Koppelen van exemplaren met status I: “gewoon” koppelen
Wanneer gebruiken?
- als je manueel bestelt zonder bestelkoppeling,
- als je bestelt in de webshop van de leverancier (bestelkoppeling) maar de leverancier stuurt geen shippedbestand, dan krijgen de bestelexemplaren status I.
Is je bestelling aangekomen en wil je de exemplaren koppelen? Dat doe je als volgt:
- kies in het menu ‘Exemplaren’ voor ‘Koppelen’.
- Zet bovenaan eerst de radiobutton naast ‘Koppelen’ op ‘Met factuur’.
- Geef aan wie de leverancier is van het bestelexemplaar.
- Laatste stap: scan het ISBN-nummer in of zoek de titel in de catalogus.
Het is belangrijk dat je deze weg volgt en niet gaat via de catalogus en dan onderaan op het barcode-icoontje ‘koppelen’ klikt. Doe je dat wel, dan zal je een nieuw exemplaar genereren en blijft je bestelde exemplaar staan. Koppelen met bestelbestanden mag je ook niet gebruiken, dat is voorbehouden voor bestelexemplaren met status T/A.
Omlabelen van bestelexemplaren werkt eveneens niet! Dit zijn voorlopige bestelexemplaren, werk dus steeds via het koppelscherm.
Je kan de ISBN rechtstreeks in het bovenste vakje inscannen maar bij meerdere titels met dezelfde ISBN, geeft Wise je geen keuze en kan het zijn dat Wise een titel kiest waar jouw bestelde exemplaar niet aanhangt. Je kan beter het juiste exemplaar op titel zoeken in de catalogus.
Je vertrekt dus van het menu “Exemplaren” > “Koppelen”, zet eerst de radiobutton ‘Koppelen’ op ‘Met factuur’, kiest de juiste leverancier, en zoekt daarna de titel met het bestelexemplaar via de knop “Zoek titel in catalogus”:
Daarna kan je het juiste exemplaar kiezen om te verwerken met ‘Selecteer’:
vervolgens krijg je nogmaals de keuze uit de bestelde exemplaren van de titel bij de geselecteerde leverancier. Heb je slechts 1 bestelling geplaatst voor deze titel, verschijnt er geen tussenscherm.
De titel wordt geselecteerd.
Als je de bestelling manueel plaatste (dus niet via de webshop van de leverancier), geef je rechts het factuurnummer in. De factuurprijs, leverancier en budget komt mee uit de info van de bestelling. De exemplaarprijs kan steeds afwijkend zijn. De factuurprijs is van belang voor je budgetten, de exemplaarprijs komt op de nota van een gebruiker die een exemplaar verliest. Controleer dit veld steeds.
Indien je bij de leverancier een opmerking meegaf bij een orderlijn (vb 2 ex voor vest1, 1 ex voor vest2″, “voor KJV”,…) , zal je deze nu in het rood zien verschijnen.
Pas in het linkerdeel eventueel de nodige velden zoals kast en plaatskenmerk. Controleer rechts prijs en budget. Heb je een correct ingerichte budgetcon? Dan werd jouw budget correct voorspeld. Je kan dit eventueel nog aanpassen.
Merk op:
- kast en plaatskenmerk worden voorspeld op basis van titelgegevens en de kastconversie. De voorspelling zal dus niet goed zijn wanneer de titel onvoldoende info bevat, en/of de kastconversie niet voldoende verfijnd is.
- het budget wordt voorspeld op basis van titelgegevens en de budgetconversie. De voorspelling zal dus niet goed zijn wanneer de titel onvoldoende info bevat, en/of de kastconversie niet voldoende verfijnd is.
In het veld ‘factuurnr’ staat het ordernr bij de leverancier. Bij bestelexemplaren besteld via de webshop van de leverancier met status I (geen T/A) is dit veld aanpasbaar. Je kan het ordernr laten staan, of het nr van de zendnota invullen. Dit wordt ‘vastgehouden’ voor de rest van je koppelsessie.
Geef tot slot onderaan de barcode in, en klik op koppel dit exemplaar:
Wil je exemplaargegevens aanpassen, dan kan dit aan de hand van de les Exemplaren.
Wanneer de bibliotheek heeft laten instellen dat exemplaren niet meteen ‘B – Binnen’ mogen staan, omdat ze nog verwerkt moeten worden, krijgt het exemplaar na het koppelen eerst de status ‘T/N – Transport/Nieuw’. Het exemplaar kan nu nog het verwerkingscircuit in.
Wanneer het exemplaar na verwerking wordt ingenomen, krijgt het de status ‘B – Binnen’ als het in de juiste vestiging wordt ingenomen. Is het exemplaar bestemd voor een andere vestiging? Neem het niet in en het exemplaar blijft op de status ‘T/N – Transport/Nieuw’ staan tot het wordt ingenomen in de juiste vestiging.
Neem je het tussendoor in op de hoofdvestiging? De status ‘T/N – Transport/Nieuw’ verdwijnt, het exemplaar gaat op ‘T – Transport’ richting de juiste vestiging en komt ‘B – Binnen’ te staan als het wordt ingenomen in de juiste vestiging.