UITNODIGEN
Vanuit de applicatie verstuurt jouw cultuurhuis een mail versturen naar het gezelschap om hen uit te nodigen om Voor De Show aan te vullen. Zo ontvangt het gezelschap de rechtstreekse link om de invoer te doen. Het gezelschap heeft hiervoor geen login code nodig.
Per voorstelling kan je de status van de voorstelling opvolgen:
- Niet klaar: essentiële gegevens ontbreken nog om het spel te kunnen spelen.
- Gedeeltelijk klaar: het spel kan gespeeld worden. Kijk toch even naar het resultaat om na te gaan welke gegevens precies ontbreken, vooraleer je je klassen uitnodigt.
- Klaar: het spel kan gespeeld worden in de klas. Nodig je klassen uit!
Wacht niet tot het moment dat je de scholen moet uitnodigen om dit op te volgen. Kijk ten laatste een week voor je de scholen wil uitnodigen of de opdrachten speelklaar zijn.
Geraakt een voorstelling echt niet tijdig ingevoerd? Geef ons zeker 5 weken voordat de voorstelling bij jou speelt een seintje zodat we aan deze voorstellingen prioriteit kunnen geven om op te volgen. Mail naar servicedesk@cultuurconnect.be.
Een gezelschap moet deze invoer slechts 1 keer doen per voorstelling, ook al speelt zij deze voorstellingen op diverse data in diverse cultuurhuizen.
“Vraag het gezelschap om data in te voeren”
Nodig het gezelschap uit om de informatie van de voorstelling verder aan te vullen indien de status van de voorstelling staat op “gedeeltelijk klaar” of “nog niet klaar”. Dit doe je door op de paarse link “Vraag het gezelschap om data in te voeren” te klikken.
Indien de status van de voorstelling op “klaar” staat, hoef je niets te doen! De voorstelling is dan speelklaar. Van zodra je de scholen wil uitnodigen, gebruik je de link die je vindt bij “Nodig de scholen uit om Voor De Show te spelen”.
“Historiek verstuurde mails naar gezelschappen”
Onder het mailadres van de ontvanger staat een geel kadertje ‘Historiek emails’ dat je een overzicht geeft van jouw reeds verstuurde emails (emailadres en verzenddatum). Deze feature is sinds 3 augustus 2022 actief, dus de loggegevens worden pas vanaf dan getoond.
“Kopieer naar klembord” als je de rechtstreekse invoerlink wil mailen naar het gezelschap, via je eigen mailprogramma
Je kan de invoerlink terugvinden bij “vraag het gezelschap om (alle) data in te voeren”. Kopieer de link en mail dit via je eigen mailprogramma naar het gezelschap.
OPVOLGEN
Cultuurconnect schakelt een freelancer in om de invoer door de gezelschappen mee te ondersteunen. Jouw cultuurhuis hoeft het gezelschap niet telkens opnieuw te contacteren. Indien je vragen hebt bij de invoer van een voorstelling, mail dan naar servicedesk@cultuurconnect.be.
Geef de start een extra duwtje.. en onthou
De start van Voor De Show is eventjes zoeken voor alle partijen. We evalueren het verloop en vernemen graag alle feedback om gezelschappen en cultuurhuizen beter te ondersteunen of om bij te sturen waar nodig.
Goed om te onthouden:
- De data van een voorstelling hoeven slechts 1 keer ingevoerd te worden, ook al speelt de voorstelling in meerdere cultuurhuizen.
- Ook als de voorstelling volgend seizoen nog speelt, wordt dit hergebruikt en hoeft het gezelschap geen nieuwe invoer te doen. Volgend schooljaar zullen de voorstellingen die nu ingevoerd zijn en hernomen worden, hiervan voordeel ondervinden.
Welke gezelschappen doen mee met Voor De Show?
