Laatst aangepast op 15/03/2021
Hoe werkt 1 financiële organisatie in de praktijk?
Waarom moeten bibliotheken in samenwerkingsgroep 3 één financiële organisatie zijn?
Normaal vormt een bibliotheek enkel een financiële organisatie (FO) met zichzelf. Maar klanten van bibliotheken in samenwerkingsgroep 3 (zowel 3a als 3b als 3c) zijn automatisch ‘lid’ van elke bib (zie de les over Klanten in samenwerkingsgroep 3) en moeten in elke bib van de samenwerking kunnen betalen. Daarom vormen ze samen 1 financiële organisatie. De essentie daarvan is dat alle bibs in hun eigen kassen of banken bedragen kunnen ontvangen voor elkaar. Het bibliotheeksysteem houdt nauwkeurig bij welk bedrag bij welke bibliotheek hoort (waar de kost oorspronkelijk is gemaakt), zodat de bedragen later later onderling kunnen worden verrekend. Dat principe heet clearing.
De clearing gebeurt door 1 bib van de samenwerking (onder begeleiding van Cultuurconnect) die als financiële hoofdorganisatie wordt ingesteld. De bib regelt de periodieke afrekening op basis van een clearing rapport uit Wise. De financiële hoofdorganisatie wordt ook houder van alle deposito’s, want het tegoed van een klant moet in alle bibs van de samenwerking kunnen worden gebruikt.
Klanten kunnen alle kosten afrekenen in alle bibs van de financiële organisatie
Bib Beersel en bib Sint-Genesius-Rode zitten samen in een samenwerkingsgroep 3. Een klant heeft in bib Beersel openstaande kosten. Zoals je ziet in de screenshot van de client van bib Sint-Genesius-Rode kan een medewerker daar ook deze kosten zien en afrekenen. Met een dubbelklik op de kostenregel kan je in detail zien waar en wanneer de kost is gemaakt (in dit voorbeeld: ‘Organisatie: 172 / H2 6030 Pajottenland-Zennevallei’ > dit is de vestigingscode voor bibliotheek Beersel). Ook de betaalautomaat van bib Sint-Genesius-Rode zal de openstaande kosten van bib Beersel aanbieden ter betaling. De klant kan dus in alle bibs van de samenwerkingsgroep 3 zijn kosten afrekenen!
