Bij een leverancier met een bestelkoppeling

Wat zijn de voorwaarden om een bestelling te plaatsen via de bestelkoppeling?

• je leverancier heeft de koppeling geïmplementeerd (kijk na of je leverancier in dit lijstje staat)
• je hebt nagedacht of je ook budgetten wil laten inrichten
• je hebt vooraf de handleiding doorgenomen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan
• als hieraan voldaan is, teken je via dit formulier in
• je hebt bericht ontvangen van Cultuurconnect of de leverancier dat jouw koppeling geactiveerd is

Plaats order via webshop leverancier

Log in op de website van de leverancier.

Maak een winkelmandje aan met de gewenste titels in de gewenste aantallen. 

Je kan een opmerking meegeven bij een exemplaar, vb “2 ex voor vest1, 1 ex voor vest2”, “voor KJV”,…. Deze opmerking zal ingelezen worden in Wise, en bij het ontvangen en koppelen van het exemplaar (zie verder) getoond worden.

Plaats je bestelling.
Aandachtspunt: kies hierbij de juiste account/perceel om de bestelling op te plaatsen. Accounts/percelen komen typisch overeen met de loten die je aan een leverancier hebt toegewezen, vb ‘jeugd’ of ‘volwassenen fictie’. Bij sommige bibs die niet aanbesteden, zijn dit de bestelbonnen.
De accountcode bepaalt je korting bij de leverancier en daardoor ook de prijzen die zullen worden ingelezen in Wise. Bij veel leveranciers worden deze ook gebruikt om te bepalen wat in één doos, op de zendnota en op de factuur komt.

Opgelet! Bibliotheken die gebruik maken van budgetten in Wise: de keuze van de account/perceel heeft GEEN impact op Wise. 
Wise bepaalt autonoom op welk budget een bestelling wordt geboekt, op basis van de instellingen in Wise zelf.
Je kan met andere woorden bij een leverancier alles op één perceel/account aankopen, maar deze bestellingen bij inlezen in Wise op verschillende budgetten laten voorspellen. Of je kan de bestellingen van verschillende (gekoppelde) leveranciers op 1 budget laten koppelen in Wise.

Inlezen order in Wise

Dit proces gebeurt geautomatiseerd door een API-koppeling. Je moet hier als bib dus niets voor doen: eenmaal de koppeling actief is zal wanneer je hebt besteld bij de leverancier, de ORDER automatisch worden doorgestuurd naar Wise.

Na het inlezen van de bestelling worden: 

• Zo veel mogelijk titels die reeds aanwezig waren in het Bibliotheeksysteem gebruikt. Titels die niet gevonden werden in het systeem, worden automatisch nieuw aangemaakt obv info uit het bestelbestand (= minimale beschrijving: titel / auteur / isbn / mediumsoort / jeugd-volw / verh – inform). 
• Na het inlezen van de bestelling wordt er een verslag gemaakt. Dit verslag is momenteel alleen raadpleegbaar via de Wise manager, maar zal je vanaf dec 2021 via de orderadministratie (titels/orderadministratie) kunnen raadplegen. In het verslag kan je zien welke titels zijn ‘gevonden’ (= gematcht, er bestond al een titelbeschrijving in Wise) of ‘aangemaakt’ (= er was nog geen titelbeschrijving in Wise voor deze uitgave, er is een minimale voorlopige titel aangemaakt).

• Bestelde exemplaren aangemaakt bij de bestaande of nieuwe titel:
  1. deze krijgen status I – Besteld
  2. de kast en het etiket (PK) worden zo veel mogelijk klaargezet (obv de beschikbare titelinfo en de kastconversie)
  3. (indien je bib gebruik maakt van budgetten in Wise) het vermoedelijke budget wordt gesuggereerd 
  4. (indien je bib gebruik maakt van budgetten in Wise)  budgetten worden ‘in besteding’ geplaatst. 

Alle bestelde exemplaren worden aangemaakt bij de hoofdbibliotheek (zie ‘Bewerken order in Wise’ voor uitsplitsen van een bestelling). 

Bewerken order in Wise

Deze tussenstap is optioneel. Voor de meeste bibliotheken zal het eenvoudiger zijn om de gegevens bij de bestelling (plaats, kast, etiket, budget) pas ‘op punt’ te zetten bij het effectief ontvangen van de exemplaren.

Je kan een order echter ook meteen na het bestellen al bewerken, en dit om :

• budgetten eventueel al aan te passen (als de budgetconversie niet is ingericht, of niet overal het juiste resultaat heeft opgeleverd, en je deze controle liever nu al doet dan op het moment van koppelen)  
• exemplaren op dit moment al toe te wijzen aan een vestiging (zodat ze in de publiekscatalogus al bij de juiste vestiging ‘in bestelling’ getoond worden, en omdat je dit liever nu al doet dan op het moment van koppelen) 

Om aanpassingen aan te brengen in een order die is ingelezen uit het systeem van de leverancier, ga je naar de orderadministratie in Wise. 

In het menu kies je voor ‘opties’ en dan ‘factuur selecteren’.
Je kan ook kiezen voor ‘factuur selecteren op datum’.

Je krijgt nu een overzicht van de verschillende types ‘facturen’: klik op de tab ‘openstaande bestellingen’. Dit zijn de bestellingen waarvoor de leverancier nog geen ‘shipped’ bericht verstuurde, en waarvan de uitlevering dus nog niet bevestigd is. 

Selecteer hier het juiste ordernr en klik ‘akkoord’. 

Je opent nu deze order in de orderadministratie. Op het scherm links zie je de verschillende titels die je hebt besteld.
Op het scherm rechts zie je de details van de titel waar je op dat moment naar kijkt. 

Via de knop ‘wijzig’ onderin dit scherm, kan je exemplaren wijzigen.

Je kan vb het budget aanpassen, of de plaatsvestiging. Voor dat laatste kan je je vb baseren op info die bij het bestellen in het veld koppelopmerking is gezet (‘2 hoofdbib, 1 filiaal X’)Zie je alleen je hoofdbib in de lijst met plaatsvestigingen? Contacteer dan de servicedesk@cultuurconnect.be: er staat voor jouw bib nog ingesteld dat je niet mag bestellen voor andere vestigingen.

Vergeet niet je aanpassingen op te slaan.

Vind je deze werkwijze te omslachtig? Je kan deze gegevens ook bewerken bij het koppelen.