Doorschuiven van een roterende collectie: exemplarenactielijst

Laatste wijziging 4 mei 2023

Wat gebeurt er eens de doorschuifdatum bereikt is?

Op de eerstvolgende zondag loopt er in Wise een automatische job, waardoor alle exemplaren worden doorgeschoven naar de volgende vestiging in de route en een nieuwe doorschuifdatum krijgen x aantal weken later (volgens wat ingesteld is in de route van de collectie). De exemplaren die binnen zijn komen op een ‘exemplaren actielijst’ terecht. Opgelet: exemplaren die uitgeleend zijn op een administratieve pas worden niet doorgeschoven en verschijnen dus ook niet op de exemplarenactielijst. Het is dus belangrijk dat vóór het verstrijken van de doorschuifdatum deze exemplaren de status Binnen hebben.

De exemplarenactielijst vind je terug onder Exemplaren > overzichten > exemplaren actielijst. Elke deelnemende vestiging trekt deze lijst. Deze exemplaren moet je innemen, zodat de status verandert van Binnen naar Transport (naar vestiging x). Het is belangrijk dat je dit doet in de week na het doorschuiven, anders krijgen niet alle exemplaren dezelfde nieuwe doorschuifdatum. De exemplaren die uitgeleend zijn krijgen meteen een nieuwe vestiging en doorschuifdatum.

Bevinden de exemplaren zich effectief in de volgende vestiging dan moeten ze opnieuw worden ingenomen, en krijg ze de status ‘Binnen’. Controleer de plaatsing (kast) en het RMT van de exemplaar en pas eventueel aan indien nodig.

Opgelet! Klanten kunnen exemplaren uitlenen en verlengen met een inleverdatum na de doorschuifdatum.

Exemplaren die uitgeleend waren in de week van het doorschuiven krijgen bij inname de melding dat het exemplaar thuis hoort in een andere vestiging en op transport moet naar die vestiging.

In de stafvestiging zie je bij de uitgeleende exemplaren reeds de volgende container en doorschuifdatum staan:

Wanneer je een uitgeleend exemplaar opent, zie je dat de vestiging al werd aangepast naar de volgende vestiging:

In de praktijk komt het erop neer dat er na de doorschuifweek altijd een aantal exemplaren achterblijven die later nog moeten worden vervoerd. Je kan eventueel het effectieve transport van de materialen één of twee weken na de doorschuifweek plannen, zodat er minder exemplaren nog zijn uitgeleend.