Koppelen van exemplaren met status T/A: koppelen met bestelbestanden

Wanneer gebruiken?

• als je bestelexemplaar de status T/A heeft. Je bestelde in de webshop van de leverancier waarmee je een bestelkoppeling hebt EN jouw leverancier verstuurde een shippedbestand.

Inlezen van het shipped bestand

Dit proces gebeurt geautomatiseerd door een API-koppeling. Je moet dus als bib zelf niets doen.  

Op het moment dat een bestelling bij de leverancier vertrekt, wordt er een shipped of verzend-bestand naar Wise verstuurd. Dit bestand wordt ingelezen in Wise. De bestelexemplaren worden hierdoor in het systeem aangepast en krijgen nu de status T/A (‘transport – Aquisitie’), i.p.v. de status I, om te duiden dat ze onderweg zijn.
Op dit moment worden prijzen die eventueel gewijzigd zijn t.o.v. het moment van bestellen, aangepast bij de exemplaren en in de budgetten. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren omdat je een titel bestelde bij de leverancier vlak voor de 6 maanden gereglementeerde korting om waren, maar de uitlevering na die 6 maanden gebeurt; afhankelijk van je afspraken met je leverancier, krijg je dan misschien een andere korting. 

Je kan de orders waarvoor al een ‘shipped’ bestand is verstuurd, maar die nog niet zijn ontvangen in jouw bibliotheek, terugvinden via de orderadministratie. 

In het menu kies je voor ‘opties’ en dan ‘factuur selecteren op datum’ als wel ‘factuur selecteren’. Klik op de tab ‘ontvangen pakbonnen’. 

Na het inlezen van het shipped-bestand wordt er een verslag gemaakt. Dit verslag kan je via de orderadministratie raadplegen.

In de praktijk hoef je als bib niets te ‘doen’ op dit moment. Het verzendbestand zorgt voor een update van enkele gegevens, waardoor je desgewenst via selecties ook zicht kan krijgen op welke exemplaren er eerstdaags in je bib geleverd zullen worden.

Koppelen van exemplaren

Wanneer de doos met exemplaren aankomt in je bibliotheek, kan je deze gaan koppelen. 

Gebruik hiervoor in het menu ‘Exemplaren’ de optie ‘koppelen met bestelbestanden’.
Wanneer je de ‘gewone’ menu-ingang ‘koppelen’ gebruikt, zal het systeem de bestaande bestelexemplaren niet oppikken, en een nieuw exemplaar toevoegen.

!Let dus steeds goed op dat je de juiste menu-ingang kiest: koppelen met bestelbestanden. 

Kies eerst de leverancier en scan vervolgens de ISBN-code. 

Heb je meerdere exemplaren besteld van deze titel? Klik het gewenste bestelexemplaar aan in het overzicht.
Heb je slechts 1 exemplaar besteld van deze titel? Dan ga je onmiddellijk door naar het koppelscherm.

Krijg je volgende melding gevonden? Lees wat je hiermee moet in het FAQ-item.

De gegevens worden nu ingevuld in het koppelscherm. 
Indien je bij de leverancier een opmerking meegaf bij een bestelling (vb 2 ex voor vest1, 1 ex voor vest2″, “voor KJV”,…) , zal je deze nu in het rood zien verschijnen.

Pas indien nodig de plaatsingsvestiging, materiaal, kast, etiket en budget nog aan.

Wanneer de bestelling werd ingelezen bij een volledig beschreven Vlacc-titel, zullen de voorspelde waarden voor materiaal, kast en etiket over het algemeen vrij accuraat zijn. Wanneer de bestelling werd ingelezen bij een titel die op dat moment nog niet gekend was in het systeem, is het bestelexemplaar gegenereerd obv de minimale info van de leverancier. De beschrijving kan intussen zijn overschreven door een Vlacc-beschrijving, maar de exemplaren worden in dat geval niet mee aangepast. Je zal de info in dat geval goed moeten nakijken en aanvullen bij het koppelen. Zet eventueel een catalogusscherm open om de isbn in op te zoeken: zo kan je eventueel intussen aangevulde genres, ZIZO-codes etc gewoon overnemen van de titel.

Merk je dat een titel dubbel in het systeem zit (zelfde ISBN, jaar, mediumsoort) en eventueel geconsolideerd mag worden? Stuur dan een berichtje naar onze servicedesk via de knop ‘helpdeskticket’.

In het veld ‘factuurnr’ staat het ordernr bij de leverancier. Je kan dit veld niet editeren.
Voor leveranciers Medio en Distribib, wordt bij de items ook het nummer van de pakbon weggeschreven, maar dan op item-niveau. Voor Standaard boekhandel wordt momenteel nog niets op item-niveau weggeschreven.

De factuurprijs is ingelezen via het bestand van de leverancier. Dit is het bedrag met korting, dat in je budgetten verwerkt zal worden. De exemplaarprijs is de prijs zonder korting, de prijs die leners op een materiaalvergoedingsnota zullen krijgen. De factuurprijs kan je niet meer wijzigen hier. Stel je problemen vast met de doorgegeven prijs, contacteer onze helpdesk.

Het budget wordt voorspeld op basis van titelgegevens en de budgetconversie. De voorspelling zal dus niet goed zijn wanneer de titel niet voldoende info bevat, het om een niet-voorspelbaar collectie-onderdeel gaat (bijv. sprinters) en/of de budgetconversie niet voldoende verfijnd is. 

Koppel een barcode. 

Wanneer de bibliotheek heeft laten instellen dat exemplaren niet meteen ‘B – Binnen’ mogen staan, omdat ze nog verwerkt moeten worden, krijgt het exemplaar na het koppelen eerst de status ‘T/N – Transport/Nieuw’. Het exemplaar kan nu nog het verwerkingscircuit in.
Wanneer het exemplaar na verwerking wordt ingenomen, krijgt het de status ‘B – Binnen’ als het in de juiste vestiging wordt ingenomen. Is het exemplaar bestemd voor een andere vestiging? Neem het niet in en het exemplaar blijft op de status ‘T/N – Transport/Nieuw’ staan tot het wordt ingenomen in de juiste vestiging.
Neem je het tussendoor in op de hoofdvestiging? De status ‘T/N – Transport/Nieuw’ verdwijnt, het exemplaar gaat op ‘T – Transport’ richting de juiste vestiging en komt ‘B – Binnen’ te staan als het wordt ingenomen in de juiste vestiging.