Laatste wijziging: 4 februari 2025
Let op: enkel de financiële hoofdorganisatie dient een clearing rapport te maken. De frequentie van het clearing rapport bepaalt de samenwerkingsgroep zelf (bv. zesmaandelijks of jaarlijks).
Hoe maak je een clearing rapport?
Een clearing rapport te maken volg je onderstaande stappen:
Stap 1: Maak een journaalverslag
Kies bij het menu Financieel > Overzichten voor Journaalverslag en kies in het dialoogscherm onderstaande parameters. Let op: het journaalverslag wordt opgebouwd per maand dus je kan het enkel laten lopen op de voorbije maanden.
- je instantie (voor het volledige overzicht van de financiële organisatie kan je meerdere instanties van de financiële organisatie tegelijk selecteren als je Ctrl of Shift indrukt)
- de periode van … tot en met … (formaat jjmm)
- kies voor de groepering optie 4 (Periode, grootboeknummer, dagboek, boekkode, kostenplaats)
Het resultaat is een BIRT-rapport dat er als volgt uitziet:
De velden zijn periode, grootboeknummer (dat is een intern boekhoudnummer van Wise waarover zometeen meer), de omschrijving van het grootboeknummer, het dagboek (de code van de kassa of bank waar het bedrag is ontvangen), de boekcode (de soort kost), de kostenplaats, debet (wat andere organisaties voor jouw bib hebben ontvangen) en credit (wat jouw bib ontvangen heeft voor andere organisaties). Exporteer dit rapport naar Excel.
Stap 2: Maak het journaalverslag overzichtelijker in Excel
Zet de kolommen en rijen goed in Excel. Verwijder de eerste twee rijen zodat je bovenaan enkel kolomhoofdingen hebt. Zet een autofilter op de kolommen. Selecteer in de filter van het Grootboeknummer enkel het nummer 2120. Hiermee wordt het verslag beperkt op de clearing lijnen (bv. CL Geraardsbergen) en krijg je een overzicht van wat andere bibs hebben ontvangen voor jou (credit = ben je verschuldigd) en wat jouw bib heeft ontvangen voor andere bibs (debet = heb je tegoed). Vink je in de kolom Grootboeknummer ook de lege cellen aan, dan krijg je hetzelfde overzicht per instantie per maand:
- een credit lijn (de kolom credit is ingevuld) leest als ‘bib Geraardsbergen (I350) is 2,35 euro verschuldigd aan bib Zottegem (V355)’
- een debet lijn (de kolom debet is ingevuld) leest als ‘bib Geraardsbergen (I350) heeft 3,00 euro tegoed van bib Herzele (V351)’
Voor de verdere verwerking filteren we enkel de debetlijnen (we deselecteren waarde 0 de in de filter Debet).
Stap 3: Vul de clearing Excelsheet in
Op basis van een clearing Excelsheet (zie voorbeeld in onderstaande tabel) kan de financiële hoofdorganisatie nu de clearing tabel gaan invullen. De clearing Excelsheet wordt voorbereid en aangeboden door Cultuurconnect, en bevat een tab met een sjabloon voor onderlinge clearing per bibliotheek en tab met een sjabloon voor clearing via de regio.
Beide sjablonen bevatten bovenaan een invultabel. In onderstaand voorbeeld: Bib Geraardsbergen (I350) heeft hier 3 euro tegoed van bib Herzele (V351), 2,90 euro tegoed van bib Lierde (V352), 1,5 euro tegoed van bib Sint-Lievens-Houtem (V354) en 11,90 euro tegoed van bib Zottegem (V355). Je tikt deze bedragen over uit het journaalverslag in de Excelsheet.
Tip: Maak je het journaalverslag voor verschillende maanden tegelijk, dan worden de debetlijnen in het journaalverslag uitgeplitst per maand. Voor het juiste bedrag in de tabel moet je dan de cellen van dezelfde kostenplaats samentellen per maand (tip: je kan sorteren op Omschrijving en Kostenplaats, en je kan cellen in Excel samen selecteren met Ctrl en onderaan in de Excelbalk de som zien).
Vul zo alle bedragen in tabel in (we doen dit dus aan debetkant, maar je zou dit evengoed aan creditkant kunnen doen, dat geeft hetzelfde resultaat).
1) Onderlinge clearing per bibliotheek
Onder de tabel (bovenstaand voorbeeld is een sjabloon voor onderlinge clearing per bibliotheek) wordt berekend wat er onderling verrekend moet worden. Afhankelijk van het saldo wordt berekend of de bib in de linkerkolom ‘een invordering stuurt naar’ de bib in de rechterkolom of de bib in de linkerkolom ‘een invordering krijgt van’ de bib in de rechterkolom. Let op: een bib moet zowel invorderingen sturen wanneer de bib links staat van ‘stuurt invordering naar’ als wanneer de bib rechts staat van ‘krijgt invordering van’!
2) Clearing via de regio
Onder de tabel (onderstaand voorbeeld is een sjabloon voor clearing via de regio) wordt berekend wat jouw bib in totaal aan alle andere bibs moet en wat jouw bib in totaal van alle andere bibs krijgt. De regio treedt hier op als clearing partner zodat je onderling geen facturen hoef te sturen: de regio zal jouw bib een bedrag factureren of een bedrag storten. Het saldo van de totale clearing is altijd 0 dus de regio is enkel een doorgeefluik. Dit is zeer handig en veroorzaakt veel minder betalingsverkeer dan onderlinge clearing per bib!
Stap 4 (tijdelijk): Verwerk de tegoeden
Wanneer er in een bib een tegoed verkocht wordt, dan registreert Wise 2 lijnen: een afgeboekte lijn op het dagboek bij de bib in kwestie en een lijn met openstaand tegoed op R001. Dagboek R001 wordt gedeeld met alle bibliotheken van de regio zodat klanten hun openstaand tegoed in elke bib van de regio kunnen gebruiken. Wanneer er vanuit het tegoed betaald wordt, registreert Wise opnieuw een lijn op R001, deze keer met een afgeboekt bedrag. In het journaalverslag wordt momenteel de eerste lijn niet weergegeven, wat een vertekend beeld geeft, vooral bij regio’s die werken met tegoeden. Zo kan het lijken dat de clearingbib die R001 beheert, teveel moet betalen aan een andere bib. Er is een aanpassing in de maak waardoor deze lijn wél zal opgenomen worden in het journaalverslag. Tot zo lang moet je de tegoeden nog apart verwerken.
Keer terug naar het journaalverslag met de filters op. Zorg dat alle vorige filters terug uit staan. Filter vervolgens op grootboeknummer 2120 en op dagboek R001. In de kolom credit zie je de bedragen en in kolom kostenplaats de bibliotheken. Trek de bedragen af van de bedragen die je terugvindt in de kolom waar de naam van de clearingbib (in dit geval Grobbendonk) staat van het clearingsheet (verticaal).
