Aankopen registreren op budget
Zichtzendingen, losse aankopen, exemplaren gekoppeld zonder factuur, fout geboekte bedragen … allemaal mogelijke redenen om ontbrekend budget bij te boeken op jouw deelbudget. Voor deze opties maak je best gebruik van “Aankopen registreren op budget” ipv “Budgetbedragen registreren”.
Kies jouw leverancier, geef een factuurnummer en -datum op. Het factuurnummer kan hier een intern afgesproken nummer zijn, een zendnotanummer, een zichtzendingnummer, … Kies een nummer makkelijk voor jouw bibliotheek nadien terug te vinden.
Klik “Regels invullen” aan en het onderste gedeelte van dit scherm wordt actief. Vul vervolgens aan met het correcte deelbudget, bedrag en voeg een omschrijving toe indien gewenst.
Voeg de regel toe en ga verder met een volgende aankoop of kies om deze factuur op te slaan. Hier kan je net zoals bij de budgetbedragen positieve & negatieve boekingen doen. Een creditnota kan je via deze weg met een negatief bedrag terug bijboeken op jouw budget. Deze positieve of negatieve bedragen komen vervolgens te staan in de Besteld-kolom op het budgetoverzicht.
Hoe verplaats je deze naar de Geboekt-kolom?
Open de orderadministratie en kies voor Betaaloverzicht.
Duid de correcte leverancier aan en klik ‘Ja’ aan bij ‘Muteer betaalstatus’ voor het boeken van het bedrag. Kies je geen leverancier dan wordt alles overgezet.
Je verkrijgt een Birt-rapport met een overzicht van de doorgezette bedragen:
Laat je Budgetoverzicht lopen en de bedragen zullen bijgevoegd of afgetrokken zijn van de kolom ‘Geboekt’.
De aangemaakte facturen kan je terugvinden in de orderadministratie. Menu Opties > Factuur selecteren > Tabblad Afgehandelde facturen. Selecteer de lijn en klik op Akkoord om de details te zien.
