Zelfuitleen, RFID en unieke barcodes in samenwerkingsgroep 3b

Zijn barcodes van exemplaren uniek in het bibliotheeksysteem?

Alle exemplaren die nieuw gekoppeld worden in Wise moeten verplicht een unieke barcode uit de nieuwe Vlaamse barcodereeks hebben, zie ook het FAQ-item Hoe gaat het bibliotheeksysteem om met barcodes van exemplaren?

Bestaande exemplaren kunnen in de meeste gevallen hun bestaande barcodes behouden. Ze hoeven tussen bibliotheken onderling niet uniek te zijn, behalve bij bibliotheken die een samenwerkingsgroep 3b (=regiobib) vormen. Daar kunnen exemplaren worden uitgeleend en teruggebracht in alle bibliotheken van de samenwerking, dus moeten ze over het volledige bibliotheeksysteem uniek identificeerbaar zijn!

Veel bibliotheken werken met één of andere prefix op de barcode bv. ZO3714780 (letterprefix, ZO staat voor Zottegem) of 11201234563570 (cijferprefix, 1120 staat voor Alken). Op die manier zijn de barcodes uniek maar …  de zelfuitleenleveranciers kunnen deze letterprefixen vaak niet op de RFID-tag zetten. Bij veel bibliotheken gebruiken de zelfuitleenleveranciers het Nederlandse datamodel dat geen letters op de tag toelaat.
Verschillende bibliotheken kunnen dus vb. barcode 123456 gebruiken met een andere prefix. Omdat de prefix niet op de tag staat, krijg je potentieel heel wat dubbele barcodes… Bij andere bibliotheken werken de zelfuitleenleveranciers met het Deens datamodel, in dat datamodel worden letters op de tag wel ondersteund. 

Wat is de oplossing voor barcodes met een prefix? Een prefixmechanisme en mappingtabel!

De volledige collectie herlabelen/hertaggen met de nieuwe Vlaamse barcodereeks is de beste oplossing, maar dat is voor de meeste bibliotheken onhaalbaar en vraagt een te grote (financiële) inspanning.

Daarom hebben we met de zelfuitleensoftwareleveranciers die actief zijn in de huidige regiosamenwerkingen een oplossing bedacht: het prefixmechanisme.
Dankzij dit mechanisme wordt bij de oude barcodes, na het inlezen van de RFID-tag, de prefix toch voor het exemplaarnummer geplaatst. Dit gebeurt, op basis van de unieke code van de bibliotheek (de ISIL-code) die ook op de tag staat en een mappingtabel die op het toestel staat. 

De software van Kno-tech (Lib-Chip), EKZ (iTrack), QuickConnect (Bibliotheca) en Nedap ondersteunt het prefixmechanisme. De software kan op vraag worden ingezet in de bibliotheken van de samenwerking, de lokale kosten voor installatie en configuratie zijn voor rekening van de bibliotheek.

Voorbeeld van probleem en oplossing?

In het bibliotheeksysteem zijn er 2 exemplaren met barcode 3714780: bib Zottegem heeft exemplaar met barcode ZO3714780 en bib Geraardsbergen heeft exemplaar met barcode GB3714780.

Bibliotheek / Barcode	In databank	Op het label	Op de RFID-tag	Zelfuitleen zonder prefixmechanisme	Zelfuitleen met prefixmechanisme
Zottegem	ZO3714780	ZO3714780	3714780	3714780	ZO3714780
Geraardsbergen	GB3714780	GB3714780	3714780	3714780	GB3714780

Probleem: Een exemplaar dat aan de zelfuitleen wordt uitgelezen als 3714780 kan niet uniek worden herkend in de regiobib.

Oplossing: De zelfuitleensoftware zet het juiste prefix op basis van de ISIL-codes in de mappingtabel:

• indien ISIL BE-ZTM01 > ZO3714780 (exemplaar Zottegem)
• indien ISIL BE-GEN00 > GB3714780 (exemplaar Geraardsbergen)

* Dit mechanisme kan ook gebruikt worden in een bibliotheek met meerdere filialen die transport tussen filialen mogelijk wil maken!

Wat moet er geconfigureerd worden? Hoe kan de mappingtabel opgevuld worden?

Bibliotheken die willen gebruik maken van het prefixmechanisme moeten samen met hun zelfuitleenleveranciers de gebruikte ISIL-codes in kaart brengen en de mappingtabel invullen. 

Neem contact op met je zelfuitleenleverancier en bepaal eerst per bibliotheek welk datamodel er wordt gebruikt en welke ISIL-codes in omloop zijn, en hou deze bij in een tekstbestand. Hou rekening met volgende zaken:

• er is een mix van datamodellen over de verschillende bibliotheken mogelijk:

  • Deens datamodel – wel een prefix op de tag (en wordt ook mee ingelezen)
  • NL datamodel – geen prefix op de tag (moet toegevoegd worden door mechanisme)

• ISIL-codes worden niet altijd op eenzelfde manier op de RFID-tags geschreven/ingelezen, daar moet rekening mee gehouden voor de mappingtabel (dezelfde ISIL kan er meerdere keren in staan maar op andere manieren geschreven)
• een bibliotheek kan meerdere ISIL-codes in gebruik hebben (historisch gegroeid)

Eenmaal alle bibliotheken van de samenwerking de eigen ISIL-codes in kaart hebben gebracht, moeten deze samengevoegd worden in 1 mappingtabel. Deze mappingtabel moet door de leveranciers op elk toestel geplaatst worden.

Wat als een exemplaar in de andere bibliotheek niet wordt herkend?

Als een exemplaar niet wordt herkend, zal de klant aan de zelfuitleen een melding krijgen om het exemplaar naar de balie te brengen.

De baliemedewerker kan via de Wise client eerst de gewenste actie voor de klant uitvoeren.

• Is het een object van de eigen bibliotheek?

  • Herlabel het met een nieuw exemplaarnummer op barcode en tag! (zo gaan de foute ISIL-tags eruit)

• Is het een exemplaar van een andere bib uit je samenwerking?

  • Laat dan de andere bib (eigenaar) het exemplaar herlabelen. Hiervoor kan je vb. gebruik maken van een specifieke sticker die op de voorkant van het exemplaar wordt geplakt. Wanneer het exemplaar uiteindelijk terug bij de eigenaar komt kan die snel zien dat het om een foute ISIL-tag gaat en het exemplaar herlabelen. Zo zal het exemplaar bij een volgende actie aan de zelfuitleen wel correct herkend worden.

• Wat is de ISIL-code van het exemplaar en zit die correct in de mappingtabel?

  • Het is ook mogelijk dat de ISIL-code van het exemplaar niet is opgenomen in de mappingtabel. Dit moet onderzocht worden door de leverancier. 

Wanneer ben je 100% zeker dat het exemplaar van de ene bibliotheek in de andere bibliotheek correct wordt herkend?

Wil je er zeker van zijn dat het exemplaar van je bibliotheek in de andere bibliotheken van de samenwerking zeker wordt herkend? Geef elk exemplaar dat op transport vertrekt een nieuw label en converteer de tag. De barcodes uit de Vlaamse barcodereeks zijn zeker uniek.

Wat met rechtstreeks gekoppelde RFID-platen en werkstations?

Rechtstreeks gekoppelde RFID-platen en werkstations bevatten geen prefixmechanisme en kunnen enkel gebruikt worden voor de exemplaren van de eigen bibliotheek.

Dit moet strikt gevolgd worden om te voorkomen dat het verkeerde exemplaar verwerkt wordt.

Wat met barcodes zonder een prefix? Kunnen er toch nog dubbele barcodes voorkomen? Wat met bibliotheken met verschillende soorten barcodes?

Er zijn een aantal bibliotheken met barcodes zonder prefix en een aantal bibliotheken die verschillende types van barcodes in omloop hebben.

Dit zijn zeer specifieke situaties waarvoor er per bibliotheek detailonderzoek nodig is om tot evt. oplossingen te komen.