Laatste aanpassing: 25 april 2024

Ontvangen van exemplaren

Er zijn tijdschriften geleverd in je bibliotheek, en je hebt al abonnementen geregistreerd in Wise? Dan is het nu tijd om de exemplaren te ontvangen.

Ontvangen van eerste exemplaar bij een nieuw abonnement

Opgelet! Het eerste exemplaar ontvang je via het Abonnement. Zoek de titel op in de Wise catalogus (dat gaat het best via de index ‘Titel’). Klik op het icoontje van het abonnement rechts beneden. Klik in het abonnementscherm op het submenu Abonnement en kies “Ontvang”. Volg de stappen (zie hieronder).

Heb je op dit moment nog (oudere) exemplaren liggen, dan ga je die op dezelfde manier moeten ontvangen.

Ontvangen van volgende exemplaren bij een nieuw abonnement

De verwachte exemplaren verschijnen bij “Tijdschriftenbeheer” wanneer Wise een volgend exemplaar verwacht. Bijvoorbeeld: een weekblad verschijnt 5 dagen na het ontvangen van het vorige nummer op deze lijst, een maandblad 25 dagen na het laatst ontvangen exemplaar in Wise.
Kies voor Titels in de menubalk en vervolgens Abonnementenbeheer > Tijdschriftenbeheer. Een overzicht van de te verwerken tijdschriften verschijnt. Verschijnt jouw titel hier nooit? Ga hier even de redenen van verschijnen na.

Enkele tips:

• Ben je een bibliotheek die centraal ontvangt voor alle vestigingen? Geef een seintje aan de servicedesk dan richten we in dat hier alle abonnementen verschijnen.
• Verschijnen alle vestigingen met hun abonnementen en wens je dit niet? Geef een seintje aan de servicedesk en passen we jullie inrichting aan.
• Is de lijst erg lang? Dan kan je filteren door een zoekterm op te geven in het veld naast Zoeken. Vul hier de naam van een tijdschrift in, of eventueel het vestigingsnummer van de vestiging waarvoor je aan het invoeren bent.

Klik Verwerk naast de titel aan en volg de stappen hieronder

Indien een bepaald nummer niet in de lijst staat, check dan eerst even of aan alle voorwaarden voldaan is.

Stappen om nieuwe nummers te ontvangen

• Periode: (vooringevuld met huidige jaar)
  • De meeste tijdschriften volgen het kalenderjaar (titelsoort T), waarbij het eerste nummer verschijnt in januari. In dat geval zal Wise slechts één veld tonen bij Periode. daar vul je het huidige kalenderjaar in.
  • Sommige tijdschriften echter, volgen het schooljaar, waarbij het eerste nummer verschijnt in september en het laatste in juni (titelsoort Q). In dat geval zal Wise twee velden tonen bij Periode en vul je altijd beide velden in: bv. 2023/24. Meer info over titels met dubbele jaargang.
• Nummer: bestaat het volgnummer uit twee cijfers, vul het dan in het eerste veld in. Indien het volgnummer hoger is dan 99 of indien je een omschrijving wil invullen (bv. themanummer zomer), dan kan dat in het tweede veld, en dan laat je het eerste leeg. Het tweede veld kan maximaal 30 karakters bevatten.
• Ontvangstdatum: wordt automatisch ingevuld na ontvangen van het exemplaar, laat dit dus leeg.
• Opmerking: bij het abonnement. Vrij en optioneel tekstveld.
• Jaargang: eventueel in te vullen indien het een wetenschappelijk tijdschrift betreft. Bijv. vermelding op het tijdschrift jrgang 153.

Klik Ga door en vul de bijkomende info betreffende dit exemplaar toe.

• Barcode: scan de barcode van dit exemplaar in. Dit is een verplicht veld!
  Indien exemplaren enkel ter inzage (I) zijn en geen ‘echte’ barcode krijgen, kies dan bij het abonnement Exemplaren: Inzage en vul in het veld ‘Koppelvestiging’ jouw vestigingsnummer in, bv. 2020.
  Bij het ontvangen van een exemplaar wordt dan automatisch een ‘fictieve’ barcode gegenereerd.
• Plaatsing: dit is meestal reeds automatisch ingevuld via het abonnement.
• Tijdelijke plaatsing: optioneel, kan eventueel ook automatisch ingevuld worden via het abonnement.
• Pl. opmerking: vermelding voor plaatsing specifiek voor dit exemplaar. Vrij tekstveld.
• Exemplaar opmerking: vermelding specifiek voor dit exemplaar. Vrij tekstveld.
• Ter inzage: datum wordt automatisch ingevuld. Deze datum mag zeker niet leeg zijn, anders blijft het exemplaar altijd Ter inzage!
• Bijlage: geef je de bijlage bij een tijdschrift geen barcode, dan vul je dit veld in. Geef je de bijlage bij een tijdschrift ook een barcode, ontvang het dan als een apart nummer, of als apart abonnement.

Kies voor Ontvangen als alles correct werd ingevoerd en het exemplaar afgewerkt is.
Het exemplaar verdwijnt nu uit de lijst te ontvangen exemplaren bij tijdschriftenbeheer.

Indien er meerdere abonnementen van een tijdschrift zijn zal Wise automatisch aanbieden om de exemplaren verwacht voor de andere abonnementen voor deze vestiging ook te ontvangen.

De jaargangtitel

Het ontvangen exemplaar verschijnt nu als exemplaar onder een jaargangtitel die afgeleid is van de tijdschrifttitel. De jaargangtitel bundelt automatisch alle ontvangen exemplaren van een bepaalde jaargang en krijgt als titel <titel van het tijdschrift> [Losse nummers <jaartal>]

Merk op: sommige bibliotheken maken fouten bij het invullen van de velden bij het ontvangen van exemplaren, die zorgen voor vervuiling bij de jaargangen. Wij proberen deze zo snel mogelijk op te kuisen.

Niet ontvangen exemplaren

Als een exemplaar niet wordt geleverd, vul je bij Ontvangen de bijkomende info summier in en kies je voor niet ontvangen. Dan wordt bv. nummer 05 overgeslagen en dan verwacht Wise 06.

Exemplaren die niet zijn ontvangen komen terecht in de Rappelbrief openstaande tijdschriften (HT0). Deze vind je via het menu Titels > Abonnementenbeheer > Overzichten.

Ga vervolgens naar het menu Berichten > Print berichten en print de Herinneringen T0 af.

Tip: zorg ervoor dat wanneer je rappelbrieven voor tijdschriften wil versturen, dat er dan steeds bij elk abonnement een leverancier is ingevuld. Indien er geen leverancier is ingevuld in het abonnement, en een exemplaar van dat tijdschrift wordt als ‘niet-ontvangen’ aangeduid, dan blijven de rappelbrieven vaststeken. Ze blijven dan staan bij printklaar maken. Neem in dat geval contact op met de servicedesk.

Nageleverde exemplaren ontvangen

Kies in het menu Abonnement voor Ontvang en vul verder aan zoals hierboven vermeld.
Kies voor Ontvangen als alles correct werd ingevoerd en een exemplaar afgewerkt is. Het “Niet ontvangen” exemplaar wordt aangevuld met jouw ingebrachte gegevens.