Laatste update: 8 augustus 2022

De registratienota

Wie krijgt de nota?

Optie 1 (default)

De nota wordt aangemaakt voor klanten met openstaande kosten ouder dan de ingestelde interval, die opgeteld het ingestelde minimumbedrag vormen.
Anders gezegd: NRF wordt gemaakt <=> (het totaal van openstaande kosten ouder dan interval Y) > bedrag X

Verstuur je dus vandaag registratienota’s dan worden alle kosten die nog niet in een nota werden opgenomen én die ouder zijn dan de gekozen termijn (interval), per lener opgeteld. Is de som niet lager dan het gekozen minimumbedrag, dan wordt er voor die lener een nota gemaakt, met enkel die kosten op.

• Bij ingesteld interval = 1 dag : een kost die vandaag geboekt wordt, komt morgen in aanmerking.

• Kosten waarvoor al een nota gemaakt is (en dus een factuurnummer hebben), worden niet meer meegeteld.

Optie 2

Je kan vragen om alle kosten te laten optellen. In dat geval gebeurt het volgende:

Maak je registratienota’s aan, dan wordt gekeken welke leners openstaande kosten hebben in jouw bibliotheek die ouder zijn dan de gekozen termijn en die nog niet gefactureerd werden. Heeft een lener kosten die aan deze criteria voldoen, dan worden álle niet-gefactureerde kosten opgeteld, ongeacht hoe lang ze al open staan. Is de som van deze kosten niet lager dan het gekozen minimumbedrag, dan wordt er voor de lener een nota gemaakt, met al die kosten op.

Hoe maak je de nota’s?

Berichten > Nota’s > Registratie nota’s

Klik op OK (slechts één keer, anders worden meerdere jobs gestart). Wacht tot het systeem klaar is met de verwerking. De kosten die op basis van de instellingen voor jouw bibliotheek in aanmerking komen, worden nu opgehaald uit het financiële bestand.

Zodra de selectie klaar is, krijg je de melding dat de berichten klaar staan onder Berichten > Berichten printklaar maken. Volg verder de normale stappen (zie Berichten printen).

Opgelet:
– Leners voor wie een registratienota werd verstuurd, krijgen geen automatische melding (zoals bij de nota materiaalvergoeding), opmerking of (extra) blokkade. Betalen aan de betaalautomaat blijft altijd mogelijk.
– Kosten waarvoor reeds een materiaalvergoedingsnota werd verstuurd, worden niet meegenomen op de registratienota. Er is echter één uitzondering, nl. m.b.t. de boetes die op een materiaalvergoedingsnota staan. Stel dat een klant de werken terugbrengt, dan vervalt de boete van de nota (deze wordt kwijtgescholden), en wordt de reële boete herrekend. Die herrekende boete kan weliswaar exact hetzelfde bedrag zijn als de boete op de nota. Maar omdat deze nieuw werd berrekend, is dat voor Wise een nieuwe kost.

Brief versus mail

De registratienota kan ook via e-mail verstuurd worden. Wie al gebruikt maakt van de briefversie van de registratienota en dit wil wijzigen naar de e-mailversie, kan dit aanvragen via de servicedesk. Net zoals bij andere e-mails zal Wise bij het ontbreken van een mailadres of bij een bounce, automatisch een brief klaarzetten voor die klant.

Let wel: de eerste keer dat een bibliotheek registratienota’s verstuurd, moet dat via brief gebeuren. Op die manier kan je zelf zelf nakijken voor ze de deur uit gaan, en kan je ook fouten opmerken. Als alles goed verloopt, kan je daarna eventueel overschakelen op e-mail. Neem hiervoor contact op met de servicedesk.

OPGELET: in de berichteneditor verschijnt bij de registratienota de vermelding ‘btw voor deze factuur’. Dat mag je negeren, op de eigenlijke brieven wordt dit niet vermeld.

Herinnering registratienota (NRH)

Op aanvraag van de bibliotheek kan er ook een extra herinnering ingesteld worden, die verstuurd wordt naar klanten die x dagen na de registratienota (NRF) (een deel van) de kosten op de nota nog niet betaald hebben. Vraag dit aan via de servicedesk.

Om de herinnering registratienota’s te printen klik je eerste op het hoofdmenu ‘Berichten’, kies ‘Nota’s’ en vervolgens ‘Herinnerings registratie nota’s’. Wise vraagt nu of je de nota’s wil afdrukken. Klik op ‘OK’.

Je krijgt nu ofwel een melding dat er geen regels verwerkt zijn (indien er geen klanten in aanmerking komen voor een NRH), ofwel dat de nota’s zijn overgezet en dat je de stappen voor de gewone brieven kan volgen via ‘Berichten’ > ‘Berichten printklaar’ maken en vervolgens ‘Print berichten’.