Bij een leverancier zonder bestelkoppeling

Een exemplaar bestellen

Zoek in de Wise-catalogus de gewenste titel op en plaats een bestelling via het winkelmand icoontje, 

Vind je een titel nog niet terug in de titeldatabank? Voer dan een voorlopige titel in met behulp van de les Een voorlopige titel invoeren. Vul zeker een titel, ISBN/EAN en jaar van uitgave in. Een bestelling gebeurt op ISBN. Wil je dus de laatste editie van een titel, zorg er dan voor dat je het correct ISBN koppelt aan de juiste titel.

Het bestelscherm opent:

In het bestelscherm vul je volgende velden in:

• Initialen: geef jouw initialen op of een intern afgesproken code.
• Prijs: controleer of de gewenste prijs vermeld staat.
• Eigenaar: dit is de betalende vestiging. Is jouw hoofdvestiging de betalende vestiging? Controleer dan steeds of hier de correcte vestiging is geselecteerd.
• Plaatsvestiging: als je ook kan bestellen voor een andere vestiging, dan pas je hier eventueel de vestiging aan.
• Leverancier: duid de leverancier aan uit jouw lijst. Ontbreken er leveranciers, mogen bepaalde leveranciers verwijderd worden? Contacteer de Servicedesk. Bij het koppelen van het definitieve exemplaar is dit veld belangrijk om het bestelexemplaar op te pikken!
• Aantal: geef het aantal exemplaren op dat je wil bestellen.

Optioneel in te vullen:

• Bestelmethode: ontvang je een korting van een bepaalde leverancier? Selecteer hier de overeenkomende methode. Cultuurconnect richt dit in voor jullie, geef door via de servicedesk dat je hier wenst gebruik van te maken. Op deze manier zal de voorspelling van jouw budget accurater verlopen.
• Kast: in welke kast komt het exemplaar terecht? Dit kan je nog aanpassen bij het koppelen/invoeren.
• Ter Inzage:  indien je dit wenst kan je hier reeds meegeven dat een exemplaar Ter Inzage zal zijn.
• Koppelopmerking: bij het koppelen van een exemplaar verschijnt deze boodschap in het rood bovenaan. Enkele voorbeelden van opmerkingen zijn: de naam van de lener die de aankoopsuggestie deed, dat het een vervangexemplaar betreft, …
• Bijz. coll.: maak je gebruik van Taalpunt, dan kan je dat hier al aanduiden. Dit kan ook nog bij het koppelen van het exemplaar.
• Budget: duid aan op welk budget deze bestelling mag geboekt worden. Wil je een vlugge blik werpen op jouw betreffend deelbudget? Klik onderaan het bestelscherm de knop Budget aan. Je ziet meteen hoeveel ruimte je nog hebt om te bestellen.
  Wens je een voorspelling van jouw budget door Wise? Laat een budgetcon inrichten op basis van jullie noden en vul volgend formulier in.
• Bestelstatus: de status is standaard ‘A-Akkoord’. Maak je geen gebruik van de Bestellijst leverancier? Pas dit aan naar de status ‘B-Besteld’, vergeet vervolgens niet om je titels manueel door te zetten naar de Wise catalogus. (zie onderaan deze pagina)
  De overige statusssen: C, E, F, I, N en O worden door ons niet gebruikt in het bestelscherm. 

De velden Referentie, Collectie, Bindwijze, NBD-cat, Uit voorraad, Leverdatum & reden worden niet gebruikt. Het veld besteldatum wordt automatisch gevuld.

Klik tot slot op OK en jouw bestelling wordt geplaatst.

Van bestelverzoek naar bestelde titel (besteloverzicht leverancier)

Heb je titels besteld met de status ‘A-Akkoord’, dan heb je nog geen echte bestelling geplaatst, enkel een “bestelverzoek”. Om de exemplaren te bestellen moet je een bestellijst maken voor de leverancier. Dat doe je zo:

• Kies in het menu “Opties” voor “Besteloverzicht leverancier”;

• Selecteer de leverancier waarvoor je de bestelling wil maken;
• “Zet bestelverzoeken op besteld”: hier kies je voor “ja”.

Wil je eerst nog even controleren of de lijst klopt, zet dan “Zet bestelverzoeken op besteld” op “Nee”. Trek de lijst vervolgens opnieuw maar kies voor “Ja” om de bestellingen effectief te plaatsen.

Je krijgt nu een overzicht van de bestellingen en bezorgt deze zelf aan de leverancier, bv. door het overzicht af te drukken en te e-mailen.

De status wijzigt van de bestellingen wijzigt van “Akkoord” naar “Besteld E”.

Wens je bepaalde titels niet mee te nemen en even on-hold plaatsen? Wijzig hun status manueel naar “Open”. Pas nadat je deze opnieuw manueel de status “Akkoord” of onmiddellijk “Besteld” toekent kan je hier verder mee aan de slag.

Hoe wijzig je manueel de status van een bestelling? Klik rechts op de gewenste bestellijn in tabblad ‘Bestellingen’ en kies de gewenste optie.

Bestellingen beschikbaar maken in de Wise catalogus

Door een systeemoptie binnen Wise worden bestelexemplaren automatisch aangemaakt nadat je een Besteloverzicht leverancier opmaakte. Onafhankelijk van het tijdstip waarop de bestellijst leverancier wordt aangemaakt.

Werk je met de status Besteld ipv Akkoord in het bestelscherm? Dan ga je als volgt te werk:

1. Vanuit het tabblad Bestelbestanden

Ga naar het menu Titels > Catalogus bijwerken of gebruik de functietoetsen CTRL + P. 

Kies optie 1- Alleen bestelde titels. Optie 2 & 3 zijn niet van toepassing voor Vlaanderen & Brussel. De taak wordt uitgevoerd en de pop-up verdwijnt.

Voor 13u  kan je dit onmiddellijk doorzetten. Tijdens de drukke periode in de namiddag is er enkel de optie “Voer vannacht uit”. Na 17u kan je opnieuw onmiddellijk doorzetten. De knop “Voer vannacht uit” zorgt er in realiteit voor dat dit wordt doorgezet op een rustig moment tussen 17u en 18u.

In de kolom Cat. zie je nu T+E verschijnen. In het derde tabblad Bestellingen kregen de exemplaren de status Besteld E.

2. Vanuit het tabblad Titels/Aanbod

Selecteer 1 specifieke titel en zet deze vervolgens door naar de catalogus via het menu Titels > Aanbodtitel naar catalogus of via de functietoets CTRL + P.

Voor 13u  kan je onmiddellijk doorzetten. Tijdens de drukke periode in de namiddag is er enkel de optie “Voer vannacht uit”. Na 17u kan je opnieuw onmiddellijk doorzetten. De knop “Voer vannacht uit” zorgt er in realiteit voor dat dit wordt doorgezet op een rustig moment tussen 17u en 18u.

Bevestig met OK na het onmiddellijk overzetten.

In de kolom Cat. zie je nu T+E verschijnen. In het derde tabblad Bestellingen kregen de exemplaren de status Besteld E.

Ga onmiddellijk naar de bijhorende bestelexemplaren in de catalogus via de functietoets CTRL+C of via het menu Opties > Catalogus.

In de Wise catalogus verschijnt na het doorzetten naar de catalogus een bestelexemplaar. Je herkent deze exemplaren aan de barcode startend met #.

De doorgezette bestellingen in het tabblad “Bestellingen” worden tweewekelijks gewist op zondag.

Voor een verdere opvolging van onze bestellingen kunnen we nu terecht in onze orderadministratie.

De besteldadministratie

De besteladministratie van het Bibliotheeksysteem is afgestemd op bestellen op basis van aanbodbestanden. In Vlaanderen & Brussel werken we niet op die manier, dus veel functionaliteit is overbodig. Hieronder overlopen we de mogelijkheden voor Vlaanderen & Brussel van toepassing. Andere opties in de verschillende menu’s mogen jullie negeren.

Via het menu “Titels” > “Besteladministratie” kom je in de besteladministratie. Hierbinnen heb je bovenaan een hoofdmenu:

en navigeer je tussen de volgende tabbladen:

De besteladministratie opent standaard op het eerste tabblad. Belangrijk hier zijn het tweede tabblad Titels/Aanbod en het derde tabblad Bestellingen. Met het laatste tabblad Detail titel hoef je geen rekening te houden. Dit is van belang voor Nederland.

Tabblad Bestelbestanden

Indien je alle geplaatste bestellingen in 1 beweging wil overzetten naar de catalogus: sta op dit tabblad en ga naar “Titels” > “Catalogus bijwerken” of kies voor de sneltoetsfunctie Ctrl + P.

Tabblad Titels/Aanbod

Hier vind je een overzicht van jouw bestelde titels. Ververs het tabblad via het menu Opties > Ververs of door gebruik te maken van de functietoets CTRL+F om de meest recente data te zien. Bestelverzoeken komen in geel te staan.

Tabblad Bestellingen

Hier vind je een overzicht van de bijbehorende exemplaren. Als er een titellijn werd geselecteerd op het tabblad Titels/Aanbod dan verschijnen de bijbehorende exemplaren in dit tabblad.

Wens je alle exemplaren te zien? Kies bovenaan rechts voor de knop Wissel.

Wens je alle exemplaren te zien die werden doorgezet naar de catalogus? Kies bovenaan rechts voor de knop Bestelde ex..

Blijft jouw scherm leeg na het aanklikken van deze knop? Dan werden er nog geen bestelexemplaren aangemaakt in de catalogus.

Klik nogmaals op beide knoppen om te wisselen tussen beide weergaven.

Ververs tabblad ‘Titels/Aanbod’ en “Bestellingen” met sneltoets Ctrl + F. Ga onmiddellijk naar de betreffende titel in de catalogus met sneltoets CTRL +C.

Wis een bestelverzoek in de tab Bestellingen door de titel te selecteren en sneltoets Ctrl + F9 te gebruiken. Opgelet! Hiermee verwijder je geen bestelexemplaren in de Wise catalogus!

Pas een bestelverzoek aan (status ‘Open’ of ‘Akkoord’) in het tabblad ‘Bestellingen’ met sneltoets CTRL + M of dubbelklik op de lijn.

Vlot uit de voeten kunnen in de besteladministratie? Neem er de sneltoetsen bij!