Laatste wijziging: 20 december 2022
Wat zijn de voorwaarden om te starten met samenwerkingsgroep 3b?
Om als groep 3b te kunnen starten moet ook op het vlak van het Bibliotheeksysteem zelf aan een aantal voorwaarden worden voldaan.
De eerste voorwaarde is dat alle bibliotheken in Wise al een groep 3a vormen
Een tweede voorwaarde is dat exemplaarnummers correct herkend kunnen worden, en dus uniek zijn binnen het volledige Bibliotheeksysteem.
Ter info:
Exemplaarnummers kunnen op verschillende manieren worden ingevoerd om in het Bibliotheeksysteem te zoeken naar het bijhorende exemplaar:
- door manueel in Wise in te typen wat op het exemplaar staat (bv onder de barcode)
- door een barcode in te scannen met een handscanner
- door een RFID-label in te lezen met een plaat, die rechtstreeks gekoppeld is in Wise of via werkpleksoftware van de zelfuitleenleverancier
- door een RFID-label in te lezen met een zelfuitleentoestel, dat via SIP2 gekoppeld gekoppeld is met Wise
Een uniek exemplaarnummer uit de range van Cultuurconnect, zoals 30004000138035, zal via alle vier deze manieren hetzelfde exemplaar opleveren.
Voor gemigreerde exemplaarnummer zoals bv. LR2085432 is dat niet altijd het geval. Op het RFID-label kan bijvoorbeeld enkel 2085432 staan.
Ook bij het scannen van een barcode met een handscanner kan bijvoorbeeld enkel het deel zonder prefix worden ingelezen (2085432). Dan wordt in de Wise client gebruik gemaakt van een prefixmechanisme waarbij, als dat nummer geen resultaat oplevert binnen de eigen instantie, nog eens gezocht wordt met toevoeging van een in Wise ingestelde prefix (LR in dit voorbeeld).
Wanneer een bibliotheek start met een samenwerkingsgroep 3b, moeten we in het bibliotheeksysteem instellen dat er niet enkel in de eigen instantie wordt gezocht naar exemplaren, maar in de volledige database (dus niet enkel binnen de samenwerking!).
Het is dus belangrijk te vermijden dat er zonder enige melding een verkeerd exemplaar kan worden uitgeleend, ingeleverd, gereserveerd… omdat er bijvoorbeeld een exemplaar in een andere bibliotheek wordt gevonden met nummer 2085432, terwijl jij het exemplaar met nummer LR2085432 zoekt. Daarnaast moeten ook de exemplaren van de andere bibliotheek correct herkend kunnen worden in jouw bibliotheek (daar mag bv geen prefix LR aan toegevoegd worden).
Indien niet alle exemplaarnummer in RFID-labels uniek (gemaakt) zijn, dan geldt nog een derde en laatste voorwaarde. Die is dat alle zelfuitleentoestellen in alle vestigingen die deel uitmaken van de samenwerkingsgroep 3b, beschikken over software waarmee exemplaarnummers kunnen worden aangevuld met een prefix, op basis van de isil-code. Dat prefixmechanisme zorgt ervoor dat het correcte exemplaar in het Bibliotheeksysteem wordt gevonden (zie hierboven) en lost dus het probleem op voor de 4e manier van zoeken in de bovenstaande lijst. Meer uitleg hierover vind je op deze pagina.
Deze leveranciers bieden momenteel software met prefixmechanisme aan: EKZ en Kno-Tech.
Opgelet! voor rechtstreeks gekoppelde rfid-platen (zoekwijze 3 in het overzicht) werkt deze oplossing niet. Daarbij wordt gewoon gezocht naar het exemplaarnummer zoals het op het RFID-label staat.
Wat betekent dit concreet?
Voor bibliotheken die nog niet voldoen aan de 1e voorwaarde (3a) wordt door Cultuurconnect en OCLC een planning opgesteld.
Voor de 3e voorwaarde (software zelfuitleen) kan je best zo snel mogelijk kijken of er toestellen zijn binnen je regio van een leverancier die deze mogelijkheid nog niet aanbiedt, en daarover met die leverancier contact opnemen.
Voor de 2e voorwaarde (unieke exemplaarnummers) kan Cultuurconnect geen garantie bieden dat alle 4 de zoekmethodes goed gaan werken om exemplaren te kunnen uitlenen en innemen (tenzij ze een 3000-nummer hebben)
Voor veel bibliotheken zal het herlabelen van een stuk van de collectie sowieso een deel van de oplossing zijn.
Cultuurconnect bekijkt samen met jullie wat de specifieke situatie is binnen de regiobibliotheek op het vlak van exemplaarnummers en zelfuitleen, en wat de mogelijke problemen en oplossingen zijn. Daarvoor maken wij een overzicht van het aantal exemplaarnummers per bibliotheek die momenteel in het Bibliotheeksysteem zitten en niet uniek zijn, en verzamelen zoveel mogelijk informatie rond de verschillende soorten exemplaarnummers die in elke bibliotheek in gebruik zijn, en hoe die worden ingelezen via de verschillende zoekmethodes.
Extra aandachtspunt in verband met zelfuitleen
Beschikt niet elke bibliotheek binnen de samenwerking over zelfuitleen, dan zullen de andere bibliotheken de materialen van niet-zelfuitleenbibliotheken steeds moeten uitlenen en innemen aan de balie. Als overgangsmaatregel kan een bibliotheek zonder zelfuitleen investeren in een conversiestation en alle exemplaren die op transport gaan eerst een RFID-label geven (mét de correcte isil-code, zodat die in andere bibliotheek kan toegevoegd worden aan het prefixmechanisme voor de zelfuitleen).