesloten van het verzenden van e-mail.

Wise loopt het risico om als spammer gezien te worden als er berichten vanuit adressen verstuurd worden waarvan het domein technisch niet in orde is. Deze mailadressen worden uitgesloten van het verzenden van e-mail om impact op andere bibliotheken te vermijden.

De e-mailberichten van de vestiging worden niet opgepikt door de mailer en krijgen de status Geannuleerd met als bijkomende info Vestiging xxxx mag geen e-mail verzenden.

Op termijn zal ook de aanwezigheid van het correcte SPF record verplicht worden.