Laatste wijziging: 3 augustus 2026
Hoe maak je een clearing rapport?
Vooraf
- De frequentie waarmee het clearing rapport gemaakt wordt, wordt bepaald door de samenwerkingsgroep. Dit kan bijvoorbeeld zesmaandelijks of jaarlijks zijn.
- In principe wordt het rapport gemaakt door de financiële hoofdorganisatie of ‘clearingbib’. Wie dat is, wordt afgesproken en vastgelegd bij start van de samenwerking.
- Je hebt een login met extra rol ‘enkelclearing’ nodig om het rapport te maken.
Update
Omdat er afwijkende bedragen vastgesteld werden in instanties die werken met tegoeden, werd dit stappenplan begin 2026 aangepast.
Voortaan wordt aangeraden om in plaats van de debet-lijnen de credit-lijnen te gebruiken. Deze zijn per dagboek, zodat R001 (‘ontvangen vanuit tegoed’) gedeselecteerd kan worden.
Door in stap 4 ook de ‘verkoop tegoed’ (boekingscode 4910, en 5910 ’teruggave tegoed’) af te trekken van de te clearen bedragen, wordt zowel het opbouwen als het aanwenden van tegoeden buiten de clearing gehouden.
De bedragen die je uitkomt met de nieuwe manier zullen normaal gezien niet heel veel verschillen van de oude manier.
Er is momenteel geen oplossing om tegoeden te clearen. Je kan een tegoed kopen in bib A en daar dan in bib B mee betalen zonder dat dat gecleared wordt. (De achterliggende reden: R001 is van de clearingbib/ financiële hoofdorganisatie en in het journaalverslag zie je niet waar die kosten ontvangen zijn.) Misschien komt dat er nog. Anderzijds werken de meeste regio’s weinig of niet met tegoeden.
Wat met de nieuwe werkwijze wel verbeterd is, is dat tegoeden niet meer gecleared worden via de clearingbib. Dat was overbodig en zorgde ook voor problemen (bijvoorbeeld als grote tegoeden opgebouwd worden, wat soms gebeurt doordat automaten soms zo werken, moest de clearingbib die bedragen betalen, en kreeg het pas terug zodra kosten ontvangen werden vanuit de opgebouwde tegoeden).
Vier stappen
- Maak het journaalverslag
- Filter op Grootboeknummer = 2120, Credit <> 0 en Dagboek <> R001
- Indien het verslag meerdere dagboeken of maanden bevat: tel de bedragen op per combinatie van schuldhebbende en ontvangende bib. Vul deze bedragen in in het clearing sjabloon.
- Trek de ‘Verkopen tegoed’ af van de te clearen bedragen. Die vind je in het journaalverslag met filter op Grootboeknummer = 2000, Credit <> 0 en Dagboek = V… .
Stap 1: Maak een journaalverslag
Je hebt een login nodig met de rol ‘enkelclearing’.
Maak het rapport via Financieel > Overzichten > Journaalverslag en vul volgende parameters in:
- Instantie: selecteer alle instanties van jouw regio door Ctrl ingedrukt te houden
- Periode van en t/m: formaat jjmm. Het journaalverslag kan dus enkel gemaakt worden voor een periode van volledige maanden.
- Groepering: kies optie 4
Het resultaat is een BIRT-rapport dat er als volgt uitziet:
De velden zijn periode, grootboeknummer (dat is een intern boekhoudnummer van Wise waarover zometeen meer), de omschrijving van het grootboeknummer, het dagboek (de code van de kassa of bank waar het bedrag is ontvangen), de boekcode (de soort kost), de kostenplaats, debet (wat andere organisaties voor jouw bib hebben ontvangen) en credit (wat jouw bib ontvangen heeft voor andere organisaties).
Exporteer dit rapport naar Excel.
Stap 2: Maak het journaalverslag overzichtelijker in Excel
Zet de kolommen en rijen goed in Excel. Verwijder de eerste twee rijen zodat je bovenaan enkel kolomhoofdingen hebt. Zet een autofilter op de kolommen. Selecteer in de filter van het Grootboeknummer enkel het nummer 2120. Hiermee wordt het verslag beperkt op de clearing lijnen (bv. CL Geraardsbergen) en krijg je een overzicht van wat andere bibs hebben ontvangen voor jou (credit = ben je verschuldigd) en wat jouw bib heeft ontvangen voor andere bibs (debet = heb je tegoed). Vink je in de kolom Grootboeknummer ook de lege cellen aan, dan krijg je hetzelfde overzicht per instantie per maand:
- een credit lijn (de kolom credit is ingevuld) leest als ‘bib Geraardsbergen (I350) is 34 euro verschuldigd aan bib Oosterzele (V353)’
- een debet lijn (de kolom debet is ingevuld) leest als ‘bib Geraardsbergen (I350) heeft 69,90 euro tegoed van bib Zottegem (V355)’
Voor de verdere verwerking filteren we enkel de creditlijnen (we deselecteren waarde 0 in de filter van kolom credit) én we sluiten dagboek R001 uit (uitvinken):
Stap 3: Vul de clearing Excelsheet in
De clearing Excelsheet werd per regio aangeboden door Cultuurconnect en bevat een tab met een sjabloon voor onderlinge clearing per bibliotheek en een tab met een sjabloon voor clearing via de regio.
Beide sjablonen bevatten bovenaan een invultabel. Hier vul je de bedragen uit het journaalverslag in.
Indien het journaalverslag meerdere dagboeken of maanden bevat: tel de bedragen op per combinatie van schuldhebbende en ontvangende bib.
Vul deze bedragen in in het clearing sjabloon.
In onderstaand voorbeeld: Bib Geraardsbergen (I350) moet hier 73,45 euro aan bib Herzele (V351), 82,60 euro aan bib Lierde (V352), 36,40 euro aan bib Oosterzele, 0,80 euro aan bib Sint-Lievens-Houtem (V354) en 170,50 euro aan bib Zottegem (V355). Je tikt deze bedragen over uit het journaalverslag in de Excelsheet, verticaal per kolom.
Opgelet: Maak je het journaalverslag voor verschillende maanden tegelijk, dan worden de creditlijnen in het journaalverslag uitgesplitst per maand. Voor het juiste bedrag in de tabel moet je dan de cellen van dezelfde kostenplaats samentellen per maand. Tip: je kan filteren op Omschrijving en Kostenplaats, en je kan cellen in Excel samen selecteren met Ctrl en onderaan in de Excelbalk de som zien. Of je kan hiervoor ook een draaitabel maken op een nieuw tab-blad.
1) Onderlinge clearing per bibliotheek
Onder de tabel (bovenstaand voorbeeld is een sjabloon voor onderlinge clearing per bibliotheek) wordt berekend wat er onderling verrekend moet worden. Afhankelijk van het saldo wordt berekend of de bib in de linkerkolom ‘een invordering stuurt naar’ de bib in de rechterkolom of de bib in de linkerkolom ‘een invordering krijgt van’ de bib in de rechterkolom. Let op: een bib moet zowel invorderingen sturen wanneer de bib links staat van ‘stuurt invordering naar’ als wanneer de bib rechts staat van ‘krijgt invordering van’!
2) Clearing via de regio
Onder de tabel (onderstaand voorbeeld is een sjabloon voor clearing via de regio) wordt berekend wat jouw bib in totaal aan alle andere bibs moet en wat jouw bib in totaal van alle andere bibs krijgt. De regio treedt hier op als clearing partner zodat je onderling geen facturen hoef te sturen: de regio zal jouw bib een bedrag factureren of een bedrag storten. Het saldo van de totale clearing is altijd 0 dus de regio is enkel een doorgeefluik. Dit is meestal handiger en veroorzaakt minder betalingsverkeer dan onderlinge clearing per bib.
Stap 4: Haal de tegoeden uit de clearing
Keer terug naar het journaalverslag in Excel. Verwijder alle filters. Filter vervolgens op ‘Grootboeknummer’ 2000, vink in de kolom ‘Credit’ het bedrag ‘0’ uit en filter in kolom ‘Dagboek’ op het dagboek ‘V….’.
In de kolom ‘Kostenplaats’ zie je het instantienummer van de bibliotheken waar het tegoed afgetrokken moet worden. Keer nu terug naar de clearingsheet. Trek de bedragen horizontaal af op de lijn van de clearingbib (V610=I610=Dilbeek=clearingbib van regiobib Pajottenland&Zennevallei). In onderstaand voorbeeld zie je dat het bedrag van de tegoeden voor Halle (6160=I616) van €1758.42 werd afgetrokken in cel F5. Zo werd dit ook toegepast voor de andere instanties (I601, I603, I633 en I649).
