laatste update 30/8/22

Voorwaarden

Het beheren van de wisselcollectie doe je vanuit de stafvestiging. Deze moet eerst ingericht worden door Cultuurconnect. Één instantie van de deelnemende instanties is dan verantwoordelijk voor de wisselcollectie. De stafvestiging is dan een extra vestiging van deze instantie. Deze manier van werken is bedoeld voor grote collecties die reizen tussen bibliotheken die hiervoor nauw samenwerken.

Afspraken

Ook al wordt de stafvestiging beheerd door één instantie, de verschillende handelingen om de collectie te laten roteren vergen een goed gecoördineerde aanpak. Er moet bijvoorbeeld bij het doorschuiven op tijd ingenomen worden: alle bibliotheken moeten dan binnen de week de exemplaren die moeten doorschuiven innemen en op transport zetten.

Stafvestiging

Om te kunnen starten heb je een stafvestiging nodig. Dit is een extra vestiging die enkel de wisselcollecties tussen de verschillende instanties beheert. Deze moet door Cultuurconnect ingericht worden. Het is dus belangrijk dat er goed wordt afgesproken welke bibliotheek verantwoordelijk is voor deze vestiging. Bij voorkeur is een medewerker die de administratie van deze vestiging verzorgt ook het spreekpunt bij Cultuurconnect in verband met de roterende collectie van jouw organisatie.

Kasten

Wanneer je gaat doorschuiven moet je ook de plaatsing gaan controleren. Om zo weinig mogelijk te moeten aanpassen is het handigste dat elke deelnemende bib dezelfde kast heeft waar de wisselcollectie-exemplaren inkomen. Dit is niet verplicht, maar zorgt er wel voor dat je minder extra handelingen moet doen bij het doorschuiven. Het inrichten van deze kasten moet ook door Cultuurconnect gebeuren.

Barcodes en exemplaren

De deelnemende exemplaren moeten een nieuwe landelijke barcode hebben. Op het moment van het invoeren van de exemplaren in de wisselcollectie zijn ze al ingevoerd in Wise en hebben ze de status B – Binnen. Uitgeleende exemplaren kunnen niet aan een wisselcollectie worden toegevoegd. Als de exemplaren reeds op locatie zijn, levert de verantwoordelijke van de wisselcollectie aan Cultuurconnect een lijst aan van de exemplaren met hun barcode, titel, auteur en de locatie waar ze op dit ogenblik zijn. Staan de deelnemende exemplaren centraal, dan kunnen ze door de stafvestiging zelf ingevoerd worden. Afhankelijk van de situatie kan Cultuurconnect (éénmalig) helpen bij het toevoegen van de exemplaren aan de wisselcollectie.

Route

Denk goed na in welke volgorde de exemplaren moeten reizen. Eens de wisselcollectie is ingevoerd kan de route niet zomaar aangepast worden. Er is ruimte voorzien om eventueel een bib in te schuiven. Een bib schrappen kan ook. Maar de volgorde omgooien kan niet zonder de collectie opnieuw in te voeren.

In de route wordt er geschoven van vestiging naar vestiging en niet van instantie naar instantie. Instanties met meerdere vestigingen kunnen dus ook met meerdere vestigingen in de route zitten indien gewenst.