laatst aangepast op 13/6/22
Wisselcollectie blokkeren en terughalen
Wisselcollectie blokkeren
Wanneer ‘Retourdatum handhaven’ op ‘Nee’ staat, kunnen klanten de exemplaren uit een collectie eindeloos blijven lenen. Omdat de collectie op zeker moment toch terug of naar een andere vestiging moet, kan de collectie geblokkeerd worden. Voor je de collectie gaat terughalen, ga je deze eerst blokkeren.
Deze optie zit in het submenu Collectie in het collectiedetailscherm, exemplaren krijgen dan de algemene blokkeringsmelding C. Aan de balie verschijnt dan bij uitlenen en inleveren van collectie-exemplaren een melding.
Uitlenen aan de zelfuitleen zal niet lukken, aan de balie krijg je volgende melding:
In het exemplaardetailscherm krijgt het exemplaar de blokkering C – Wisselcollectie (groep 3):
Innemen aan de zelfuitleen zal ook niet lukken, aan de balie krijg je de volgende melding en wordt er een bonnetje afgedrukt.
Om de blokkering te verwijderen, ga je opnieuw naar het submenu Collectie in het collectiedetailscherm en kies je Collectie blokkeren. Nu vraagt Wise om de blokkering op de collectie op te heffen, klik op ja om door te gaan en de exemplaren te deblokkeren.
NB: Een vaste wisselcollectie blokkeren kan door alle vestigingen als Toon niveau op ‘Instantie’ staat.
Wisselcollectie terughalen
Terughalen van een collectie kan alleen door de vestiging die eigenaar is van de collectie; dit is de vestiging die de collectie heeft samengesteld. Alle exemplaren van de collectie worden dan op status Transport naar de eigenaar gezet behalve de uitgeleende. Bij de uitgeleende exemplaren blijft de inleverdatum behouden.
Deze optie zit in het submenu Collectie in het collectiedetailscherm.
Wanneer de collectie aankomt, moeten de exemplaren opnieuw ingenomen worden. Deze keer via de knop ‘Innemen’ in het collectiedetailscherm. Dit kan alleen door de eigenaar van de collectie, met exemplaren die via het transport retour zijn gekomen en status T hebben. Klik onderin op de button Innemen, er verschijnt een I naast het barcodeveld, en scan vervolgens alle exemplaren. Daarna hebben de exemplaren opnieuw de status B.
Wanneer alle exemplaren binnen zijn, verander je de status van de wisselcollectie in ‘binnen’ of maak je de collectie leeg.
Bij geblokkeerde exemplaren, zal de blokkering C niet verdwijnen. Om dit te vermijden kan je ook innemen in het innamescherm. Je hebt dan geen overzicht van de wisselcollectie. Dat zal je dan achteraf nog moeten controleren.
NB: Ook met de retourdatum handhaven op ‘Ja’ moet je de wisselcollectie terughalen om de status Transport te kunnen gebruiken.
Wat met uitgeleende exemplaren?
Uitgeleende exemplaren van een wisselcollectie die werd teruggeroepen, behouden hun inleverdatum, maar kunnen niet verlengd worden. Bij inname verschijnt er een pop-up met de melding dat het exemplaar op transport moet en wordt er een transportbon afgedrukt.
Het exemplaar krijgt de status T, wat ook zichtbaar is in het collectiedetailscherm. Bij aankomst moet het ook weer ingenomen worden.
Bij verlengen wordt er volgende pop-up getoond:
Wisselcollectie controleren
Wanneer de wisselcollectie terug bij de eigenaar is toegekomen, kan je controleren of wel alle exemplaren aanwezig zijn. Ga naar het collectiedetailscherm en klik onderaan op ‘Controleer’. Naast het barcodeveld verschijnt nu een C. Scan de exemplaren in.
De exemplaren die gescant werden krijgen ‘OK’ in de kolom C:
Zo kan je in één oogopslag zien welke exemplaren nog in de collectie ontbreken.